Как внедрить CRM-систему в рекрутинге и HR

Подбор, наем, онбординг, обучение персонала отнимают много сил и времени. HR-службы перегружены рутиной и большим объемом данных, из-за чего специалисты часто ошибаются в оценке, необъективны в отборе соискателей. Огромный объем работы отрицательно сказывается и на коммуникации HR-отдела с кандидатами. В результате наем занимает много времени и дорого обходится бизнесу. CRM для управления персоналом, или HRM, упрощает работу рекрутеров и помогает отбирать лучшие кадры. Подробнее об этом инструменте и особенностях его внедрения читайте ниже.

Зачем нужна CRM-система в рекрутинге и HR

CRM для эйчаров автоматизирует высокочастотные однотипные задачи. Например:

• Собирает единую базу кандидатов. В CRM поступают и хранятся вакансии и резюме потенциальных сотрудников из разных каналов.
• Сохраняет всю коммуникацию с претендентами. В CRM попадает переписка и созвоны с кандидатами на разных этапах. Можно настроить автоматическую email-рассылку по шаблонам (например, с приглашением на собеседование или отказом). Кроме того, ПО можно интегрировать с мессенджерами и тогда общаться с претендентами можно в удобном для них формате.
• Строит и отслеживает воронку найма.
• Создает отчетность. В CRM можно проанализировать скорость закрытия вакансий, расходы, источники кандидатов, загрузку HR-менеджеров.

Без автоматизации рекрутеру приходится обрабатывать и держать в уме большой объем информации. Процесс отбора, коммуникации с претендентами, найма и управления персоналом замедляется — в результате компания упускает перспективных кандидатов, а новые сотрудники приступают к обязанностям позже. Это чревато дополнительными затратами на подбор персонала. CRM избавляет от этих проблем.

Основные возможности

HR-службе потребуются следующие функции CRM:

• База кандидатов. Программа собирает данные о соискателях с сайтов вакансий и упорядочивает их. Сведения заносятся в карточку претендента и всегда находятся под рукой.
• Автоматическая воронка для соискателей. В системе можно менять статусы кандидатов по мере прохождения этапов найма.
• Оценка претендентов. Карточку кандидата можно дополнить комментариями о выполнении тестового задания и качестве портфолио или впечатлениями по итогам собеседования.
• Исключение дублей. Система оповестит о соискателях, информация о которых уже есть в базе данных.
• Мессенджер. Вы сможете связываться с кандидатами через привычный им канал, не выходя за пределы CRM.
• Шаблоны документов и писем. В CRM можно создавать и заполнять документы в несколько кликов. Система составит, например, персонализированный отказ кандидату — это снимает с рекрутера еще одну рутинную задачу. На основе шаблонов можно настроить приглашение на собеседование, рассылку тестовых заданий, отправку оффера.

Как внедрить CRM-систему в рекрутинге и HR

Разработчики предлагают разные CRM: одни рассчитаны только на рекрутинг, другие — на последующее сопровождение кадров, включая онбординг сотрудников. Проанализируйте потребности вашей компании и выделите задачи, для решения которых необходима автоматизация. Посоветуйтесь с эйчарами и выбирайте CRM с учетом их пожеланий.

Оцените следующие параметры:

• ежегодный объем набора;
• возможность доступа к системе внутренних заказчиков (например, чтобы другие отделы могли заполнять заявки на подбор, согласовывать резюме, давать обратную связь по кандидату);
• гибкость системы — хорошо, если продукт можно настроить под задачи компании (например, совместить CRM с внутренней обучающей платформой). Также оцените возможности интеграции системы с популярными мессенджерами, IP-телефонией и другими полезными приложениями;
• объем автоматизации рутинных действий — чем больше типовых задач удастся снять с рекрутера, тем скорее CRM себя оправдает;
• стоимость CRM.

Дайте время HR-отделу на освоение системы. Изучить основные возможности CRM можно онлайн и самостоятельно, с помощью обучающих видео или статей. При необходимости воспользуйтесь услугами специалистов по внедрению CRM — они подключат, настроят программу и обучат сотрудников работе в ней.

Как оценить эффективность

Успех внедрения CRM для подбора персонала оценивают по повышению качества и темпов найма. Уменьшение рутины и автоматизация однотипных процессов позволяет сделать подбор и найм сотрудников более прозрачным, закрытие вакансий — более оперативным.

Если программа выбрана и настроена правильно, следующие метрики улучшатся:

• уровень соответствия кандидатов требованиям должности;
• средний срок и стоимость закрытия вакансии;
• удовлетворенность работой HR-отдела;
• скорость введения сотрудника в должность;
• стаж нанятых работников в вашей организации;
• финансовые результаты компании и другое.

Разумеется, успех найма во многом зависит от профессионализма эйчаров и условий работы. Однако правильно подобранное ПО улучшает и упрощает процесс подбора персонала.

Возможные проблемы

Основные сложности, с которыми вы можете столкнуться при выборе и внедрении системы:

Чеклист: 10 шагов для успешного внедрения CRM

Расскажем о самых распространенных ошибках новичков и о том, как их избежать.

скачать бесплатно

• Неподходящая система. Необходимо отталкиваться от специфики и масштаба компании. Например, для предприятий-гигантов с постоянным потоком соискателей необходимо выбирать систему, которая содержит продуманные инструменты аналитики и настраиваемую воронку найма. Небольшой IT-компании подойдет CRM с возможностью сопровождения и адаптации кандидатов.
• Неудобный интерфейс. Если эйчару приходится тратить время, чтобы найти в CRM раздел с резюме или шаблон оффера, это говорит или о недостатке обучения, или о непродуманной организации инструмента. Во втором случае потребуется настроить расположение часто используемых блоков так, чтобы они всегда были под рукой.
• Технические проблемы. Важно, чтобы техподдержка оперативно реагировала на запросы компании, а разработчики своевременно выпускали обновления программы.

Пример использования

На производственном предприятии наймом сотрудников занимался небольшой HR-отдел. Вакансии размещали на популярных агрегаторах, специалисты отбирали кандидатов вручную, самостоятельно контролировали прохождение испытаний. Скорость закрытия вакансий была очень медленной, рабочие процессы часто простаивали, а предприятие из-за отсутствия нужных специалистов несло убытки.

Руководство компании решило найти и устранить слабые места в работе рекрутеров. Анализ показал следующие результаты:

• эйчары просматривали только 50% откликов;
• процесс отбора и найма специалиста занимал 2 месяца и больше;
• 40% кандидатов, которые подходили под требования вакансий и успешно выполняли тестовое задание, отказывались от собеседования;
• по итогу испытательного срока в штате оставались 60% работников.

На основе анализа сформулировали задачи:

• увеличить объем проверяемых резюме;
• рассматривать заявки специалистов, не соответствующих требованиям вакансии, и заносить их в отдельное хранилище;
• сократить сроки найма, чтобы избежать «переманивания» перспективных кандидатов и простоев в работе.

Решение этих задач оказалось невозможным без автоматизации, поэтому руководство внедрило CRM-систему. Программа отфильтровывала повторяющиеся заявки, создавала карточки соискателей с необходимыми данными и наглядно показывала степень соответствия кандидатов требованиям компании.

Автоматическая рассылка приглашений на собеседование и тестовых заданий освободила время специалистов на индивидуальный анализ резюме. В результате эйчары выбрали не только опытных кандидатов с профильным образованием, но и нескольких перспективных начинающих специалистов. Автоматизация рутины позволила ускорить процесс трудоустройства.

В итоге продолжительность найма сократилась до 15 дней, а испытательный срок смогли пройти 90% претендентов.