Зачем CRM-система для оптовых продаж и как ее внедрить

Компании, занимающиеся оптовыми продажами, постоянно решают разноплановые задачи: поставка и отгрузка продукции, поиск и коммуникация с контрагентами и клиентами, логистика, управление складом, доставка. Упорядочить и упростить эти бизнес-процессы помогает CRM-система. Программное обеспечение можно настроить под свою специфику, оставив только необходимые функции. В статье расскажем, как выбрать и внедрить подходящую CRM для оптовой торговли.

Зачем нужна CRM-система для оптовых продаж

CRM необходима, чтобы снизить финансовые риски и повысить качество работы с клиентами. Она позволяет:

• автоматизировать рутину и исключить ошибки, причина которых — человеческий фактор;
• упрощать выполнение задач и обработку данных;
• доводить лиды до сделки, удерживать клиента;
• упорядочивать работу отдела продаж и других подразделений;
• контролировать нагрузку персонала, склад, показатели эффективности компании;
• планировать развитие предприятия на основе результатов его деятельности.

Основные возможности

В CRM-системе есть функции, необходимые для оптовых продаж:

• Управление базами данных. CRM собирает сведения о клиентах и контрагентах, сегментирует их по категориям, хранит всю историю взаимодействий с компанией. Менеджеры могут настраивать собственные категории, пользоваться быстрым поиском, вносить изменения в базу и использовать информацию для разработки персональных предложений.
• Составление воронки продаж. Программа показывает движение клиентов по этапам продаж, предоставляет аналитику по каждому уровню и заказчику. На основании данных руководитель корректирует планы, делегирует задачи, прогнозирует объемы работ и прибыли.
• Создание отчетности. CRM собирает статистику по ключевым показателям продаж в едином канале. Это помогает оценить эффективность маркетинга, качество работы персонала и перспективы бизнеса.
Попробуйте CRM Битрикс24
CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами и автоматизирует продажи в вашем бизнесе.
Создать бесплатно
• Упрощение документооборота. В системе предусмотрены шаблоны документов и возможности их автозаполнения. CRM позволяют обмениваться договорами, счетами и актами удобным способом, хранить на Диске, совместно редактировать.
• Интеграции. CRM совместимы с бухгалтерскими сервисами, IP-телефонией и другим ПО для бизнеса. Это помогает расширить поток заявок и объединить все информационные системы в единую сеть.

Как внедрить CRM-систему в оптовой торговле

При выборе CRM отталкивайтесь от специфики бизнес-процессов. Определите основной круг задач и ответьте на вопрос, зачем вам автоматизация.

Учитывайте следующие факторы:

• гибкость настроек и возможность доработать программу под свои задачи;
• интеграции с бухгалтерским ПО, интернет-магазинами и другими сервисами;
• наличие модулей для работы со складами;
• настройка уровней доступа;
• автозаполнение документов, например, копирование реквизитов из карточек клиентов в бланки;
• бесплатный пробный период и материалы для обучения;
• защита данных клиентов;
• качество техподдержки и бесплатные обновления.

Чтобы оперативно подключить сервис и обучить сотрудников, есть два пути. Вы можете произвести настройку самостоятельно, а необходимую информацию по использованию CRM взять на сайте разработчика — в разделе помощи часто есть полезные обучающие видео. Также можно воспользоваться услугами команды по запуску CRM — такую услугу предоставляют разработчики. Например, с внедрением CRM Битрикс24 помогают партнеры компании.

В процессе запуска CRM расскажите своим специалистам о выгодах от использования ПО и обучите их работать в программе. Сначала протестируйте систему на одном отделе, отследите, какие вопросы возникают, каких функций не хватает и доработайте ПО самостоятельно или силами разработчика/интегратора. Если пилотный запуск прошел успешно, внедряйте CRM в другие отделы компании.

Как оценить эффективность

Разница в результатах работы до внедрения CRM и спустя месяц, полгода и год заключается в следующем:

• рост конверсии;
• уменьшение времени на заключение контракта;
• снижение количества отказов и упущенных сделок;
• повышение уровня удовлетворенности клиентов.

Возможные проблемы

Среди всех потенциальных рисков внедрения CRM наиболее вероятны следующие:

• Неучет специфики компании. Для оптовой торговли требуются определенные функции, например, возможность контролировать складские процессы (поставки, отгрузки продукции), вести рейтинг контрагентов, анализировать товары по уровню продаж и другое. Если ошибиться в выборе CRM, расходы на ее внедрение не окупятся.
• Утечка клиентской базы. Случается, если в системе не предусмотрены разные уровни доступа. Выбирайте CRM с возможностью разделения ролей.
• Медленное обучение персонала. Чем сложнее система, тем дольше сотрудники будут ее осваивать. Тормозит внедрение CRM и отсутствие помощи со стороны руководства. Проблему решат адаптивный интерфейс, система мотивации, обучающие материалы от разработчика.
• Технические неполадки. Чтобы работа не встала в случае сбоя, уточните, насколько быстро отвечает техподдержка, как часто разработчик выпускает обновления.

Пример использования

Оптовый поставщик полипропиленовых труб реализует свою продукцию разным сегментам потребителей — от муниципальных предприятий до крупных промышленных производств. При этом штат компании небольшой, всего 10 человек. Руководитель задумался о расширении клиентской базы, однако анализ бизнес-процессов показал, что имеющиеся ресурсы не смогут покрыть больший поток покупателей.

Менеджеры по продажам были загружены рутиной и обработкой текущих клиентских заявок. Специалисты фиксировали результаты договоренностей во внутреннем файле, затем созванивались со складом и логистическим отделом, чтобы уточнить наличие и запланировать отгрузку. Параллельно готовили счета на оплату, вносили в календарь напоминания по отправке документов, обсуждали условия с бухгалтерией и согласовывали договоры с юротделом.

В таком режиме обрабатывать большой поток заявок и тем более искать новых клиентов отделу продаж было невозможно. Руководство задумалось об автоматизации однотипных действий с помощью CRM.

После выбора и внедрения программного обеспечения удалось ускорить рабочие операции. CRM помогла решить следующие задачи:

• Создание и ведение баз данных. Менеджерам больше не приходится тратить время на заполнение карточки покупателя после каждого разговора с клиентом. А чтобы найти нужного контрагента хватает 20 секунд. Все данные упорядочены, актуальны, находятся под защитой.
• Подготовка документов. Счета, акты, товарные накладные или договоры заполняются теперь CRM, а не сотрудником. Реквизиты вносятся автоматически. Компания настроила свои шаблоны в системе и теперь любой документ можно подготовить за пару минут.
• Обзвон склада и транспортного отдела. После внедрения CRM эту задачу с отдела продаж сняли. Вся информация по сделке доступна заинтересованным сотрудникам в системе. Менеджер видит остатки, склад точно знает, сколько продукции необходимо отгрузить, а транспортный отдел — когда и куда нужно ее доставить. Благодаря автоматически обновляющимся статусам, работники в курсе всех движений в рамках сделки.
• Построение воронки продаж. Сотрудники видят, каким сделкам необходимо уделить внимание в первую очередь. Если задача попала в раздел с просроченными сделками, система отправит уведомление руководителю.

Компания также внедрила планировщик — эта опция помогает не потерять клиента на длительных сделках, напоминая о важном звонке, — и IP-телефонию, которая сохраняет всю историю общения с покупателем и автоматически перенаправляет входящие звонки менеджеру, который ведет клиента. CRM помогла упорядочить рабочие процессы и построить единую схему работы в компании. Это ускорило обработку заявок и закрытие сделок. Через три месяца после внедрения CRM руководство компании отметило, что отгрузок стало больше, число новых клиентов и повторных обращений увеличилось почти на треть. Эффективность работы менеджеров выросла, компания стала получать больше прибыли.