Файлы из комментариев: автосохранение в множественное поле

Приложение для Битрикс24, которое автоматически переносит вложения из комментариев карточки в отдельное множественное поле.

Подойдёт компаниям, где сотрудники регулярно прикладывают файлы не в поля карточки, а прямо в комментарии:
КП, счета, акты, договоры, платёжки, приложения, Excel-файлы, PDF, изображения и другие документы.

Особенно полезно, если эти файлы потом нужно:

• быстро находить в карточке;

• передавать в бизнес-процессы Битрикс24;

• использовать в заданиях, письмах, роботах и других сценариях автоматизации;

• хранить не только в ленте, но и в структурированном виде в карточке CRM или смарт-процесса.

• Собирает вложения из новых комментариев карточки

• Автоматически записывает их в отдельное множественное поле

• Поддерживает Лиды, Сделки, Контакты, Компании и Смарт-процессы

• Не требует настроек после установки

• Не перезаписывает старые файлы — новые просто накапливаются в поле

Лендинг приложения:https://filesfromcomments.digitalforsales.ruТекстовая версия видео:https://digitalforsales.com/case/fajly-iz-kommentariev-avtosohranenie-v-mnozhestvennoe-pole

Очень часто хронологическая лента в карточке Битрикс24 используется не только для комментариев и коммуникаций, но и для загрузки различных файлов.

На практике это неудобно: файл лежит в комментарии, его нужно искать в ленте, а затем вручную скачивать и повторно прикладывать туда, где он действительно нужен.

С точки зрения дальнейшей работы с документами правильнее, когда файлы хранятся в поле карточки. Так их проще найти, показать сотруднику, использовать в автоматизации и передать дальше по процессу.

Именно для этого и создано приложение. Оно автоматически проверяет новые комментарии и, если в них есть вложения, сохраняет эти файлы в отдельное множественное поле карточки.

Результат: файлы больше не “теряются” в комментариях и становятся частью структуры карточки.

Во многих компаниях сотрудники по привычке добавляют документы именно в комментарии. Даже если есть отдельное поле и даже если об этом просили.

Это нормальный рабочий сценарий: люди действуют так, как им быстрее и привычнее. Но для компании это создаёт неудобства:

• документы приходится искать в ленте;

• их сложно использовать в процессах;

• файлы нельзя удобно подхватить в автоматизации;

• важные вложения оказываются не там, где их ожидают увидеть.

Приложение решает эту проблему без перестройки привычек сотрудников.
Они продолжают работать как обычно, а система сама переносит файлы в нужное место.

Процесс согласования счетов на оплату организован на базе смарт-процесса. Инициатор добавляет в ветку комментариев файл платёжки или счёта, оставляет пояснение и закрепляет комментарий.

Сотрудники, участвующие в согласовании, получают задания в рамках бизнес-процесса Битрикс24. Но в описание задания нельзя удобно подхватить файл прямо из комментария. В итоге согласующим приходится каждый раз переходить в карточку элемента, искать вложение и возвращаться обратно.

Попытки перестроить процесс и приучить пользователей загружать файл только в специальное поле не дали стабильного результата.

Решением стало приложение, которое автоматически забирает файл из комментария и сохраняет его в поле карточки смарт-процесса. А уже из этого поля файл можно использовать дальше — например, передавать в описание задания, письмо или другой этап процесса.

Итог: для сотрудников процесс не меняется, а для компании согласование становится удобнее, быстрее и аккуратнее.

Приложение особенно полезно, если вы хотите:

• собирать все документы из комментариев в одном месте;

• автоматически сохранять файлы из хронологии в карточке CRM;

• передавать вложения из комментариев в задания бизнес-процессов;

• использовать файлы из комментариев в роботах, письмах и других действиях;

• не просить сотрудников каждый раз загружать документ “правильно” в отдельное поле;

• хранить историю документов по Лиду, Сделке или смарт-процессу в структурированном виде.

Типовые примеры:

• согласование счетов;

• сбор КП и договоров по сделке;

• хранение приложений и актов в карточке;

• накопление всех документов по заявке в смарт-процессе;

• подготовка файлов для следующих шагов автоматизации в Битрикс24.

После установки в пользовательские поля Лидов, Сделок, Контактов, Компаний и Смарт-процессов автоматически добавляется множественное поле «Файлы из комментариев».

Дальше приложение работает само:

• отслеживает новые комментарии;

• проверяет, есть ли в них вложения;

• сохраняет найденные файлы в одноимённое поле карточки.

Никаких настроек с вашей стороны не требуется.

Если в комментарии несколько файлов, приложение сохранит их все.
Если новые файлы добавляются позже, они просто будут накапливаться в поле.

Это удобно и как визуальный сценарий, и как технический:

• можно вывести поле на карточку и видеть все документы слева;

• можно использовать поле только как источник файлов для автоматизации;

• можно передавать файлы дальше в роботы Битрикс24, задания, письма и другие процессы.

Если какой-то файл больше не нужен, его можно удалить из поля вручную. Приложение не будет возвращать его обратно, потому что логика срабатывает только в момент появления нового комментария.

В текущей версии приложения файлы начинают записываться только для новых комментариев, созданных после установки.

Комментарии, которые были оставлены раньше, автоматически не обрабатываются.

Это важно учитывать при запуске: если вы устанавливаете приложение сегодня, то оно начнёт собирать файлы именно с этого момента.

• Без настройки — поставили и сразу работает

• Без ручной перекладки файлов — не нужно скачивать и загружать заново

• Без ломки привычек сотрудников — они продолжают писать комментарии как обычно

• Удобно для автоматизации Битрикс24 — файл уже лежит в поле карточки

• Удобно для поиска — документы собраны в одном месте, а не разбросаны по ленте

• Поддерживает несколько файлов — поле множественное, ничего не теряется

Варианты решения работают на тарифах, где доступен соответствующий функционал.

• В Лидах, Сделках, Контактах и Компаниях — на всех тарифах

• В Смарт-процессах — на тарифах не ниже Профессионального

Перенесли приложение на более мощный сервер X5.

Это особенно важно для стабильной фоновой обработки комментариев и файлов, когда приложение используется активно и на большом количестве карточек.

ТОП-10 вопросов и ответов о приложении

Для чего нужно автосохранение файлов из комментариев?

Чтобы не терять загруженные в комментарии файлы и автоматически сохранять их в специальное множественное поле. Это делает работу с документами удобнее и исключает ручные действия.

Какие сущности поддерживает приложение?

Все основные CRM-сущности: Лиды, Сделки, Контакты, Компании и Смарт-процессы. Везде приложение автоматически добавляет свое служебное поле.

Что происходит после установки приложения?

В карточках автоматически появляется поле «Файлы из комментариев». Приложение сразу начинает отслеживать новые комментарии и переносить из них файлы в это поле.

Нужно ли что-то настраивать?

Нет, приложение полностью работает без настроек. Достаточно просто установить его — вся логика включается автоматически.

Обрабатываются ли старые комментарии?

Текущая версия переносит файлы только из новых комментариев. В следующем релизе появится робот, который позволит переработать старые карточки и выгрузить из них файлы.

Можно ли удалить файл из поля, если он больше не нужен?

Да, файл можно удалить вручную. Приложение не будет возвращать его обратно, потому что перенос выполняется только в момент создания комментария.

Что происходит, если комментарий содержит несколько файлов?

Все загруженные файлы будут автоматически добавлены в поле. Поле множественное, поэтому файлы накапливаются и не перезаписывают друг друга.

Можно ли использовать эти файлы в бизнес-процессах?

Да, поле подходит для передачи файлов в задания, письма, роботов и другие сценарии. Это один из основных кейсов использования приложения.

Зачем переносить файлы из комментариев в поля?

Файлы в ленте легко потерять, и их неудобно использовать в процессах. Перенос в поле делает работу упорядоченной и позволяет автоматически использовать документы дальше.

На каких тарифах работает приложение?

Во всех CRM-сущностях работает на любом тарифе, а в смарт-процессах — начиная с тарифа «Профессиональный».

Полезные приложения для администраторов и интеграторов