Как выбрать и создать организационную структуру предприятия
Без четкого определения целей деятельности, формирования структурных отделов и грамотного распределения ответственности компания не станет эффективной на рынке. Все эти параметры относятся к организационной структуре управления на предприятии — сложной системе, которую разрабатывают по определенному алгоритму. В статье рассмотрим, что такое оргструктура, ее основные типы и ошибки при создании.
Что такое организационная структура предприятия
Организационная структура фирмы систематизирует деятельность всех подразделений, помогает эффективно контролировать бизнес-процессы, обеспечивает их результативность, а также делает работу персонала слаженной и продуктивной. Структура описывает иерархию ответственных лиц и сотрудников компании.
Функции
Грамотно построенная оргструктура:
- Собирает все процессы и их участников воедино.
- Формирует кратко- и долгосрочную стратегию развития компании.
- Обозначает прозрачность взаимодействия между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.
- Исключает дублирование выполнения обязанностей разными работниками.
- Определяет порядок принятия решений во избежание разногласий на уровне топ-менеджмента.
Основные элементы
Оргструктура зависит от задач и масштаба компании, а также от ее персонала. Количество элементов может меняться, но обязательно присутствуют три: управление, правила работы, распределение труда. За управление отвечает один человек или группа людей, которые принимают решения в фирме. Сюда же относят сотрудника, за кем остается последнее слово — элемент централизации власти.
Свод рабочих правил может быть гласным и негласным, но его неукоснительно нужно исполнять всем. Распределение труда помогает разделять производственные ресурсы и задачи по работникам в зависимости от их специализации.
Типы управления
В любой оргструктуре есть горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные строятся между отделами компании, которые не подчиняются друг другу. В вертикальных одно или несколько звеньев подчиняются другому.
Исходя из этого, в классификации организационных структур управления выделяют две группы:
- горизонтальный или органический тип управления;
- вертикальный или иерархический тип управления.
Для динамичного развития бизнеса эти два типа рекомендуют сочетать. Органический тип обеспечивает оперативность и гибкость реагирования на внешние изменения, а иерархический — логичное распределение труда и найм квалифицированных специалистов.
Типы организационных структур предприятия
Рассмотрим семь классических типов оргструктур — они основаны на функциональных подразделениях, отделах и их отношениях между собой.
Линейная
Самая простая и легко реализуемая, но подойдет небольшим компаниям, бухгалтерским и адвокатским конторам. Характеризуется определенной цепью инстанций, в которых решения спускаются сверху вниз.
Преимущества:
- прозрачная иерархия;
- хорошая дисциплина;
- оперативность принятия решений;
- перспективы карьерного роста.
Недостатки:
- решения принимаются одним человеком, который может злоупотреблять служебным положением;
- слово руководителя не подлежит обсуждению;
- коммуникации только сверху вниз.
Линейно-штабная
Похожа на линейный тип, но дополнительно есть штаб. Он собирает, анализирует данные и не участвует в принятии решений, а только оказывает информационную поддержку руководителю. В линейно-штабной оргструктуре высокая скорость выполнения задач, благоприятные отношения в коллективе и отсутствие разногласий, где каждый сотрудник знает свою ценность. Любой работник может взять важную задачу под личную ответственность.
Недостатки: многоуровневая иерархия, медленное принятие решений, возможность параллельного выполнения одной и той же задачи разными работниками, что приводит к путанице.
Функциональная
В функциональном типе сотрудники классифицируются по своим профессиональным навыкам и должностным обязанностям. Это способствует понятной иерархии, высокой ответственности и оперативности выполнения задач различной сложности. Но автономность отделов усложняет командную работу и могут возникнуть барьеры в коммуникации. Чем масштабнее бизнес, тем сложнее его контролировать, а решения единоличного руководителя не всегда могут пойти на пользу компании.
Рыночная
Структура формируется в зависимости от количества рынков, на которых работает компания. При этом каждое структурное подразделение занимается своим рынком: если у фирмы три рынка, то и подразделений будет три.
Преимущества:
- высокая клиентоориентированность;
- эффективное решение проблем в рамках одного рыночного сегмента;
- профессионализм сотрудников в соответствии с потребностями конкретного рынка;
- оперативное выполнение задач.
Недостатки:
- вероятность возникновения конкуренции внутри компании;
- сложно отслеживать производительность и эффективность;
- конфликты при принятии решений.
Товарная или продуктовая
Количество структурных подразделений пропорционально количеству реализуемых товаров. Такой тип подойдет компаниям, которые занимаются розничным сбытом широкого ассортимента продукции. Преимущества аналогичны рыночной оргструктуре, а к недостаткам относят: внутреннюю конкуренцию, разную стоимость маркетинга для различных продуктов, большое количество уровней организации, которые осложняют развитие бизнеса.
Матричная
Сочетает функциональную и продуктовую оргструктуры, а точнее их преимущества. Самая сложная из всех: сотрудники подчиняются двум и более руководителям одного иерархического уровня. Здесь есть менеджер по проекту, который взаимодействует с персоналом, и вникает в нюансы работы над проектом. Решение принимает руководитель подразделения и доносит его через менеджера.
Такая свобода действий может расхолаживать работников и приводить к снижению общего уровня производительности отделов. Проектный менеджер не уполномочен расставлять приоритеты, в то время как руководитель подразделения не всегда бывает на связи. Коллеги могут невзлюбить менеджера и конфликтовать с ним.
Географическая
Строится вокруг географии бизнеса и регионального охвата. Характеризуется слаженной работой внутри отдельного филиала, быстрой адаптацией на рынке, продажей продуктов, которые удовлетворяют потребностям определенной области страны. Но между филиалами может быть плохая коммуникация и конкуренция, а отслеживание их работы и прибыли у руководителя занимает много времени.
Как выбрать организационную структуру
Чем больше уровней управления, тем дольше принимаются решения. Также нужно разграничивать права и ответственности между подразделениями и сотрудниками. Учитывайте это, выбирая оптимальную модель организационной структуры.
Факторы, которые нужно учесть при выборе
Чтобы выбрать тип оргструктуры, оцените:
- Оперативность решения производственных вопросов и реагирования на внутренние и внешние изменения.
- Стиль руководства и скоординированность работы структурных подразделений.
- Квалификацию и опыт штата. Если сотрудники находятся на должном уровне, вы получите возможность перераспределения обязанностей в границах оргструктуры.
- Обеспечение эффективного контроля подчиненных за счет качественной коммуникации.
- Масштабы и специфику бизнеса, а также особенности производства, организации сбыта и логистики.
- Географию и охват, количество подразделений, наличие дилерской сети.
- Используемые информационные и цифровые технологии, которые автоматизируют процессы и помогают персоналу.
Избавить сотрудников от рутинных отчетов, связать все задачи в проекты, сортировать их по срокам и дедлайнам можно в Битрикс24. В CRM каждая заявка с сайта, соцсетей, e-mail и мессенджеров сразу сохраняется в клиентскую базу и менеджеры могут быстро найти ее. При этом программа сама ведет клиента по воронке — от первого контакта до успешной сделки, а роботы отправляют письма и sms, автоматизируя продажи.
Алгоритм создания организационной структуры
Разработка оргструктуры — это серьезный творческо-научный процесс. Для каждой компании она создается индивидуально, но есть общие этапы. Рассмотрим алгоритм на примере компании, деятельность которой требует реорганизации.
- Распишите стратегию развития фирмы на ближайшие пять лет. Составьте список обязательных к выполнению задач, определите инструменты и тактики, которые планируете использовать для достижения промежуточных и итоговых результатов.
- Если у вас несколько направлений бизнеса, выполните сегментацию и определите структуру высшего руководства для каждого сегмента.
- Предусмотрите отдельный структурный элемент для каждого сегмента — центр доходов. Он будет влиять на увеличение прибыли в рамках своего подразделения.
- Для каждого центра доходов определите предмет управления в зависимости от ассортимента товаров и услуг, особенностей ЦА и географии.
- Определите показатели эффективности для всех бизнес-процессов и необходимые ресурсы для их работы. Только после этого можно приступать к поиску исполнителей.
- Назначьте ответственных за выполнение всех бизнес-процессов и укажите формат их взаимодействия с сотрудниками.
- Разработайте перечень принципов управления в соответствии с пожеланиями и предложениями собственников бизнеса или акционеров.
- Отразите функционал каждого подразделения и личную ответственность руководителей всех уровней в документе «Положение об организационной структуре».
Ошибки при создании структуры предприятия
10 типичных ошибок при формировании организационной структуры:
- Использование неизменной оргструктуры в условиях роста компании.
Что делать: совершенствуйте и актуализируйте структуру в соответствии с количественными и качественными изменениями, которые происходят в вашей компании.
- Ориентация на людей, а не на обязанности.
Что делать: по мере приема на работу новых людей, делегируйте им обязанности давно работающих сотрудников. Последних наделяйте полномочиями руководителей отделов, чтобы они отвечали за качество выполнения работы на своем участке.
- Размытость границ между участками работы.
Что делать: составьте понятные должностные инструкции, чтобы каждый сотрудник знал свои обязанности.
- Полномочия персонала не эквивалентны функционалу.
Что делать: приведите полномочия в соответствие с обязанностями работника и, если нужно, обучите его.
- Отсутствие системы сбора и обмена данными, анализа эффективности и других показателей.
Что делать: внедрите систему отслеживания и отчетности, KPI, определите реальный вклад каждого работника в общий доход компании.
- Несогласованность структуры и стратегии компании.
Что делать: внедрить современное ПО, которое согласует оргструктуру и стратегию — к примеру, Битрикс24. Разработать понятные инструкции и внедрить инициативы.
- Игнорирование перемен на рынке.
Что делать: структурируйте компанию вокруг рынка, чутко реагируйте на любые его колебания. Это позволит всегда оставаться в курсе всех изменений, вовремя адаптироваться и не терять лидирующие позиции.
- Назревание конфликта между сотрудниками.
Что делать: уделите отдельное внимание целям и делегируйте выполнение заведомо противоположных и взаимоисключающих задач разным исполнителям.
- Монополия владельца на структурирование компании.
Что делать: чтобы внедрение новой структуры прошло быстро, эффективно и без сопротивления коллектива, разрабатывайте ее совместно с группой ответственных и квалифицированных лиц.
- Неграмотная иерархия сотрудников и отсутствие субординации.
Что делать: организуйте адекватное распределение ответственности и четкий круг работников, за которыми всегда будет последнее слово. Это приведет к порядку и здоровому микроклимату в коллективе.
Что в итоге
Правильно составленная структура организации гарантирует развитие бизнеса. Она обеспечивает контроль всех процессов и регламентирует отношения между руководителями и подчиненными. При выборе типа оргструктуры ориентируйтесь на размеры компании, количество направлений, квалификацию персонала, географию и ситуацию на рынке.
