Документы под контролем

«Документы под контролем» — приложение для команд, которые ведут договоры, счета, акты и другие документы в Битрикс24. Соберите данные в отдельных реестрах, свяжите их с CRM и настройте доступ сотрудников до конкретного поля.

Соберите документы в понятную систему
Создайте реестр из готового шаблона: договоры, счета, акты, приказы, письма, коммерческие предложения, заявки, доверенности или сертификаты. Добавьте свои поля — строки, списки, даты, числа, суммы с валютой, файлы, сотрудников, элементы CRM и связи с другими реестрами. Автоматический нумератор присвоит документам номера по вашим правилам.

Найдите нужное и контролируйте сроки
Фильтруйте и сортируйте записи, меняйте ширину и порядок колонок, редактируйте выбранные строки прямо в таблице. Личные настройки сохраняются для каждого пользователя. Реестры можно объединять в разделы меню, а представления таблицы — сохранять для себя или отдела.
Включите подсветку полей даты: просроченные документы будут выделены красным, приближающиеся сроки — жёлтым. Панель показателей покажет количество документов, суммы по валютам и распределение по сотрудникам. Клик по показателю откроет соответствующие записи.

Работайте с документами из CRM
Привязывайте записи к компаниям, контактам, сделкам, лидам и смарт-процессам. Настройте вкладку в карточке CRM: в ней будут видны записи текущего элемента. При создании новой записи из этой вкладки связь заполнится автоматически. Объединяйте документы между реестрами, например договор → счета → акты.

Дайте команде нужный доступ
Назначьте права сотруднику или подразделению. Поля наследуют права реестра; для просмотра и изменения отдельных полей можно задать исключения. Отдельно настраиваются создание, удаление, импорт и экспорт. Права можно копировать и проверять глазами выбранного сотрудника.
В карточке записи доступны история изменений, восстановление значений, комментарии и задачи. Задача получает ссылку на запись. Подписка позволяет выбирать события и поля, об изменении которых нужно уведомлять в Битрикс24. Случайно удалённые записи и реестры можно просмотреть и восстановить из корзины.

Перенесите таблицы и автоматизируйте работу
Импортируйте Excel: сопоставьте колонки, проверьте примеры и выберите, как обрабатывать дубли — пропускать, объединять или заменять. Последние настройки импорта запоминаются для пользователя. Доступные записи можно экспортировать в Excel.
Действия бизнес-процессов создают, изменяют и удаляют записи через обычные поля активити, без заполнения JSON. Настройка печатных форм позволяет автоматически создавать записи на основании документов, сгенерированных по выбранным шаблонам Битрикс24, и обновлять файл при изменении документа. Доступен выбор формы с подписью или без неё.
Файлы выбираются на Диске Битрикс24 или загружаются на него с компьютера. В реестре видны названия и типы файлов; допустимые расширения настраиваются для поля.

С чего начать
После установки откройте приложение, нажмите «Новый реестр», выберите шаблон и настройте поля и права. Затем создайте первую запись или импортируйте таблицу. Подробная инструкция находится внизу приложения.


Приложение предназначено для учёта документов; оно не является оператором ЭДО и не выпускает электронные подписи. Доступность бизнес-процессов, генератора документов и смарт-процессов зависит от вашего тарифа и возможностей Битрикс24.