Поставка, настройка, разработка модулей и бизнес-процессов для Национального исследовательского Томского государственного университета

О компании

Томский государственный университет (ТГУ) — один из ведущих образовательных и научных центров России. Университет был основан в 1878 году и с тех пор стал одним из самых уважаемых и авторитетных учебных заведений в стране. ТГУ активно внедряет современные технологии и инновационные решения для повышения эффективности учебного процесса и управления.

Цели и задачи внедрения

Цель проекта 

Создание и реализация модели распределенной системы электронного документооборота, которая обеспечивает формирование и согласование документов в цифровом виде. 

Задачи проекта

1. Создание физической инфраструктуры модели, которая включает узловые элементы модели в виде программно-аппаратных комплексов, обладающих функциональными возможностями ввода, вывода и репликации данных.

2. Создание структуры электронной базы данных, которая должна быть эффективной, функциональной, обеспечивать целостность, многократный доступ и операционную обработку, масштабируемость, распределение данных и каскадных решений. База данных должна позволять операции на уровне языка SQL.

3. Создание логической и функциональной структуры процессов, на примере служебных записок, распоряжений. Процессы модели должны быть построены на основе исследований маршрутов движения документов в выбранных подразделениях Заказчика.

4. Создание пользовательских интерфейсов, включая: фильтры поиска и поля вывода, папки для отображения документов, которые обеспечивают работу процессов модели.

5. Создание функциональной структуры системы децентрализованного доступа, включая балансировку нагрузки между серверами для поддержки технологии распределенных реестров.

Что было сделано

• Реализована многоуровневая структура. Система создавалась  как многоуровневая структура программно-аппаратных комплексов: «1С-Битрикс24», «1С: Документооборот» и сервисов «Цифрового университета». 
  

• Реализована интеграция с «1С: Документооборот». «1С: Документооборот» обеспечивает работу основных функциональных контуров СЭД с интеграцией в «1С-Битрикс24». 

• Организовано общее цифровое пространство. «1С-Битрикс24» обеспечивает общее цифровое пространство и работу дополнительных функциональных контуров СЭД. 
  

• Созданы программные модули. Функциональная структура процессов состоит из программных модулей, разработанных для поддержки СЭД с использованием REST API «1С-Битрикс24».  Примеры интерфейсов модуля «Электронные командировки» представлен ниже:

• 
  
  

• Налажено взаимодействие с университетскими сервисами. Программные модули «1С-Битрикс24» разрабатываются для взаимодействия с «1С: Документооборот» и сервисами университетов, а также для поддержки новых процессов, связанных с цифровой трансформацией.

• Организован децентрализованный доступ. Система включает децентрализованный доступ, включая балансировку нагрузки между серверами для поддержки технологии распределенных реестров.

В результате цифровой трансформации системы электронного документооборота в Томском государственном университете были достигнуты следующие измеримые результаты:

• Трудозатраты на обработку и управление документами сократились более чем на 50%. Это стало возможным благодаря автоматизации рутинных задач с использованием бизнес-процессов, таких как регистрация, хранение и поиск документов. Сотрудники могут быстро и легко находить нужные документы, что значительно уменьшает время на их обработку и повышает общую продуктивность.

• Эффективность работы сотрудников повысилась на 25% благодаря автоматизации ключевых процессов и улучшению доступа к информации. Система позволяет оперативно обмениваться документами между подразделениями, что ускоряет принятие решений и улучшает координацию работы.

Эти результаты подтверждают, что внедрение системы электронного документооборота в ТГУ было успешным и принесло значительные преимущества для университета. Проект стал значительным шагом на пути к цифровой трансформации университета. Это позволит университету оставаться на передовой технологических достижений и продолжать предоставлять высококачественное образование и проводить исследования.

Отзыв

Томский государственный университет (ТГУ) выражает глубокую благодарность компании ООО «ВебСофт» за успешное внедрение системы электронного документооборота (СЭД) на базе программного продукта «1С-Битрикс24» и «1С: Документооборот».

Специалисты ООО «ВебСофт» продемонстрировали высокий уровень профессионализма и оперативность в работе. Все этапы проекта были выполнены в срок и с должным уровнем внимания к деталям.

Основной целью проекта было создание эффективной и функциональной системы электронного документооборота, которая обеспечивает регистрацию и управление документами в цифровом виде. Благодаря внедрению этой системы, ТГУ достиг следующих значимых результатов:

Проект стал примером успешной цифровой трансформации, объединив технологии, безопасность и удобство для пользователей. Томский государственный университет получил современную систему, которая масштабируется под будущие задачи и соответствует высоким стандартам образования.

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.