Внедрение корпоративного портала для ПАО СК «Росгосстрах»

«Росгосстрах» улучшает взаимодействие сотрудников с помощью корпоративного портала на Битрикс24

О компании

ПАО СК «Росгосстрах» — крупнейшая в России страховая компания, которая ведет свою историю с 1921 года. На территории РФ действуют 1 500+ офисов и представительств компании, 300+ центров и пунктов урегулирования убытков. В компании работает около 50 тысяч сотрудников и страховых агентов.

О ситуации

С 2005 года «Росгосстрах» использовал корпоративный интранет-портал на базе собственной разработки. К 2020 году он сильно устарел как функционально, так и с точки зрения дизайна и юзабилити. Однако его модернизация была признана нецелесообразной: доработки обошлись бы слишком дорого, а некоторые изменения вовсе невозможны из-за ограничений системы.

Представители «Росгосстраха» обозначили основные проблемы:

• на портале нет нужного контента или его сложно найти;
• сервисы разрознены, для каждой системы нужно вводить свой логин и пароль;
• заявки во внутренние службы проще и быстрее оформлять письмом или по телефону.

Руководство компании приняло решение объявить тендер на внедрение нового интранета.

Выбор системы

Перед проведением тендера компания обратилась к вендору за рекомендациями по составу участников. Представители порекомендовали 7 лучших интеграторов на рынке по работе с Энтерпрайз-сегментом.

В результате проведенного тендера лучшее предложение по совокупности ценовых и неценовых критериев было у "Эм Си Арт".

Сбор требований

Перед началом проекта «Росгосстрах» своими силами осуществил предпроектное обследование и провел проблемные интервью пользователей и руководителей всех подразделений холдинга. Сотрудникам задавали вопросы о том, каких функций портала им не хватает.

Чаще всего встречались пожелания, связанные с быстрым поиском: например, информации о коллегах, корпоративных и отраслевых новостей или необходимых документов. Кроме того, сотрудники просили упростить доступ к различным сервисам и заявкам, предоставить возможность создавать рабочие группы и группы по интересам.

«Хочу быстрее находить», «быстрее узнавать», «проще заказывать», «легче общаться с коллегами» — звучало многократно от сотрудников из разных подразделений.

После сбора обратной связи представители «Росгосстраха» сформулировали задачи проекта:

1. Создать удобное пространство для совместной работы и общения;

2. Повысить скорость донесения информации до каждого сотрудника и получить возможность оперативно получать обратную связь;

3. Создать удобное хранилище документов и инструменты для обмена файлами;

4. Внедрить инструменты постановки и контроля поручений;

5. Автоматизировать процессы, связанные с заявками на различные внутренние сервисы (например, заказ пропусков и визиток, обращения в ИТ-поддержку).

Основная фаза проекта делилась на 2 этапа: Первый — разработка MVP (minimum viable product, минимальный жизнеспособный продукт) для быстрого старта проекта и получения пользы от решения уже на промежуточном этапе. Скоуп по нему был четко определен и оценивался по модели Fixed Price. На втором этапе мы перешли на Agile — благодаря этому мы выпускали на портал новый функционал каждые 2 недели и работали только над теми сервисами, которые были востребованы конечным пользователем.


О решении

Команда «Эм Си Арт» реализовала интранет на коробочной версии Битрикс24 в редакции «Энтерпрайз». Эта версия предназначена для крупных территориально-распределенных компаний, обеспечивает максимальные показатели производительности и отказоустойчивости, не ограничивает количество посетителей ресурса и объем хранимой информации.


Стартовая страница

На стартовой странице портала находится самая важная информация и ссылки на ключевые сервисы:

• Визуально выделили строку умного поиска — это помогает сориентироваться в возможностях портала;

• Пиктограмма «Избранное» для быстрого доступа к часто используемым телефонам;

• «Колокольчик» уведомлений;

• Ссылка на личный профиль и собственное рабочее пространство;

• Баннер и анонсы последних новостей оповестят о важных событиях;

• Блок опросов позволяет привлечь внимание сотрудников к важным внутренним вопросам. Если сейчас опросов нет, то его можно отключить;

• Информация о ближайших днях рождения и новых сотрудниках (с привязкой к региону);

• Список настраиваемых сервисов — вплоть до цвета и изображения иконки.
  
  
  

В качестве простого решения по интеграции с кадровой системой мы использовали существующие наработки и подключились к уже готовой View. В результате на портале удалось сформировать актуальную организационную структуру в понятном визуальном формате.

Личный профиль

Профиль сотрудника может иметь разный вид — на это влияет сразу несколько факторов: есть ли у него секретарь, помощник или оба; заполнил ли человек блок о своих ключевых навыках и хобби (что позволяет находить пересечения с другими сотрудниками, находить единомышленников и создавать клубы по интересам) либо он предпочел остаться «в тени» и не описывать свои увлечения.

Информация о департаменте, филиале, рабочем месте, руководителе и коллегах «подтягивается» из кадровой системы, блок «О себе» каждый сотрудник заполняет самостоятельно.

Поиск

Легкий и удобный поиск по всем сущностям был критически важен — если информацию не найти, значит, её нет.

На портале «Росгосстраха» доступен сквозной поиск по всем сущностям с разбивкой на категории. Выдача сортируется в порядке релевантности. Результаты поиска подгружаются в процессе ввода запроса — еще до нажатия кнопки «Найти».

Работают всплывающие подсказки — они помогают быстро сориентироваться без лишних кликов и переходов в разделы.

Вакансии

Иногда самый простой способ закрыть вакансию — предложить должность сотруднику, заинтересованному в своем росте. Для этого мы добавили на портал раздел «Вакансии», который доступен только персоналу компании.

Механизм публикации вакансии прост: руководитель подразделения сообщает о необходимости найти нового сотрудника → HR-специалист оформляет заявку в административном разделе и публикует вакансию на портале → сотрудники видят новую вакансию в списке.

С помощью этого сервиса мы упростили работу HR-специалистов и предоставили возможность роста сотрудников внутри компании

Заявки и сервисы

В отдельном разделе интранета содержится каталог услуг. Удобная навигация помогает перейти с разводной страницы в целевую систему — отдельно авторизовываться в ней не нужно. Также доступен удобный поиск.

Блок заявок включает 5 популярных категорий и ссылки на часто используемые сервисы.

Внутри каждой категории могут быть подкатегории либо сами заявки. Формы для каждого типа заявок отличаются. Доступна персонализация раздела: каждый пользователь может настроить самостоятельно, какие заявки должны быть под рукой.

В меню для пользователей мы разработали специальный блок с популярными сервисами. Часть сервисов администратор системы настраивает для всех пользователей, а вторую часть сотрудник может настроить под себя.

Новости

По сути, раздел новостей «Росгосстраха» является корпоративным журналом, а не просто списком анонсов. В верхней части страницы расположена главная новость, после нее — 2 «субновости», после них плиткой расположен остальной контент.

Кроме внутренних новостей холдинга доступны новости отрасли с разбивкой по категориям — их готовят партнеры компании, анонсы выгружаются на портал через RSS.

Под каждой новостью отображается количество просмотров, лайков и комментариев — это повышает вовлеченность пользователей, а авторам контента показывает, какие новости вызывают наибольший интерес.

В новостях доступна фильтрация и поиск по тематикам, датам и тегам. Фильтры можно сохранить, чтобы настроить ленту новостей под свои интересы.

Опросы

Опросы — еще один способ оперативно получать обратную связь от сотрудников, обсудить важные темы, рассказать сотрудникам о насущных вопросах и стратегических инициативах.

Доступны опросы двух типов: быстрые опросы — их можно создавать из живой ленты и приглашать к участию конкретных сотрудников или отделы, а также полноценные опросы для всей компании, которые закрепляются в шапке портала и привлекают внимание всего персонала. Аналитику по ним можно сделать с помощью выгрузки результатов в Excel.

Живая лента

В Живой ленте на стартовой странице транслируются последние записи, опросы и публикации пользователей. Возможна публикация «для всех сотрудников» либо для определенного департамента, региона, рабочей группы и конкретного списка людей.

Расчетный лист

Самым востребованным сервисом у сотрудников с первых месяцев запуска стал электронный расчетный лист. В этом разделе сотрудники «Росгосстраха» могут самостоятельно запросить и скачать расчетный лист.

Формирование документа занимает не более двух минут — после создания расчетного листа сотрудник получит уведомление со ссылкой на скачивание. Сам документ на портале не хранится и удаляется по истечении 30 минут — это было одним из требований отдела информационной безопасности.

Если у пользователя возникли вопросы по данным в расчетном листе, то он может обратиться к ответственному сотруднику Единого расчетного центра — контакты доступны на той же странице.

Поп-ап информер

Когда на корпоративном портале происходят важные изменения или появился важный инфоповод, важно оповестить об этом как можно больше сотрудников.

Поп-ап информер решает именно эту задачу и встречает пользователей при входе на портал. Содержимое всплывающего окна может быть любым — контент настраивается в административном разделе сайта.

Сотрудник может ознакомиться с информацией сразу из поп-апа или позднее в разделе «Обновления». Мы позаботились о том, чтобы «всплывашки» не раздражали пользователей, — информационный поп-ап появляется только один раз и не повторяет ранее показанный контент.

С помощью этого сервиса администраторы оповещают пользователей об изменениях — рассказывают о новых разделах и публикуют инструкции для их правильного использования.

Календарь отпусков

Чем больше сотрудников в коллективе, тем сложнее спланировать все отпуска так, чтобы не пострадали рабочие процессы.

Мы визуализировали отпуска в едином календаре — отпускные дни можно посмотреть по всей компании, по отдельному подразделению или по отдельному сотруднику. Это поможет спланировать отсутствия сотрудников без накладок — так, чтобы на рабочих проектах и задачах всегда было к кому обратиться.

Дни рождения

Стандартный функционал Битрикс24 не соответствовал требованиям заказчика — в окне уведомлений о ближайших днях рождения отображалось слишком много аватаров. Кроме того, в списке именинников присутствовали сотрудники всех подразделений «Росгосстраха» — зачастую получатель уведомления даже не знал их.

Мы доработали раздел, и теперь в списке именинников первыми отображаются те коллеги, с кем непосредственно взаимодействует сотрудник. Отдельно отображаются ближайшие дни рождения — есть время на то, чтобы придумать идею подарка для коллеги. Не забыли и про прошедшие дни рождения — список недавних именинников отображается ниже.

Банк идей

Сервис мотивирует сотрудников делиться с коллективом не только обратной связью, но и идеями. Предложить идею может каждый, а посвящена она может быть чему угодно — от перестановки рабочих мест в офисе до организационных изменений в структуре компании.

Для сортировки мы предусмотрели возможность привязать категорию, а для отслеживания реализации самой идеи есть статусы — «Зарегистрирована», «Выполняется», «В ожидании», «Выполнена» и «Закрыта».

Сотрудники могут не только предлагать свои идеи, но и выражать мнение по чужим — мы добавили возможность лайкать и комментировать публикации. Это повышает вовлеченность и сплоченность сотрудников — общим мнением они могут добиться важных изменений в своей работе, например, упростить документооборот или ускорить рабочие процессы.

Доска почёта

Одним из требований «Росгосстраха» в техническом задании стала разработка виртуальной «Доски почёта» — специального раздела на портале, куда попадают особо отличившиеся сотрудники компании. За размещение профилей на «Доске почёта» отвечают администраторы портала, а посмотреть список сотрудников можно по отдельному департаменту или по компании в целом.

Результаты

Спустя всего 3 месяца плотной работы мы запустили MVP корпоративного портала — он полностью соответствовал ожиданиям компании относительно поиска и работы с информацией, внутрикорпоративных коммуникаций и совместной работы, удобного доступа к IT-сервисам и заявкам.

Основной фокус мы сделали на предоставлении легкого и интуитивно-понятного доступа к информации, проработке интерфейсов и навигации.

Для создания действительно впечатляющего пользовательского опыта (UX) все процессы мы разложили на подробные сценарии (use cases), прописали базовые и альтернативные варианты использования (flow) и создали прототипы — интерфейсы разрабатывались только по завершении этих этапов.

Чтобы в дальнейшем специалисты «Росгосстраха» могли самостоятельно дорабатывать портал, команда "Эм Си Арт" разработала гайдлайн по работе с визуализацией, который содержит подробное описание требований к типографике, цветам, отступам и кнопкам.

Блок «Коммуникации» ощутимо повысил вовлеченность сотрудников, а блок «Заявки и сервисы» упростил доступ к целевым системам и сделал работу многих подразделений более структурированной и эффективной.

Мы не останавливаемся на уже внедренных сервисах и продолжаем поддержку корпоративного портала «Росгосстраха». Благодаря новому продуктовому подходу идеи доработок возникают у нас и у заказчика прямо по ходу реализации проекта.

Отзыв клиента

Артем Мерзликин, руководитель направления развития сайтов ПАО СК «Росгосстрах»: «Мы довольны результатом сотрудничества с командой "Эм Си Арт" — разработанные сервисы увеличивают эффективность работы сотрудников, а благодаря новым возможностям взаимодействия заметно ускорились рабочие процессы. Сотрудники стали активнее пользоваться интранетом — а значит, всё было не зря. С нетерпением ждём добавления новых возможностей на портале».