Ежедневный отчет CRM — сводка в чат

Начинайте рабочий день со сводки по CRM

«Ежедневный отчет CRM — сводка в чат» — приложение для руководителей отделов продаж и сотрудников, которым нужны регулярные итоги по лидам, сделкам и звонкам. Настройте показатели и расписание: бот соберет данные и отправит сообщение в личный чат Битрикс24.

Начните с готового шаблона

Выберите отчет для руководителя, отдела продаж, колл-центра или личной работы. Укажите команду, получателей, время и часовой пояс: исходные показатели и формулы уже собраны. Приложение создаст отчет с выключенной рассылкой и покажет предпросмотр. После проверки включите расписание.

Любой шаблон можно изменить в конструкторе: добавить и переставить показатели, выбрать свои фильтры или скопировать отчет для другой команды. Рядом с каждой настройкой есть подсказка с примером. Сотрудников удобно искать по имени и отделу, сохраняя ранее сделанный выбор.

Считайте конверсии и собственные показатели

Добавляйте вычисляемые поля из результатов исходных блоков, чисел и других формул. Доступны сложение, вычитание, умножение, деление и проценты; число знаков после запятой настраивается. Восемь шаблонов помогают рассчитать конверсии лидов и сделок, долю успешных среди завершенных, долю длинных разговоров и пропущенных входящих, среднюю сумму успешной сделки, долю сделок без следующего дела и трафик в минутах.

Конверсия между стадиями использует одну группу карточек: вход в исходные стадии за выбранный период, затем достижение целевых стадий до конца того же периода. Повторные входы не увеличивают базу. Например, 20 лидов вошли в работу вчера, 5 из них стали успешными до конца вчерашнего дня — конверсия 25%. Это отдельный расчет от доли успешных среди всех завершенных сделок.

Для среднего чека используются сумма и количество сделок в одной валюте. Валюты не смешиваются и не пересчитываются по курсу. При нулевом знаменателе показано «Нет базы», а итоговый процент по команде рассчитывается из общей базы, без усреднения процентов сотрудников.

Выбирайте условия каждого показателя отдельно

В одном отчете можно показать продажи одной воронки, новые лиды другого отдела и звонки выбранных сотрудников. В каждом блоке задаются собственные условия. Для CRM доступны ответственные, отделы с подразделениями, воронки сделок, источники и стадии. Выбранные сотрудники и отделы объединяются, остальные условия пересекаются.

Например, добавьте два блока «Успешные сделки»: в первом выберите основные продажи, во втором — корпоративных клиентов. Копирование блока сохраняет его условия, чтобы не настраивать отчет заново.

Учитывайте историю стадий

Выберите, что считать: объекты на нужной стадии сейчас, вошедшие на нее за отчетный период или прошедшие через нее когда-либо. Можно проверить любую или все выбранные стадии; порядок переходов не учитывается. Повторные входы одного лида не увеличивают количество лидов.

Это помогает посчитать лиды, которые дошли до нужного этапа, даже если их текущий статус уже изменился. Ответственный и воронка при этом берутся из текущей карточки.

Отделяйте разговоры от коротких звонков

Задайте минимальную длительность, например 40 секунд. В сводке будут количество записей звонков, число успешных разговоров от заданного порога, их суммарная и средняя длительность, а также пропущенные входящие. Порог включительный и не скрывает пропущенные звонки.

Для каждого блока телефонии можно выбрать операторов, отделы и направления. Длительность берется из статистики Битрикс24. Приложение не слушает и не скачивает записи разговоров. Переводы могут создавать несколько записей статистики одного разговора.

Видите сделки, которым нужно внимание

Добавьте просроченные дела, сделки без следующего запланированного дела и карточки, которые не менялись заданное число дней. Раздел «Требует внимания» покажет примеры, причины, ответственных и ссылки на CRM. Показатель неизменявшихся карточек не доказывает отсутствие общения с клиентом.

В разделе «По сотрудникам» доступны количество, суммы по валютам и итоговая строка. Для звонков дополнительно показаны разговоры от порога, трафик и пропущенные.

Соберите несколько отчетов для разных задач

Создавайте до 30 отчетов на портале и до 20 исходных и 20 вычисляемых показателей в каждом. У каждого отчета свои получатели, дни, время, часовой пояс и период: день, полная неделя или полный месяц. Режим рабочего утра включает в понедельник пятницу и выходные.

Сравнение показывает изменение к сопоставимому предыдущему периоду. Текущие срезы — например, сделки в работе — не сравниваются с выдуманными прошлыми значениями. Для небольшой базы отдельно показана оговорка.

Командные отчеты рассчитываются с правами подключившего администратора: выбирайте получателей, которым разрешено видеть эти данные. В личном режиме используются права самого сотрудника и только его ответственность. Каждый личный получатель должен один раз открыть приложение.

Проверьте цифры до отправки

Предпросмотр учитывает текущие настройки, в том числе еще не сохраненные. В каждом блоке можно открыть объяснение расчета. Ошибки доступа и недоступные показатели не подменяются нулями. Частичная сводка отмечается предупреждением; если недоступны все показатели, отправка отменяется.

Журнал показывает результат доставки. На один отчет, период и получателя выполняется одна попытка. Неопределенный результат отправки автоматически не повторяется, чтобы не создавать дубли.

Первый отчет после установки

1. Установите приложение от имени администратора.
   
2. Нажмите «Отчет по шаблону» и выберите подходящий сценарий.
   
3. Укажите команду, получателей, период, время и часовой пояс.
   
4. Нажмите «Создать и проверить», сверьте цифры с CRM.
   
5. При необходимости измените фильтры и формулы в конструкторе, сохраните и снова проверьте сводку.
   
6. Включите расписание после проверки. Дни отправки можно изменить в конструкторе.