Предприниматели и руководители часто сталкиваются с неожиданными проблемами: клиент меняет условия, поставщик срывает сроки, сотрудник увольняется в разгар проекта. Реагировать на такое можно по-разному. Например, жаловаться на обстоятельства и ждать, пока все решится само.
Также можно искать выход, стараться предвидеть риски и брать ответственность. Второй подход называется проактивным. Рассказываем, чем он отличается от реактивного.
Что такое проактивность
Проактивность — это навык действовать на опережение, влиять на события и не дожидаться, пока обстоятельства заставят что-то предпринять.
Понятие популяризировал американский консультант Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» (1989). По Кови, проактивность — первый и фундаментальный навык, без которого не работают остальные профессиональные и личностные качества.
Пример. Два менеджера, Сергей и Владимир, работают с клиентской базой.
Сергей не задумывается о том, как давно общался с крупным заказчиком. Когда клиент пропадает, менеджер просто ждет, пока покупатель сам напомнит о себе.
Владимир действует иначе: он заранее настроил CRM таким образом, чтобы система напоминала про клиента каждые две недели. Когда приходит уведомление, Владимир готовит персонализированное предложение и связывается с покупателем.
Владимир действует проактивно: не дает клиенту забыть о компании. А вот Сергей рискует потерять покупателя.Важно не путать проактивность с высокой активностью. Можно работать по 12 часов, быстро отвечать на все письма и решать десятки задач, но оставаться реактивным. Так происходит, если все направлено на то, чтобы решить уже возникшие проблемы. Проактивные действия помогают предвидеть и предотвратить риски.
Чем проактивный человек отличается от реактивного
Проактивный человек проявляет инициативу и не ждет указаний. Если возникает сложность, он ищет пути решения. Реактивный человек, напротив, привык действовать по обстоятельствам, подсказкам руководителя и коллег. Он долго раскачивается, не предлагает идеи, не любит брать на себя ответственность.
Кови описывал эту разницу через концепцию круга влияния и круга забот. Все люди думают о двух типах вещей: о тех, что их волнуют, — это круг забот, а также о тех, на которые они реально могут влиять, — круг влияния.
Реактивный человек тратит энергию на круг забот — переживает об экономике, чужих решениях, прошлых ошибках. Проактивный фокусируется на круге влияния — на своих действиях, привычках, отношениях. Вот как эти два подхода выглядят в сравнении:
| Параметр | Проактивный подход | Реактивный подход |
| Отношение к проблемам | Предупреждает о проблемах заранее, ищет решения до того, как ситуацию будет сложно изменить | Ждет, пока проблема станет критической, и только тогда начинает действовать |
| Горизонт планирования | Думает на несколько шагов вперед, просчитывает риски | Живет сегодняшним днем, фокусируется на срочных задачах |
| Фокус внимания | На том, что можно изменить и улучшить | На том, что мешает и что от него не зависит |
| Речевые паттерны | «Я выберу», «я решу», «давайте попробуем» | «Мне пришлось», «ничего не поделаешь», «они виноваты» |
| Ответственность за результат | Берет на себя ответственность, даже если что-то пошло не так. Анализирует ошибки и делает выводы | Ищет внешние причины неудачи: коллеги, клиенты, кризис, конкуренты |
Как проявляется проактивность в работе
Проактивность в бизнесе — это конкретные поведенческие действия и привычки, которые можно заметить в ежедневной работе. Проактивные сотрудники ценятся именно потому, что могут работать самостоятельно, предотвращают проблемы, двигают процессы вперед.
Вот как ведет себя проактивный человек:
Оценивает риски. Не ждет, пока небольшая проблема превратится в большую. Например, замечает, что поставщик начал задерживать отгрузку на день-два, и предупреждает об этом руководителя до того, как срыв сроков повлияет на сделки. Или видит, что клиент стал реже заказывать, и предлагает покупателю персональную скидку, пока тот не ушел к конкуренту.
Предлагает улучшения. Такой сотрудник не жалуется на проблемы. Он выясняет, что можно улучшить, и приходит с конкретным предложением, как это сделать. Например, видит, что документы согласовываются несколько дней, и предлагает сократить количество подписантов с пяти до двух.
Принимает решения в своей зоне ответственности. Проактивный человек не подтверждает с руководителем каждый шаг. Он понимает границы своих полномочий и действует в них самостоятельно. Например, клиент просит скидку 10%, которую менеджер может давать сам. Он согласовывает ее сразу и не тратит время коллег.
Берет ответственность за результат. Если что-то пошло не так, проактивный человек разбирается, что можно было сделать иначе, и учитывает это. Например, проект сдали с задержкой. Вместо того чтобы жаловаться на смежный отдел, он анализирует свою часть работы. Определяет, что можно было сделать быстрее.
Готовится заранее. Перед встречей с клиентом он составляет коммерческое предложение, продумывает возможные возражения и ответы. Когда согласовывают бюджет, готовит расчеты, аргументы и альтернативные варианты.
Проактивность не означает, что нужно вмешиваться в чужие дела или работать за других. Сотрудник, который качественно выполняет свои обязанности и заранее думает о том, что может пойти не так, уже проактивен.
Что мешает быть проактивным
Иногда сотрудник старается и выполняет все поручения, но не проявляет инициативы. Бывает и наоборот: у человека много идей, он весь в делах, но реальной пользы от этого мало. Оба случая — это паттерны поведения, которые мешают быть проактивными. Разберем каждый.
Хаотичная активность. Сотрудник много делает: берется за все задачи, генерирует идеи, участвует во всех обсуждениях. Но эти действия не ведут к результату. Причина в том, что человек не умеет отделять важное от срочного и не понимает, какие действия реально влияют на цель.
Бездействие. Сотрудник видит проблемы, знает, как их решить, но ничего для этого не делает. Или у него есть идеи, но он не делится ими, предпочитает быть исполнителем. Причины такого поведения:
- Страх ошибки. Человек боится, что за неправильное решение его высмеют, и предпочитает ничего не предлагать.
- Привычка ждать указаний. Сотрудник мог долго работать в системе с жесткой иерархией, где решения принимали только руководители. Поэтому он не привык проявлять инициативу и самостоятельно решать проблемы.
- Ощущение беспомощности. Психолог Мартин Селигман назвал это «выученной беспомощностью». Если человек много раз убеждался, что его действия не влияют на результат, он перестает пробовать.
В обоих случаях проблема не в лени или злом умысле. Человек может не понимать, куда направлять усилия. Либо ему мешают страхи и привычки, сформированные прошлым опытом. С такими паттернами поведения можно работать, чтобы сотрудник стал более проактивным.
работайте с файлами в одном месте.
Как развить проактивность команды
Развить проактивность в коллективе требованием быть инициативнее не получится. Нужна системная работа с условиями, в которых находятся сотрудники.
Обозначайте зоны ответственности. Проговаривайте и фиксируйте в регламентах, за что отвечает каждый и какие решения может принимать без согласования с руководителем. Объясняйте, какой результат нужен, и позвольте сотруднику самому выбирать, как его достигнуть.
Анализируйте ошибки. Если недочет случается, разбирайте его вместе с сотрудником: что пошло не так, как избежать этого в следующий раз.
Спрашивайте мнение и учитывайте его. Регулярно собирайте идеи, как улучшить рабочие процессы. Если идея не подходит, объясняйте почему. Не игнорируйте предложения сотрудников — иначе специалисты перестанут высказывать свои мысли.
Ставьте цели по SMART. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени. Когда сотрудник понимает, к какому результату и к какому сроку нужно прийти, он может сам планировать свою работу и предлагать решения.
Поощряйте тех, кто указывает на риски. Публично благодарите сотрудников, которые предвидели проблему и предложили решения. Это показывает остальным, что компания ценит инициативу.
Как развить проактивность в себе
Проактивность действий — это навык, который полезен любому: и рядовому сотруднику, и руководителю. И его можно тренировать самостоятельно. Рассказываем, как это сделать.
Сместите фокус с обстоятельств на действия. Каждый день в любой проблемной ситуации, спрашивайте себя, что можете сделать и как на это повлиять. Возьмите любую рабочую проблему и выпишите три конкретных действия, которые можете сделать.
Следите за речью. Слова отражают мышление. Реактивный человек говорит: «меня заставили», «мне пришлось», «ничего не поделаешь». Проактивный: «я выбираю», «я решу», «давайте подумаем, что можно сделать».
В течение недели замечайте, как вы говорите о своих действиях. Каждый раз, когда ловите себя на реактивной фразе, переформулируйте ее в проактивную.
Выделяйте время на важное, а не только на срочное. В течение дня постоянно возникают срочные дела: ответить на письмо, решить проблему клиента, согласовать документ. На них уходит почти все рабочее время.
Но есть задачи, которые не горят, но важны для долгосрочного результата: спланировать работу в следующем квартале, разобраться в новом инструменте, придумать, как улучшить процесс. На них нужно выделять время отдельно. Например, час каждое утро, когда вас никто не трогает.
Подробнее о том, как расставлять приоритеты, рассказывали в статье о матрице Эйзенхауэра.
Ищите возможность там, где другие видят проблему. Проактивность в работе — это способность заметить, что можно улучшить, и предложить решение. Тренируйте этот навык. Каждый раз, когда сталкиваетесь с неудобством, думайте, как это исправить.
Подводите итоги дня. Каждый вечер тратьте 10-15 минут на три вопроса: что из запланированного сделали, какие действия привели к результату, что можно было сделать иначе. Со временем вы начнете замечать, какие задачи постоянно откладываете, в каких ситуациях ждете, вместо того чтобы действовать, где могли бы повлиять на результат.
Частые вопросы
Начните с малого: предлагайте решения в своей зоне ответственности, там, где вам не нужно согласование. Фиксируйте результаты — показывайте, что ваши идеи сэкономили время или деньги. Когда появятся измеримые успехи, руководитель сможет увидеть пользу ваших идей.
Но если любая инициатива системно наказывается или высмеивается, возможно, дело не в вас. И стоит задуматься, хотите ли вы оставаться в такой компании.
Здоровая проактивность — это про работу в своей зоне ответственности и помощь команде. Токсичная инициатива — когда человек вмешивается в чужие задачи, навязывает свои решения, игнорирует мнение коллег или пытается выделиться за их счет.
Простой способ отличить токсичную инициативу от проактивности — посмотреть на результат. Если от инициативы команда работает быстрее, а проблемы решаются — это здоровая проактивность. Если вокруг идеи возникают споры, коллеги раздражаются, процессов становится больше — скорее всего, это токсичная инициатива.
Лидерство и проактивность не ведут к выгоранию. Проблема возникает, когда человек берет на себя слишком много: чужие задачи, дополнительную нагрузку, ответственность не за свои зоны.
Чтобы не перегружаться, важно уметь говорить нет, делегировать и не браться за все подряд.
Что в итоге
- Проактивность — это навык действовать на опережение. Проактивный человек не ждет, пока проблема станет критической. Он предвидит риски и берет ответственность за результат.
- Подход отличается от реактивного фокусом внимания. Реактивный человек тратит энергию на то, что от него не зависит. Проактивный концентрируется на действиях, которые может совершить прямо сейчас.
- В работе проактивность проявляется через конкретные привычки. Сотрудник оценивает риски заранее, предлагает улучшения, принимает решения в своей зоне ответственности и готовится к встречам до того, как они начнутся.
- Развитию проактивности мешают два паттерна: хаотичная активность и бездействие. В первом случае человек занят, но не движется к цели. Во втором — знает, что делать, но боится ошибиться или привык ждать указаний.
- Развитие проактивности в коллективе происходит через систему. Обозначьте зоны ответственности, разбирайте ошибки без наказания, учитывайте мнение сотрудников и поощряйте тех, кто указывает на риски.
- Проактивность можно тренировать самостоятельно. Смещайте фокус с обстоятельств на действия, следите за речью, выделяйте время на важные задачи и подводите итоги каждого дня.
