ОхтаПарк ( Организация загородных мероприятий )
ОХТА ПАРК – организация загородных мероприятий в Ленинградской области
Сфера бизнеса: Организация загородных мероприятий
Тип проекта: Облако
Редакция продукта: Стандарт
Подключены отделы: Отдел проведения мероприятий
Роли: Руководитель, менеджеры по продажам, специалист по документам, специалист по организации мероприятий
Число сотрудников, которые работают в CRM: 6 человек
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами обратился клиент.
Основными критериями при выборе платформы для работы были:
-
возможность вести базу клиентов
-
полностью автоматизировать работу отдела продаж
-
сократить время на рутинные задачи
Нашу компанию клиент выбрал после проведенного аудита и демонстрации портала с подобным функционалом
Перед настройкой портала Битрикс24 мы выявили основные проблемы:
-
база клиентов ведется в таблицах Excel, вследствие чего теряются контакты
-
не автоматизирована работа отдела продаж
-
формирование КП занимает много времени
-
отправка писем клиенту происходит долго
В первую очередь мы настроили 2 воронки:
-
Воронка, куда попадают новые лиды
-
Воронка, в которой происходит работа с мероприятиями
Создали шаблоны различных писем для клиентов. Чтобы коммуникация менеджера по продажам с клиентом происходила оперативно
Так же подключили каналы коммуникации с клиентами:
-
Несколько CRM-форм на сайте по вариантам мероприятий (детские, корпоративные/деловые). Заявки из этих форм попадают в отдельную колонку в лидах, так как запрос горячий. А данные, заполненные в брифе, передаются в карточку лида в Битрикс24
-
Общую почту, на которую приходят заявки от клиентов
-
Телефонию Mango и Мегафон (корп. связь). Все звонки попадают в CRM
-
WhatsApp
Обучение проходило онлайн. Сотрудники быстро освоили интерфейс и новые функции
Сейчас руководитель и все сотрудники активно используют весь внедренный функционал Битрикс24
Какие сценарии автоматизировали
-
Обработка новых заявок
-
Обработка текущих заявок
-
Распределение звонков между менеджерами
-
Распределение лидов между менеджерами
-
Программа лояльности
-
Согласование КП с клиентом
-
IP-телефония
-
Роботы
-
Триггеры
-
CRM-воронки
-
Интеграции: WhatsApp, почта, CRM-формы
Рассмотрим примеры использования системы в рабочих ситуациях:
-
Приходит лид > менеджер и руководитель получают уведомление
-
Менеджер провел квалификацию лида > лид конвертируется в сделку в общей воронке
-
Во время разговора с клиентом менеджер в разделе “Товары” выбирает все услуги, которые нужны клиенту по кол-ву человек > вносит дополнительную информацию о мероприятии. В конце озвучивает общую сумму мероприятия, которая считалась автоматически во время разговора
Итоговая сумма подтягивается в общую сумму сделки
-
Далее менеджер прямо из сделки формирует КП, в которое автоматически подтягиваются все выбранные клиентом услуги и итоговая сумма
-
Получили ОС от клиента по КП > менеджер отправляет шаблонное письмо клиенту с запросом данных для формирования договора
-
Далее автоматически создается задача сотруднику, ответственному за документы, в которой указана общая информация по сделке > начинается подготовка счета и договора
-
После того, как документы подготовили > договор и счет отправляются клиенту
-
После оплаты автоматически создается задача менеджеру, ответственному за организацию мероприятия > он передает информацию во все отделы, которые причастны к данному мероприятию
-
За 3 дня до мероприятия ответственному менеджеру и руководителю приходит уведомление о том, что скоро мероприятие и начинается подготовка
*Если приходит лид с сайта (заполнен бриф), то он автоматически передвигается на соответствующую стадию и руководителю отдела приходит письмо на почту со всей информацией, которую клиент заполнил в CRM-форме на сайте
*Все данные из лида подтягиваются в карточку сделки автоматически
* Если лид не обработан сутки > автоматически падает на соответствующую стадию
*Если после того, как менеджер взял лид в работу, ничего не происходит (никакой работы не ведется) > руководителю автоматически приходит уведомление об этом
*В сделке можно фиксировать дополнительные траты в течение проведения мероприятия
5. Преимущества от внедрения Битрикс24
-
Менеджеры ОП стали затрачивать гораздо меньше времени на подготовку КП, так как большинство процессов стали происходить автоматически
-
Руководитель в полной мере может контролировать отдел продаж
-
Лиды не теряются засчет подключенных каналов коммуникации
-
Внедрены шаблоны писем, которые сократили время на работу с клиентом
-
Все предоставляемые услуги хранятся внутри Битрикс24
6. Отзыв заказчика о проделанной работе
Менеджеры отметили, что формировать коммерческое предложение стало гораздо проще и быстрее. Руководитель отметил профессионализм нашего бизнес-аналитика и доволен проделанной работой компании ТОЛК
