Что такое Госключ и как им пользоваться

Что такое «Госключ»

«Госключ» — это мобильное приложение, в котором можно подписывать документы. Работает бесплатно. Пользоваться им могут все: физические лица, самозанятые, ИП и организации.

Чтобы получить секретный ключ на электронную цифровую подпись (ЭЦП), нужен только интернет и подтвержденный профиль на «Госуслугах». Раньше их держали на внешних носителях, например на USB-токенах, а сейчас в самом приложении. Чтобы подписать документы, не нужно ничего кроме смартфона.

Как начать пользоваться «Госключом»:

1. Скачайте приложение на телефон через Google Play, App Store, AppGallery или RuStore. Еще ссылку можно найти на «Госуслугах».
2. Зайдите в приложение через учетную запись «Госуслуг».
3. Ознакомьтесь с руководством и лицензионным соглашением. Кликните на бегунок и нажмите кнопку «Продолжить».
4. Придумайте надежный пароль. Используйте комбинацию, которую точно не забудете. Иначе придется выпускать сертификат заново.

   

5. Когда авторизуетесь в приложении, получите сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее в «Госключе» выдают всем пользователям при регистрации. Для этого просто нажмите «Продолжить».
6. Чтобы получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), нажмите «Получить сертификат УКЭП». Подтвердите личность по биометрии или загранпаспорту нового образца, в МФЦ или через партнерские банки, например Россельхозбанк.

   

   Сертификат будет готов сразу — им уже можно подписывать документы. Подпись действует в течение года, потом ее нужно обновить в приложении.

Зачем нужен «Госключ»

В «Госключе» возможно подписание документов, которые вам прислали через «Госуслуги» или другие системы ЭДО. Вы тоже сможете отправлять бумаги на подпись другим людям. Это быстрее и удобнее — не придется печатать документы и от руки ставить в них подписи.

Подписание документов через «Госключ» юридически равноценно подписи на бумаге от руки. Чаще всего приложение используют в работе с кадрами. Например, чтобы подписать трудовой договор.

У физических лиц то, что можно подписать в «Госключе», зависит от вида электронной подписи. Если у физического лица оформлена НЭП, он сможет, например:

• заключить договор купли‑продажи автомобиля;
• получить ИНН;
• отправить декларацию 3‑НДФЛ;
• подать заявление о регистрации, прекратить работу ИП или ООО с одним учредителем;
• настроить налоговые уведомления.

Если у физлица есть КЭП, возможностей больше:

• подать заявление о постановке на кадастровый учет и зарегистрировать право собственности на недвижимость;
• запретить операции с недвижимым имуществом;
• исправить ошибки в ЕГРН;
• подать заявление на развод;
• получить выписку из реестра налогоплательщиков.

Юридическим лицам перед тем, как подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через «Госключ», нужно назначить ответственного сотрудника. Они могут работать с «Госключом» двумя способами.

1. Представитель компании получает КЭП юрлица — для этого нужна доверенность от работодателя. Этот сотрудник сможет отправлять и принимать файлы от лица фирмы в «Госключе».
2. Фирма подключает приложение к системе ЭДО. Ответственный сотрудник продолжает работать в привычной программе, а файлы уходят на подпись пользователям «Госключа».

Чаще всего «Госключ» применяют в кадровом электронном документообороте (КЭДО). Это система, через которую удаленно подписывают документы с сотрудниками.

Как использовать «Госключ» в КЭДО

1 июня 2023 года начался пилотный проект по использованию «Госключа» в госкомпаниях — к нему присоединилось больше 150 организаций. Сейчас оно необязательно, но приложение планируют использовать во всех сферах, поэтому компаниям и госструктурам лучше подготовиться.

«Госключ» чаще используют кадровые специалисты. Допустим, работник в отпуске, на больничном или в командировке. Обычно, чтобы получить его подпись в документах, приходится ждать, когда он вернется на работу. Но если работодатель использует кадровый ЭДО, а сотрудник — «Госключ», на все уйдет не больше пары минут. После подписания документы хранятся в электронном архиве.

Если у работодателя уже есть система электронного документооборота, «Госключ» можно встроить в нее. Как объединить КЭДО и «Госключ», читайте в инструкциях на портале «Госуслуги».

Какие кадровые документы можно подписывать «Госключом»:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• коллективный трудовой договор;
• договоры о материальной ответственности;
• ученические договоры;
• заявления и приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, отпуске.

В «Госключе» легко понять, где найти документы для подписания. Файл автоматически исчезнет из системы, если его не подписать в течение суток.

Подписанные документы хранятся в приложении всегда, но если вы его переустановите, сертификат аннулируется и все файлы удалятся. Они дублируются на «Госуслугах», но там хранятся только три месяца.

Вот пример, как работает «Госключ» в КЭДО Битрикс24. Компания подает заявку, чтобы получить секретный API-ключ для подключения. С его помощью внедряет «Госключ» в сервис, а сотрудники устанавливают приложение. HR-специалист запускает и отслеживает кадровые процессы: например, прием на работу, перевод на другую должность. Приказ или договор автоматически отправляется нужному сотруднику в приложение «Госключ». Когда он подпишет его электронным ключом, информация в КЭДО Битрикс24 сразу же обновится.

Отправлять файлы каждому по отдельности не придется — можно выбрать сразу несколько человек, целый отдел или филиал. Например, если нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с индексацией зарплаты.

Подписывать заявления и договоры в «Госключе» выгодно компаниям по таким причинам, как:

• документы имеют такую же юридическую значимость, что и печатные;
• снижается нагрузка на отдел кадров;
• меньше риск получить штраф за то, что нет каких-то документов;
• сотрудники моментально получают и отправляют документы из любой точки мира;
• не нужно тратить деньги на выпуск ЭЦП и бумагу;
• можно работать со штатными сотрудниками и самозанятыми.

Частые вопросы