Журнал документов

Журнал документов — реестр документов компании внутри Битрикс24. Не ещё одна система, в которую нужно заходить отдельно: журнал живёт в портале, открывается из левого меню и из карточек CRM.

Документ — это карточка с реквизитами, а не строка с файлом

У каждого типа документа свои поля: у договора — сумма, предмет, срок и способ подписания, у входящего — отправитель и его номер, у доверенности — кому выдана и до какого числа. Свои статусы, своя нумерация, свои блоки карточки: контроль сроков, бумажный оригинал, конфиденциальность.

Нумерация по правилам компании

Шаблон номера собирается из префикса, года, месяца, кода юрлица и счётчика с ведущими нулями: Д-2026/0001, Вх-15, 7-к. Счётчик сбрасывается по году или месяцу и ведётся отдельно по каждому юрлицу. Номер можно ввести вручную (входящие приходят со своим) или зарезервировать заранее, когда он нужен в печатной форме раньше самого документа. Аннулированный документ сохраняет номер — дыр в нумерации не бывает.

Документы генератора CRM попадают в журнал сами

Если в компании уже пользуются штатным генератором документов, менять ничего не нужно. Созданный в сделке договор появляется в журнале сам — с номером штатного нумератора, контрагентом, вашим юрлицом и привязкой к сделке. Ссылки на PDF и DOCX видны в карточке. Документы, созданные до установки, переносятся разово, с выбором периода.

Сроки под контролем

Контрольные даты — срок исполнения, окончание договора, срок доверенности — напоминают о себе в центре уведомлений Битрикс24: за 30 и 7 дней, в день наступления и при просрочке. Пороги настраиваются. Напоминание уходит ответственному, контролёру и наблюдателям. Договор с автопролонгацией продлевается сам. Дата окончания ближайшего договора записывается в карточку компании и работает в штатных фильтрах CRM.

Хранение на выбор

Документы могут храниться только в приложении, дублироваться в универсальный список или жить в смарт-процессе — там у типа документа своя воронка, а у его статусов — стадии. На смарт-процессе настраивают согласование: канбан, роботы и права CRM работают с документами журнала как с обычными элементами. Статус, выставленный роботом, виден в журнале, и наоборот.

Перенос старого реестра и выгрузка

Реестр, который вели в Excel, переносится целиком: колонки подбираются по названиям, предпросмотр показывает, что куда ляжет, повторная загрузка ничего не задваивает. Обратно журнал выгружается в Excel по текущим фильтрам — ровно то, что видит сотрудник со своими правами.

Права

Роли с уровнями «свои / подразделение / все» по каждому типу, отдельно на просмотр, изменение, регистрацию и аннулирование. Права нескольких ролей складываются в пользу сотрудника. Отдельное поле можно скрыть или закрыть на запись: скрытой суммы не видно ни в журнале, ни в карточке, ни в выгрузке. Поверх ролей — флаг «конфиденциально» и полная история изменений с возможностью отменить правку.

Роботы автоматизации

«Зарегистрировать документ», «Зарезервировать номер», «Сменить статус» — в сделках, лидах, предложениях, счетах и смарт-процессах. Робот регистрации возвращает номер и ссылку, чтобы следующие шаги подставили их в письмо или печатную форму. В компаниях и контактах роботы приложений недоступны — это ограничение платформы.

Работает на телефоне

В мобильном приложении Битрикс24 журнал открывается тем же пунктом меню: список становится карточками, регистрация и фильтр под рукой.

Что приложение не делает

• не создаёт документы по шаблонам — это делает штатный генератор документов Битрикс24, а журнал подхватывает созданное им;
  
• не подписывает документы и не выпускает электронную подпись. Статусы «Подписан», «Действует» — учётные отметки журнала, юридической силы они не меняют;
  
• не передаёт документы контрагентам через ЭДО;
  
• не заменяет маршруты согласования с волнами и заместителями. Журнал умеет менять статус роботом, а сложное согласование настраивают на смарт-процессе;
  
• не хранит документы вместо Диска: файлы лежат на Диске портала, журнал ведёт реестр и права к нему.
  

Требования к тарифу портала, правам и техническим ограничениям — в разделе «Дополнительные условия».