Сторож сделок

https://t.me/devon_support_bot
График работы: 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.

«Сторож сделок»: первые шаги после установки

Инструкция для администратора портала. Первое правило заработает через пару минут после установки.

1. Установите и откройте приложение

Установите приложение из Битрикс24 Маркетплейс под администратором портала. Установка занимает несколько секунд: приложение подключится к порталу, добавит вкладку «Сторож сделок» в карточку сделки и кнопку в список сделок, а на портале появится пользователь приложения «Сторож сделок» — от его имени будут приходить дела и уведомления.

Приложение доступно в трёх местах:

• в левом меню — «Сторож сделок»;
  
• в списке сделок — кнопка «Сторож сделок»;
  
• в карточке любой сделки — вкладка «Сторож сделок».
  

2. Включите первое правило

При первом открытии приложение предложит три готовых правила:

• «Сделка без дела» — у сделки 2 рабочих часа нет запланированных дел. Менеджер получает дело «Запланируйте следующий шаг по сделке», через день без изменений — уведомление руководителю.
  
• «Зависла на стадии больше 3 дней» — сделка 3 рабочих дня не двигается по воронке. Ответственному — уведомление и запись в таймлайне, через день без движения — уведомление руководителю.
  
• «Нет активности 7 дней» — неделю ни звонков, ни писем, ни дел. Менеджер получает дело «Свяжитесь с клиентом», руководитель — уведомление.
  

1. Нажмите «Включить» на карточке правила.
   
2. Приложение проверит сделки и покажет, на скольких правило сработает прямо сейчас и какие это сделки.
   
3. Выберите, что сделать с уже найденными:
   • «Выполнить действия по всем» — менеджеры сразу получат дела и уведомления;
     
   • «Только отметить» — сделки появятся на экране «Под угрозой», а действия будут выполняться только для новых нарушений. Удобно, если найденных сделок много.
     

Нажмите «Включить правило». Через пару минут проблемные сделки появятся на экране «Под угрозой».

3. Настройте своё правило

Раздел «Правила» → «Новое правило»:

• Название и отсчёт времени — рабочее (только рабочие часы и дни) или календарное.
  
• Когда сделка в опасности — одно из трёх условий и срок в часах или днях.
  
• Какие сделки проверять — воронки, стадии, ответственные или отделы, сумма, пользовательское поле. Пустое поле — без ограничений.
  
• Что сделать — одно или несколько действий: дело, задача, уведомление, сообщение в чат, перенос на стадию, запись в таймлайн. Кнопка { } в текстовых полях вставляет подстановки.
  
• Эскалация — что сделать, если нарушение не исправили за заданное время.
  

Справа правило описано простыми словами. Кнопка «Проверить» покажет, какие сделки нарушают его сейчас. Сохраните правило и подтвердите включение — так же, как на шаге 2.

Подстановки в текстах:

Подстановка	Что вставляется
{deal.title}	название сделки
{deal.amount}	сумма сделки с валютой
{deal.link}	ссылка на сделку
{deal.id}	номер сделки
{stage.name}	текущая стадия
{category.name}	воронка
{responsible.name}	ответственный
{duration}	сколько длится нарушение, например «3 рабочих дня»
{days}	то же в днях, числом
{hours}	то же в часах, числом
{rule.name}	название правила

Сообщения в групповой чат. Выберите чат в действии «Написать в чат» — приложение добавит в него пользователя «Сторож сделок». Выбирайте чат, в котором вы сами состоите.

4. Заполните настройки

Раздел «Настройки»:

• Рабочее время — по умолчанию из настроек календаря Битрикс24 (рабочие дни, часы, праздники); можно задать вручную и выбрать часовой пояс.
  
• Тихие часы — уведомления вне рабочего времени ждут начала рабочего дня.
  
• Сводка — несколько уведомлений одному сотруднику приходят одним сообщением со списком сделок.
  
• Получатели по умолчанию — например, руководитель отдела продаж; в правилах включаются галочкой.
  
• Проверка — как часто проверять сделки и сколько действий выполнять за одну проверку.
  
• Кто может настраивать правила — администраторы портала могут всегда; добавьте сотрудников, которым тоже можно.
  

Что видят сотрудники

Экран «Под угрозой» — открытые нарушения: сделка, ответственный, правило, сумма и сколько времени висит. Сверху — сколько сделок в опасности и на какую сумму, сколько нарушений исправлено за неделю и среднее время реакции. Есть фильтры по правилу, ответственному и воронке и поиск по названию. Каждый сотрудник видит только сделки, к которым у него есть доступ в CRM.

Вкладка в карточке сделки — какие правила сделка нарушает сейчас, что приложение уже сделало и история прошлых нарушений.

«Журнал» — что, когда и по какой сделке сделало приложение, и результат каждого действия.

Как закрывается нарушение

Нарушение закрывается само, как только ситуация исправлена: менеджер запланировал дело, сдвинул сделку, связался с клиентом или сделка закрыта. Изменения приходят по событиям Битрикс24, поэтому сделка уходит с экрана «Под угрозой» почти сразу и попадает во вкладку «Закрытые» с отметкой «Исправлено».

Дело, поставленное самим приложением, следующим шагом менеджера не считается — иначе правило «Сделка без дела» закрывало бы само себя.

Если что-то пошло не так

На экране «Под угрозой» пусто. Нарушений нет или правило ещё не включено: в разделе «Правила» у правила должен стоять переключатель, а не метка «Не включено».

Сделка не исчезает с экрана после действия приложения. Так задумано: сделка уйдёт с экрана, когда менеджер сам запланирует дело, сдвинет сделку или свяжется с клиентом.

Баннер «Приложение потеряло доступ к Битрикс24». Администратору достаточно открыть приложение и нажать «Восстановить доступ».

Сообщение в чат не дошло. Причина будет в «Журнале». Обычно это значит, что пользователя «Сторож сделок» нет среди участников чата.

Нельзя включить четвёртое правило или эскалацию. На бесплатном тарифе — 3 правила и все действия, проверка раз в час, без эскалации. Pro подключается в Битрикс24 Маркетплейс: «Приложения → Мои приложения → Сторож сделок».

Работают не все правила. Закончилась оплата Pro — приложение перешло на бесплатный тариф: работают первые 3 правила, без эскалации, проверка раз в час. Настройки, нарушения и журнал сохранены, после продления Pro заработают все правила.

Данные и удаление

Приложение читает сделки, их незавершённые дела, сотрудников и отделы, воронки и стадии и настройки рабочего времени. Изменяет данные только действиями из ваших правил. На сервере приложения хранятся правила, настройки, список открытых сделок для проверки (без контактов и комментариев), нарушения и журнал; токены доступа — в зашифрованном виде (AES-256-GCM), данные — на серверах в России. После удаления приложения данные портала удаляются через 30 дней.