Цветные метки и бейджи с фильтрами и роботами/активити в CRM и смарт-процессах

Обычные текстовые поля видны не так наглядно, а один и тот же набор признаков нередко нужен сразу в сделках, лидах, контактах, компаниях и смарт-процессах.

Приложение для Битрикс24 «Цветные бейджи CRM» помогает создать единый справочник цветных меток, определить, где каждая из них доступна, и назначать бейджи прямо в карточках CRM вручную либо автоматически через роботов и активити бизнес-процессов.

Менеджер видит короткую цветную плашку прямо в карточке, руководитель получает единые правила обозначений, а администратор может использовать значения бейджей в фильтрах CRM и автоматизации Битрикс24.

Не грузится видео? Смотрите обзор на RUTUBE | YouTube | VK Видео

Приложение объединяет настройку, выбор, автоматизацию и контроль цветных меток CRM в одном месте.

Возможности приложения:

• единый справочник бейджей с названием, кратким описанием, цветом фона, цветом текста и порядком вывода;
  
• архивирование устаревших значений без удаления их из истории операций;
  
• создание наборов, которые определяют, какие бейджи доступны и где их разрешено использовать;
  
• настройка мест использования для сделок, лидов, контактов, компаний и доступных смарт-процессов;
  
• множественный выбор бейджей прямо в CRM-карточке с сохранением выбранных значений одной кнопкой;
  
• компактное отображение цветных плашек без лишнего пустого пространства;
  
• служебные CRM-поля «Бейджи» и «Цвета» для использования значений в штатных фильтрах и других механизмах CRM;
  
• отдельное множественное файловое поле «Бейджи для канбана»: для каждого выбранного бейджа приложение создаёт отдельную цветную плашку-изображение, которую можно вывести на карточке канбана;
  
• робот «Изменить цветной бейдж CRM» для автоматического назначения или снятия одного выбранного бейджа;
  
• активити приложения для бизнес-процессов Битрикс24;
  
• использование бейджей в собственных умных сценариях Битрикс24 для одной или нескольких выбранных карточек;
  
• журнал подтверждённых операций с постраничным просмотром до 15 записей на странице;
  
• проверка подключения и безопасное восстановление технических полей смарт-процесса, когда это действительно требуется.
  

Приложение помогает не просто добавить цвет в CRM, а создать понятную систему визуальных обозначений, одинаковую для всей команды.

Справочник и наборы решают разные задачи.

Бейдж — это конкретная цветная отметка, например «Москва», «Россия», «Срочно», «Важно» или «Проверка». Для каждого бейджа задаются внешний вид, название и описание.

Набор — это правило доступности. В наборе выбирают несколько бейджей и указывают, в каких CRM-сущностях или смарт-процессах их можно использовать.

Сам набор не назначается на карточку и не отображается в ней. Он отвечает на вопрос: какие конкретные бейджи разрешено увидеть и выбрать в этой карточке.

Например, можно создать набор «Города для сделок» с бейджами «Москва» и «Санкт-Петербург» и разрешить его только для сделок.

Другой набор «Статусы проверки» может содержать «Проверка» и «Важно» и использоваться в лидах, компаниях и конкретном смарт-процессе.

Если для одного места использования подходят несколько наборов, пользователь увидит бейджи из всех таких наборов.

Такой подход помогает не смешивать нерелевантные значения, но при этом централизованно управлять доступными цветными метками для разных направлений CRM.

Менеджеру по продажам важно быстро увидеть, чем текущая сделка отличается от остальных.

Руководителю отдела продаж нужно, чтобы одинаковые признаки обозначались одинаково, а не записывались каждым сотрудником по-разному.

Администратору Битрикс24 важно ограничить доступные значения по смыслу и не создавать десятки несвязанных пользовательских полей.

Без единой системы сотрудники часто используют комментарии, произвольные текстовые поля или внутренние договорённости. В результате появляются разные варианты написания, важные признаки теряются среди других данных, а CRM становится сложнее воспринимать визуально.

Цветные метки и бейджи CRM дают короткий, наглядный и управляемый способ выделить нужную карточку и быстро увидеть важный признак.

• Единый справочник цветных бейджей для разных CRM-сущностей;
  
• наглядные цветные метки прямо в карточке;
  
• возможность разрешить один бейдж сразу в нескольких местах или ограничить его конкретной сущностью;
  
• несколько бейджей можно выбрать вручную за одно сохранение;
  
• поддержка сделок, лидов, контактов, компаний и смарт-процессов;
  
• отдельное поле «Бейджи для канбана» для вывода цветных плашек на карточках канбана;
  
• роботы и активити для автоматического назначения и снятия меток;
  
• использование в собственных бизнес-процессах и умных сценариях Битрикс24;
  
• значения дополнительно выводятся в CRM-поля и доступны для штатной фильтрации;
  
• архивные значения сохраняются в истории;
  
• журнал операций помогает контролировать выполненные действия.
  

Бизнес-кейс

Руководитель отдела продаж хочет видеть на карточках сделок и смарт-процесса две понятные отметки: «Москва» и «Россия».

В справочнике он создаёт оба бейджа, задаёт цвета, затем добавляет их в набор и отмечает места использования: «Сделки» и нужный смарт-процесс.

После этого менеджер открывает карточку, нажимает на поле «Цветные бейджи», отмечает один или несколько доступных вариантов и сохраняет результат.

На карточке сразу появляются цветные плашки. Если в канбане нужно видеть такие же визуальные обозначения, администратор выводит в настройках карточки канбана поле «Бейджи для канбана». Для каждой выбранной метки в нём будет отдельное изображение-плашка.

Если метка должна назначаться автоматически, администратор добавляет в свой умный сценарий робота приложения и выбирает действие «Назначить» или «Снять» для конкретного бейджа.

В результате сотрудники видят одинаковые обозначения, нужные значения доступны только в подходящих CRM-сущностях, а ручная и автоматическая работа используют одну систему меток.

Приложение особенно полезно:

• в сделках для обозначения приоритета, региона, сегмента клиента или внутреннего статуса;
  
• в лидах для быстрой квалификации и распределения внимания менеджеров;
  
• в контактах и компаниях для устойчивых признаков клиента, которые удобно видеть сразу;
  
• в смарт-процессах для визуального разделения записей по типу, направлению, проверке или другому признаку;
  
• в канбане, когда важно видеть цветные плашки непосредственно на карточках сделок, лидов или других CRM-сущностей;
  
• в роботах Битрикс24, когда метка должна назначаться или сниматься автоматически;
  
• в бизнес-процессах, где цветной бейдж является частью автоматического сценария;
  
• в умных сценариях Битрикс24 для обработки выбранных карточек;
  
• в CRM-фильтрах по служебным полям «Бейджи» и «Цвета».
  

Это делает приложение полезным не только как инструмент визуальной разметки, но и как часть автоматизации CRM Битрикс24.

1. Откройте приложение и перейдите на вкладку «Справочник».
   
2. Нажмите «Новый бейдж», задайте название, при необходимости добавьте краткое описание, укажите порядок и цвета, затем сохраните.
   
3. Перейдите на вкладку «Наборы и места использования» и нажмите «Создать набор».
   
4. Укажите название набора, выберите нужные бейджи и отметьте места использования: CRM-сущности и необходимые смарт-процессы.
   
5. Сохраните набор. В его строке будет видно, какие бейджи в него входят и где они доступны.
   
6. Откройте карточку нужной сущности. Нажмите на поле «Цветные бейджи», отметьте нужные варианты и нажмите «Сохранить».
   
7. Если нужно отображать бейджи в канбане, добавьте поле «Бейджи для канбана» в настройки отображения карточки канбана. Поле заполняется приложением автоматически: один выбранный бейдж соответствует одной цветной плашке-изображению.
   
8. Для автоматизации создайте на стороне Битрикс24 свой умный сценарий, добавьте робот или активити приложения, выберите конкретный бейдж и нужное действие.
   
9. При необходимости откройте вкладку «Журнал», чтобы посмотреть подтверждённые операции.
   

Права доступа и безопасность

Справочник и наборы настраивает пользователь с административными правами приложения. Обычные пользователи работают только с теми бейджами, которые доступны для конкретной карточки.

Приложение не создаёт отдельный собственный инструмент массовой обработки CRM-карточек. Для массового запуска используются штатные умные сценарии Битрикс24, которые пользователь собирает самостоятельно.

Данные о назначениях ведутся приложением как источник истины, а служебные CRM-поля используются как проекция для отображения и фильтрации.

Поле «Бейджи для канбана» — техническое поле отображения. Оно автоматически получает отдельные изображения выбранных цветных бейджей и предназначено для настройки вида карточек в канбане.

При настройке технических полей смарт-процесса приложение восстанавливает только собственные служебные поля и не изменяет другие CRM-поля.

• Сначала создайте бейджи, затем добавьте их в набор и укажите места использования. Бейдж без подходящего набора не появится среди новых вариантов в карточке.
  
• Набор не является значением карточки. В карточке, роботе и активити выбирается конкретный бейдж.
  
• Вручную в карточке можно выбрать несколько бейджей за один раз.
  
• В одном роботе или активити выбирается один бейдж. Если нужно автоматически поставить несколько отметок, добавьте несколько действий в свой сценарий.
  
• Для смарт-процесса нужно выбрать именно тот процесс, где должны быть доступны значения. Если на портале несколько смарт-процессов, каждый отображается как отдельное место использования.
  
• Не архивируйте бейдж, который ещё нужен для новых назначений. Архивное значение сохраняется в истории, но не предназначено для нового выбора.
  
• Служебные поля «Бейджи» и «Цвета» подходят для фильтров и интеграционных сценариев. Для обычной ручной работы используйте поле «Цветные бейджи».
  
• Поле «Бейджи для канбана» не нужно заполнять вручную: оно обновляется приложением после сохранения выбранных цветных бейджей.
  
• Для отображения в канбане пользователь самостоятельно добавляет поле «Бейджи для канбана» в настройки карточки канбана. В обычной CRM-карточке это техническое поле при необходимости можно скрыть.
  

Если что-то не получается

Проверьте, что он не архивирован, добавлен хотя бы в один набор и этот набор разрешён для текущей CRM-сущности или смарт-процесса.

Нажмите на поле, выберите нужные варианты и сохраните. Если карточка редактируется в штатном режиме Битрикс24, завершите сохранение самой карточки.

Проверьте, что в настройках карточки канбана добавлено поле «Бейджи для канбана». После сохранения цветных бейджей приложение создаёт для него отдельное изображение каждой выбранной метки.

Добавьте несколько роботов или активити в один пользовательский сценарий. Каждое действие назначит или снимет один конкретный бейдж.

Используйте функцию «Восстановить подключение» только для технических полей смарт-процесса. После успешного завершения повторно нажмите «Проверить подключение». Если проблема сохраняется, не запускайте восстановление многократно — проверьте права администратора и настройки выбранного смарт-процесса.

«Цветные бейджи CRM» добавляют в Битрикс24 управляемую систему визуальных CRM-обозначений.

Вы получаете возможность:

• создать единый справочник цветных меток;
  
• настроить доступность бейджей отдельно для сделок, лидов, контактов, компаний и смарт-процессов;
  
• выбирать несколько цветных бейджей прямо в карточке CRM;
  
• выводить отдельные цветные плашки на карточках канбана через поле «Бейджи для канбана»;
  
• автоматически назначать и снимать метки через роботов и активити Битрикс24;
  
• использовать бейджи в бизнес-процессах и умных сценариях;
  
• применять значения в штатных CRM-фильтрах;
  
• контролировать подтверждённые действия через журнал.
  

Вопросы и ответы

Что делает приложение «Цветные бейджи CRM»?
Приложение позволяет создавать цветные метки и использовать их в сделках, лидах, контактах, компаниях и смарт-процессах. Бейджи помогают быстро выделять важные признаки карточки и использовать единые обозначения для всей команды.

Можно ли назначить несколько бейджей одной карточке?
Да. При ручной работе в карточке можно выбрать сразу несколько доступных бейджей и сохранить их одним действием.

Где можно использовать цветные бейджи?
Бейджи можно использовать в сделках, лидах, контактах, компаниях и доступных на портале смарт-процессах. Для каждого набора можно отдельно указать нужные места использования.

Можно ли автоматически назначать и снимать бейджи?
Да. Для этого в приложении предусмотрен робот «Изменить цветной бейдж CRM», а также активити для бизнес-процессов. В одном действии выбирается один конкретный бейдж и операция – назначить или снять.

Можно ли поставить несколько бейджей автоматически?
Да. Для этого нужно добавить в сценарий несколько роботов или активити – по одному действию для каждого бейджа.

Что такое наборы и зачем они нужны?
Набор определяет, какие бейджи доступны в конкретных CRM-сущностях или смарт-процессах. Сам набор на карточку не назначается – пользователь выбирает конкретные бейджи, входящие в него.

Можно ли использовать бейджи в фильтрах CRM?
Да. Приложение создаёт служебные поля «Бейджи» и «Цвета», значения которых можно использовать в штатных фильтрах и других механизмах CRM.

Что произойдёт, если архивировать бейдж?
Архивный бейдж сохраняется в истории и существующих операциях, но больше не предназначен для новых назначений.

Можно ли использовать приложение для массовой обработки карточек?
Собственного массового интерфейса у приложения нет. Для обработки нескольких выбранных карточек можно использовать штатные умные сценарии и добавить в них робот или активити приложения.

Почему нужный бейдж может не отображаться в карточке?
Проверьте, что бейдж не архивирован, добавлен хотя бы в один набор и этот набор разрешён для текущей CRM-сущности или нужного смарт-процесса.