Что такое цифровые рабочие места
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Что такое цифровые рабочие места

5 мин
55
Совместная работа
Автоматизация

Рабочее место должно быть удобным. Сидеть в ортопедическом компьютерном кресле перед большим экраном комфортнее, чем на табуретке с ноутбуком на коленях.

Так же и с электронным, или цифровым рабочим местом. Здесь тоже должен быть порядок — совсем как на обычном столе. Иначе придется потратить много времени, чтобы найти нужный документ, ссылку или задачу. В статье расскажем, как и зачем организовывать цифровые рабочие места в компании.

Что такое цифровое рабочее место

Цифровое рабочее место — это раздел в сервисе для совместной работы. Такие рабочие места обычно создают под каждое подразделение компании — сотрудники ведут там задачи и составляют отчеты, а руководители отслеживают результаты своих команд.

Цифровые рабочие места подойдут любому бизнесу, который работает в онлайне. Они особенно нужны командам, которые не ходят в офис, создают масштабные проекты и ведут дела как с компьютера, так и со смартфона.

Как не терять задачи и всё успевать
Гайд от команды Битрикс24

Пример. В цифровое рабочее место «Сервисное обслуживание» пришла заявка по ремонту лифта. Диспетчер проверил информацию и передал ее далее — в подразделение, которое занимается ремонтными работами. Мастер, который должен выехать на заказ, получает уведомление на смартфон и смотрит в приложении, в чем проблема, куда ехать и с кем связываться на месте.

Оказалось, что день в день мастер не сможет починить лифт — нужно заменить деталь. Он передает заявку коллегам, которые ее закажут. Когда деталь приедет, он получит уведомление, заберет ее и вернется, чтобы закончить ремонт.

Давайте вспомним ситуации, с которыми сталкивались сотрудники до цифровизации, и сравним с тем, как они изменились после.

Раньше Сейчас
Сотрудники вручную вносят в таблицы, чем они занимались. Руководитель видит, кто, чем и сколько времени занимался.
Тимлиды путаются, кто за что отвечает. В системе есть проекты, участники и роли: понятно, кто за что отвечает.
Руководители не знают, сколько сделок закрыли менеджеры. Сотрудники пишут о результатах сделок в цифровом рабочем месте, руководители могут посмотреть и проанализировать статистику там же.
Инструкции, контакты клиентов, регламенты и даже важные документы часто лежат не на своих местах. Сотрудникам приходится копаться в архиве или обходить по очереди всех коллег, прежде чем нужные бумаги найдутся. В карточках можно прикрепить любые файлы, чтобы сотрудники не тратили время на поиск. Все, что важно для работы над проектом, хранится в одном месте и доступно всем участникам.

Из чего состоит цифровое рабочее место

Рассмотрим, как устроены цифровые рабочие места, на примере Битрикс24. Они состоят из смарт-процессов — своего рода строительных кубиков. С их помощью пространство для работы настраивают так, чтобы отвечать потребностям самых разных отделов.

Например, для HR-отдела это может быть доска с этапами найма: от отклика до финального собеседования и офера. В карточке кандидата можно указать фамилию и имя, источник заявки, должность и отдел, ожидаемую зарплату. Когда он переходит на следующий этап, карточку перемещают в соответствующую колонку. Так сотрудникам и руководителю проще понять, кто из кандидатов на каком этапе находится. Вот как это выглядит на практике:

Доска с этапами найма

Задачи команд даже одного отдела могут отличаться. К примеру, у рекрутеров, которые нанимают менеджеров по продажам, нет тестового этапа, но есть холодный поиск. А специалистам, которые общаются с разработчиками, нужен дополнительный этап интервью на доске. Чтобы каждой команде было удобно, можно настроить воронки. Сотрудники продолжат работать в одном цифровом месте отдела HR, но в разных воронках, которые кастомизировали под их задачи.

Автоматизированные цифровые рабочие места — один из разделов корпоративного портала. Чтобы планировать нагрузку и управлять задачами, в них можно использовать другие функции сервиса для совместной работы. Например:

  • базы знаний: глоссарии, инструкции, внутренние курсы;
  • планировщики задач: календари, канбан-доски, тайм-трекеры, карточки, бизнес-процессы;
  • интерактивные доски с процессами: например, стадиями разработки сайта, найма сотрудника или публикации поста в социальной сети;
  • способы связи: электронная почта и чаты, звонки, видеоконференции.

Как внедрить цифровые рабочие места

Чтобы создать цифровые рабочие места в Битрикс24, необязательно привлекать программистов — можно справиться и без них. Подготовили пошаговую инструкцию, как это сделать.

Шаг 1. Создайте цифровое рабочее место на портале. Для этого перейдите в раздел Автоматизация → Цифровые рабочие места → Список цифровых рабочих мест. Нажмите кнопку «Создать». Введите название и сохраните рабочее место.

Создайте цифровое рабочее место на портале

Шаг 2. Добавьте и настройте смарт-процесс. Нажмите на кнопку «Создать» во вкладке «‎Смарт-процессы».

Добавьте и настройте смарт-процесс

Шаг 3. Настройте права доступа. По умолчанию доступны две роли, которые могут распределять права: «Менеджер» и «Администратор». Можно создать и дополнительные, например «Руководитель отдела». Создавать много ролей не стоит — будет сложно ориентироваться.

Чтобы создать новую роль, нажмите «Добавить» под списком ролей. Укажите название и сохраните настройки.

Добавьте новую роль

Разные права доступа нужны, чтобы отделы не видели цифровые рабочие места друг друга. Так, менеджер отдела продаж сможет посмотреть только свои смарт-процессы. У него не будет доступа к рабочим местам рекрутеров или бухгалтеров.

Нажмите «Добавить право доступа» под списком сотрудников. Выберите пользователя, отдел компании или участников проекта. Укажите роль. Чтобы настроить права, выберите роль и нажмите на карандаш.

Добавьте роли сотрудникам

Настройте права для выбранной роли и сохраните изменения.

Настройте права доступа

Теперь сотрудники смогут участвовать в смарт-процессах, к которым вы дали им доступ.

Цифровые рабочие места в Битрикс24 доступны в коробочной версии и облачной версии на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз».

Работайте сообща
Держите задачи под контролем и будьте на связи с коллегами, где бы они ни находились. Все в одном месте — Битрикс24.
Узнать подробнее

Что в итоге

  • Цифровое рабочее место сотрудника — это раздел сервиса для совместной работы. Оно помогает автоматизировать процессы и организовать работу разных подразделений.
  • Цифровое рабочее место и смарт-процесс Битрикс24 упрощают коммуникацию между отделами, помогают видеть, на каком этапе задача и где есть сложности.
  • В цифровых рабочих местах Битрикс24 можно использовать другие функции сервиса: канбан-доски, календарь, воронки продаж, роботов.

Автоматизируйте все бизнес-процессы в единой системе CRM
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще