Бизнесу, который запускает новое направление, вдвойне сложнее — нужно управлять и основной деятельностью, и дополнительной. Здесь поможет матричная структура управления. В статье разберемся, что это и каким компаниям подходит.
Что такое матричная структура управления и как она устроена
Матричная структура — это способ управления, при котором сотрудники подчиняются и руководителю отдела, и проектному менеджеру, чтобы одновременно с основной работой заниматься новым направлением.
Это гибрид функциональной и проектной структур. Звучит сложно? Чтобы стало понятнее, разберем каждую подробно.
Функциональная. Организационная структура с разными подразделениями. То есть в компании несколько отделов — например, производственный, отдел продаж, бухгалтерия. Каждым из них управляет руководитель отдела, который отчитывается перед генеральным директором.
Пример. Компания A производит мебель. В ней пять отделов:
- производство — замерщики, дизайнеры, мебельщики;
- монтаж — сборщики мебели;
- маркетинг — маркетолог, таргетолог и SMM-менеджер;
- финансово-административный отдел — бухгалтеры и секретари;
- продажи — менеджеры, специалисты отдела качества.
В функциональной структуре иерархия не меняется. То есть сотрудник подчиняется менеджеру, тот — руководителю, последний — директору компании.
Проектная. Временная структура в компании. Команда собирается под проект и работает, пока он не завершится. «Отделы» в такой структуре — это группы разных специалистов: маркетологов, менеджеров по продажам, бухгалтеров, дизайнеров.
Каждая группа работает над своим продуктом — сайтом или приложением, новой линейкой одежды или косметики, строительством ЖК. Такой командой управляет менеджер проекта. Он подчиняется стейкхолдеру — человеку, который отвечает за команду и менеджера проекта.
Пример. Компания B разрабатывает сайты и занимается продвижением. В штате работают три руководителя, которые собирают проектные команды, когда у компании есть заказы.
Если нужно разработать лендинг и настроить контекстную рекламу, то в команду берут дизайнера, копирайтера, программистов, специалиста по контекстной рекламе.
Если клиент заказал собрать сайт в конструкторе, то есть по готовому шаблону и без написания кода, тогда тимлид приглашает в проект только дизайнера и копирайтера.
Когда заказ готов, проектная команда расходится. Тимлиды потом могут пригласить тех же специалистов для других проектов.Все участники команды подчиняются менеджеру проекта, даже если они специалисты из разных областей.
Матричная. Функциональная структура управления с постоянными проектными командами. Участники подчиняются как руководителю проекта, так и постоянному руководителю отдела.
Сотрудники выполняют задачи в своем отделе, но иногда дополнительно или вместо основной работы участвуют в проекте. Нужно ли полностью переключаться с текучки на проект или совмещать, решают функциональный и проектный руководители. Например, до обеда сотрудник может заниматься только проектной работой, а после — выполнять задачи от функционального руководителя.
Пример. Компания C производит детское питание. В линейке четыре вкуса. Задача — разработать новый.
Менеджер проекта набирает в команду специалистов из пяти отделов: технологов, инженеров по качеству, упаковщиков, специалистов по закупке, финансистов. В проект берут самых опытных сотрудников.
На общем собрании директор, менеджер проекта и пять руководителей отделов решили, что сотрудники вместо основных задач две недели будут заниматься проектом, чтобы быстрее запустить новый вкус в производство. А затем в течение месяца будут уделять три часа основным обязанностям и четыре часа — проектным.
В итоге полтора месяца все штатные сотрудники, задействованные в проекте, будут работать с двумя руководителями.В проекте матричная структура управления связывает сотрудников из разных отделов:
Каким компаниям подходит матричная структура
Матричную структуру внедряют в таких случаях:
- Когда разрабатывают новые продукты — чтобы быстро завершить проект.
- Когда делают сложные проекты со сжатыми сроками — чтобы выполнить его вовремя.
- Когда развивают много разных видов деятельности — чтобы тестировать новые продукты, отказываться от невыгодных и дорабатывать те, которые приносят стабильный доход.
Такая структура подходит производителям продуктов питания, заводам, IT-корпорациям, консалтинговым и фармацевтическим компаниям, банкам. По ней работают, например, Ford, Microsoft, Nestle.
Управлять проектами проще, когда рутина автоматизирована. В CRM Битрикс24 роботы создают отчеты и отправляют напоминания по задачам. А искусственный интеллект CoPilot может выделить главное из большого сообщения, составить фоллоу-ап встречи с клиентом или помочь подготовиться к презентации нового продукта.
Какие есть типы матричной организационной структуры управления
В матричной структуре управления три схемы работы — они зависят от того, кто отвечает за результат. Менеджер проекта обычно один, а функциональных руководителей может быть несколько, потому что в команды часто включают специалистов из разных областей.
Слабый. Руководители подразделений главнее менеджера проекта. Последний не влияет на сроки и бюджет — решения принимают руководители отделов.
Сбалансированный. Менеджер проекта и руководители отделов в равной степени отвечают за проект, обсуждают решения друг с другом и директором.
Сильный. Все решения принимает менеджер проекта, руководители отделов лишь дают рекомендации.
Пример. Чтобы выполнить заказ Минцифры, в IT-компании D создали отдельную команду. В нее вошли 70 человек: разработчики, тестировщики, дизайнеры интерфейсов, маркетологи и сотрудники техподдержки.
Менеджер проекта ставит задачи и следит за сроками. Однако он не может оценить качество работы каждого специалиста. Например, проверить техническую документацию ему не под силу — не его область. Поэтому руководители подразделений контролируют работу своих сотрудников. То есть каждый специалист подчиняется и проектному менеджеру, и функциональному руководителю даже в рамках проекта.
На планерках менеджер проекта и начальники обсуждают, как уложиться в сроки и бюджет, как исправить код или улучшить дизайн. Это сбалансированный тип матричной структуры.Как делить полномочия, зависит от проекта и бизнес-процессов. Например, если руководителям подразделений некогда заниматься новым направлением, а у менеджера проекта достаточно знаний, чтобы отвечать за результаты всей команды, больше подойдет сильный тип.
Матричная структура управления: плюсы и минусы
Рассмотрим преимущества и недостатки матричной структуры.
| Плюсы | Минусы |
|
Запуск новых направлений Например, если на автозаводе создают новую модель машины, этим занимается часть команды. Другие модели не прекращают выпускать. |
Просадка по основным проектам В проект часто берут лучших сотрудников. В итоге основные задачи могут пострадать, если другие специалисты компании недостаточно самостоятельны. |
|
Контроль над процессами У команды несколько руководителей: проектный и функциональные. Проектный следит за сроками и загруженностью команды, а функциональные — насколько грамотно сотрудники выполняют работу. |
Размытая ответственность Если руководители не договорились, кто за что отвечает, команде сложнее работать. Сотрудники не понимают, чьи поручения важнее, а задачи руководителей противоречат друг другу. Например, проектный менеджер просит сдать техплан сегодня, а функциональный ставит другую задачу с дедлайном в тот же день. |
|
Высокое качество работы над проектом Проектный менеджер создает группы под каждый проект. Выбирает людей с конкретным опытом, которые справятся лучше других. |
Бюрократия Руководителям отделов и менеджеру нужно обсуждать каждое решение — это затягивает процесс. А сотрудникам приходится отчитываться дважды. |
Часто задаваемые вопросы
В матричной структуре сотрудниками управляет и менеджер проекта, и руководитель отдела. В проектной — только менеджер. Когда задача готова, в проектной структуре команду распускают, а в матричной возвращают к штатным обязанностям.
Компании работают по матричной структуре, чтобы вести проекты параллельно основной деятельности. Экономно распределяют ресурсы на несколько направлений и быстрее выполняют задачи, не теряя в качестве.
Если участники команды одновременно выполняют задачи отдела и проекта, может пострадать качество. А если сотрудники занимаются только проектом, их основные задачи переходят другим членам команды, тогда весь отдел может перестать справляться.
Также важно разграничить ответственность между менеджером проекта и руководителем отдела, иначе подчиненные запутаются. Непонятно, кому и о чем отчитываться, чьи задачи выполнять в первую очередь.
Что в итоге
- Матричная организационная структура управления — это форма управления, в которой сотрудники отчитываются перед руководителем отдела и менеджером проекта.
- Такая структура подходит компаниям, которые хотят поддерживать основные процессы и в то же время разрабатывать что-то новое.
- Тип матричной структуры зависит от того, как распределены обязанности между руководителями отдела и проекта. Слабая — менеджер проектов не принимает решения, хоть и воплощает их. Сбалансированная — у менеджера проекта и руководителя отдела равные права. Сильная — все решает менеджер проекта.
- Главное преимущество матричной структуры управления — пока команда запускает новый проект, обычная деятельность компании не останавливается.
