Когда у руководителя и сотрудников много проектов, высок риск, что какие-то дела потеряются или дедлайн по задачам будет постоянно сдвигаться. Отслеживать, как идет работа, удобно в сервисах для планирования.
В Битрикс24 можно организовать совместную работу всей компании, вести базу клиентов, планировать задачи. И следить за проектами в любом формате: в виде привычного списка, канбан-доски или календаря. Еще один способ управлять задачами — диаграмма Ганта.
В статье рассказываем, что это за инструмент, как он работает в Битрикс24 и помогает командам вести проекты.
Что такое диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это график в виде линейчатой диаграммы. Инструмент помогает планировать задачи и управлять ими, наглядно отображать рабочие процессы.
Идею такого представления задач внедрил Генри Гант — американский инженер, консультант в области менеджмента, который разработал собственную систему планирования работы. В ХХ веке его последователи применяли методику на производстве, например при строительстве плотины Гувера Плотина, или дамба Гувера и гидроэлектростанция — одна из главных достопримечательностей в окрестностях Лас-Вегаса. Плотину и ГЭС построили за пять лет и запустили в 1936 году. Сооружение назвали в честь 31 президента США Герберта Гувера. в США.
Сейчас диаграмму Ганта используют в работе проджект-менеджеры, руководители отделов в сфере строительства, маркетинга, торговли. Выглядит она так:
Как сделать диаграмму Ганта в Битрикс24
График со списком и сроками задач можно нарисовать даже на листе бумаги или в любом текстовом редакторе. Но если появятся новые дела, диаграмму придется перерисовывать вручную. Поэтому удобнее использовать специальные сервисы. Если ваша компания уже работает в Битрикс24, диаграмму Ганта удобнее строить здесь. Так не придется переключаться между программами, чтобы контролировать задачи.
Рассказываем, как построить диаграмму Ганта в Битрикс24.
Шаг 1. Создать проект и добавить в него задачи
Допустим, веб-студия начинает работу над сайтом агентства недвижимости и составляет список задач: их заносят в Битрикс24. Для этого в левом меню нужно выбрать «Задачи и Проекты» → «Проекты» → «Создать» → ввести название проекта «Сайт агентства недвижимости».
Затем нужно открыть проект и добавить в него задачи: «Создать» → ввести название задачи. Получился список из девяти задач.
Шаг 2. Установить сроки начала и конца
По каждой задаче нужно указать даты старта и финиша. Это можно сделать сразу, когда планируете дела, или позже — через кнопку «Редактировать». Для этого нужно открыть задачу, кликнуть «Редактировать» → «Планирование сроков».
Затем выбрать дату начала и завершения задачи либо дату начала и длительность: в днях, часах или минутах.
Дату завершения можно и не указывать. Обычно вариант с «открытым» финишем используют для задач, которые повторяются в течение всего проекта. В нашем примере «Сайт агентства недвижимости» это может быть задача «Протестировать страницы», так как проверять сайт на ошибки нужно регулярно.
Шаг 3. Добавить крайний срок
Функция пригодится для дел, которые нужно закончить в строго определенный день. Для этого откройте задачу и в графе «Крайний срок» установите дату и время. Если к нужному моменту не успеете, она перейдет в раздел «Просрочены».
В Битрикс24 задачи по проекту отображаются в разных форматах: «Список», «Канбан», «Сроки», «Мой план», «Календарь», «Гант». Например, вот так проект выглядит в формате канбан-доски.
Можете выбрать удобный для вас, и все задачи переместятся в нужные колонки или ячейки. Диаграмма Ганта в Битриксе тоже формируется автоматически — нужно просто выбрать вкладку «Гант».
Теперь посмотрим, как выглядят в диаграмме Ганта в Битриксе задачи по проекту «Сайт для агентства недвижимости». Каждая задача — это блок в календарной сетке. Внешний вид блоков зависит от даты старта, финиша и крайнего срока.
- Красная вертикальная линия показывает дату крайнего срока, если он установлен.
- Красный блок и красный шрифт говорит, что у задачи был крайний срок и она просрочена.
- Если блок заканчивается треугольником, значит, у этой задачи нет даты финиша.
На диаграмме Ганта в Битрикс24 вы видите полную картину работы над проектом. Например, по графику понятно, какие задачи можно выполнять параллельно, а какие зависят друг от друга. А если замечаете, что сроки постоянно сдвигаются, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию или добавить на проект больше исполнителей.
Еще в Ганте удобно управлять делами. Буквально за пару кликов вы можете изменить срок завершения задачи или добавить подзадачу. Все изменения сразу сохраняются, и диаграмма автоматически обновляется — у вас под рукой всегда актуальная информация по проекту.
Еще одна фишка диаграммы Ганта в Битрикс24 — возможность связывать задачи между собой. Инструмент «Зависимости» показывает порядок работ на проекте и помогает контролировать дедлайны по каждой задаче. Вот как это работает.
- Выберите основную и зависимые задачи. Например, «Сверстать все страницы» (Х) будет основной задачей, а «Согласовать макеты» (Y) — зависимой.
- Определите тип связи: как задача Х будет влиять на Y. Например, тип «Финиш–Старт» означает, что если изменится дата финиша задачи Х, то автоматически сдвинется дата старта задачи Y. Так вам не придется вручную устанавливать сроки, если в проекте будут изменения.
- Настройте связь между задачами. Для этого наведите курсор на начало или конец блока основной задачи и проведите его до старта или финиша зависимой. Задачи связываются линиями со стрелкой.
Что в итоге
- Диаграмма Ганта — это график, разновидность линейчатой диаграммы. По вертикали указывают задачи, а по горизонтали — их длительность. Инструмент помогает руководителям и сотрудникам планировать задачи и управлять ими. С диаграммой Ганта видно, как идут дела, какие задачи можно решать параллельно, а для каких нужно продлить дедлайн.
- Гант в Битриксе — что это? Один из вариантов визуализации задач по проекту, как список, канбан-доска, план и календарь. Диаграмма Ганта в Битрикс24 — это линейчатый график, на котором отображаются задачи, их длительность, дедлайны.
- Диаграмма Ганта в Битрикс 24: как сделать? График с задачами формируется автоматически. Чтобы увидеть дела, создайте проект, добавьте в него задачи, даты старта и финиша. Если нужно, установите дедлайн. Затем нажмите вкладку «Гант» — сформируется график, на котором отображаются все задачи и их длительность.
- Задачи можно связывать между собой. Например, если у первой задачи сдвинется дата финиша, у следующей автоматически сдвинется старт. Так не придется отслеживать и вручную менять даты, если на проекте есть дела, которые строго зависят друг от друга.
