Что такое Госключ и как им пользоваться
Наталья Хайду
Главный редактор
Профессионально увлекаю через контент. С командой Журнала практически с самого основания. Знаю толк в продукте и заражаю читателей интересом к нему с помощью наших статей.

Что такое Госключ и как им пользоваться

Автоматизация

В компаниях каждый день подписывают множество документов: договоры, счета-фактуры, акты, приказы, графики отпусков. Каждый из них нужно пролистать и вручную поставить на нем подпись. Это отнимает много времени, поэтому некоторые компании переходят на электронный документооборот. Чаще всего используют приложение от Минцифры «Госключ» — с ним не нужно распечатывать кипы бумаг и передавать их из кабинета в кабинет. Рассказываем, как работает «Госключ» и как в нем подписывать документы.

Что такое «Госключ»

«Госключ» — это мобильное приложение, в котором можно подписывать документы. Работает бесплатно. Пользоваться им могут все: физические лица, самозанятые, ИП и организации.

Чтобы получить секретный ключ на электронную цифровую подпись (ЭЦП), нужен только интернет и подтвержденный профиль на «Госуслугах». Раньше их держали на внешних носителях, например на USB-токенах, а сейчас в самом приложении. Чтобы подписать документы, не нужно ничего кроме смартфона.

Минцифры запустило приложение в 2021 году. «Госключ» безопасен: он сертифицирован ФСБ и его рекомендуют на официальном сайте «Госуслуг». За три года пользователи приложения оформили около 9,2 млн сертификатов и подписали больше 8,3 млн документов. Только представьте, сколько деревьев остались расти в лесу, а не пошли на бумагу.

Как начать пользоваться «Госключом»:

  1. Скачайте приложение на телефон через Google Play, App Store, AppGallery или RuStore. Еще ссылку можно найти на «Госуслугах».
  2. Зайдите в приложение через учетную запись «Госуслуг».
  3. Ознакомьтесь с руководством и лицензионным соглашением. Кликните на бегунок и нажмите кнопку «Продолжить».
  4. Придумайте надежный пароль. Используйте комбинацию, которую точно не забудете. Иначе придется выпускать сертификат заново.

    Пароль

  5. Когда авторизуетесь в приложении, получите сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Ее в «Госключе» выдают всем пользователям при регистрации. Для этого просто нажмите «Продолжить».
  6. Чтобы получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), нажмите «Получить сертификат УКЭП». Подтвердите личность по биометрии или загранпаспорту нового образца, в МФЦ или через партнерские банки, например Россельхозбанк.

    Получить сертификат УКЭП

    Сертификат будет готов сразу — им уже можно подписывать документы. Подпись действует в течение года, потом ее нужно обновить в приложении.

Зачем нужен «Госключ»

В «Госключе» возможно подписание документов, которые вам прислали через «Госуслуги» или другие системы ЭДО. Вы тоже сможете отправлять бумаги на подпись другим людям. Это быстрее и удобнее — не придется печатать документы и от руки ставить в них подписи.

Подписание документов через «Госключ» юридически равноценно подписи на бумаге от руки. Чаще всего приложение используют в работе с кадрами. Например, чтобы подписать трудовой договор.

У физических лиц то, что можно подписать в «Госключе», зависит от вида электронной подписи. Если у физического лица оформлена НЭП, он сможет, например:

  • заключить договор купли‑продажи автомобиля;
  • получить ИНН;
  • отправить декларацию 3‑НДФЛ;
  • подать заявление о регистрации, прекратить работу ИП или ООО с одним учредителем;
  • настроить налоговые уведомления.

Если у физлица есть КЭП, возможностей больше:

  • подать заявление о постановке на кадастровый учет и зарегистрировать право собственности на недвижимость;
  • запретить операции с недвижимым имуществом;
  • исправить ошибки в ЕГРН;
  • подать заявление на развод;
  • получить выписку из реестра налогоплательщиков.

Юридическим лицам перед тем, как подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) через «Госключ», нужно назначить ответственного сотрудника. Они могут работать с «Госключом» двумя способами.

  1. Представитель компании получает КЭП юрлица — для этого нужна доверенность от работодателя. Этот сотрудник сможет отправлять и принимать файлы от лица фирмы в «Госключе».
  2. Фирма подключает приложение к системе ЭДО. Ответственный сотрудник продолжает работать в привычной программе, а файлы уходят на подпись пользователям «Госключа».

Чаще всего «Госключ» применяют в кадровом электронном документообороте (КЭДО). Это система, через которую удаленно подписывают документы с сотрудниками.

Как использовать «Госключ» в КЭДО

1 июня 2023 года начался пилотный проект по использованию «Госключа» в госкомпаниях — к нему присоединилось больше 150 организаций. Сейчас оно необязательно, но приложение планируют использовать во всех сферах, поэтому компаниям и госструктурам лучше подготовиться.

«Госключ» чаще используют кадровые специалисты. Допустим, работник в отпуске, на больничном или в командировке. Обычно, чтобы получить его подпись в документах, приходится ждать, когда он вернется на работу. Но если работодатель использует кадровый ЭДО, а сотрудник — «Госключ», на все уйдет не больше пары минут. После подписания документы хранятся в электронном архиве.

Если у работодателя уже есть система электронного документооборота, «Госключ» можно встроить в нее. Как объединить КЭДО и «Госключ», читайте в инструкциях на портале «Госуслуги».

Какие кадровые документы можно подписывать «Госключом»:

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • коллективный трудовой договор;
  • договоры о материальной ответственности;
  • ученические договоры;
  • заявления и приказы о приеме на работу, переводе на другую должность, отпуске.

В «Госключе» легко понять, где найти документы для подписания. Файл автоматически исчезнет из системы, если его не подписать в течение суток.

Подписание документа

Подписанные документы хранятся в приложении всегда, но если вы его переустановите, сертификат аннулируется и все файлы удалятся. Они дублируются на «Госуслугах», но там хранятся только три месяца.

Вот пример, как работает «Госключ» в КЭДО Битрикс24. Компания подает заявку, чтобы получить секретный API-ключ для подключения. С его помощью внедряет «Госключ» в сервис, а сотрудники устанавливают приложение. HR-специалист запускает и отслеживает кадровые процессы: например, прием на работу, перевод на другую должность. Приказ или договор автоматически отправляется нужному сотруднику в приложение «Госключ». Когда он подпишет его электронным ключом, информация в КЭДО Битрикс24 сразу же обновится.

Битрикс24 КЭДО + Госключ
Подписывайте кадровые документы онлайн. Без доплат за каждого сотрудника.
Узнать подробнее

Отправлять файлы каждому по отдельности не придется — можно выбрать сразу несколько человек, целый отдел или филиал. Например, если нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с индексацией зарплаты.

Подписывать заявления и договоры в «Госключе» выгодно компаниям по таким причинам, как:

  • документы имеют такую же юридическую значимость, что и печатные;
  • снижается нагрузка на отдел кадров;
  • меньше риск получить штраф за то, что нет каких-то документов;
  • сотрудники моментально получают и отправляют документы из любой точки мира;
  • не нужно тратить деньги на выпуск ЭЦП и бумагу;
  • можно работать со штатными сотрудниками и самозанятыми.

Частые вопросы

Как работает «Госключ»?

В «Госключе» пользователи выпускают сертификаты электронной подписи и подписывают ей онлайн-документы. Чтобы пользоваться сервисом, нужна учетная запись на «Госуслугах». После выпуска сертификата пользователь сможет подписывать электронные договоры, налоговые декларации, заявления и другие документы.

Как подписать документ через «Госключ» в КЭДО?

Это просто, не нужно ничего печатать или проходить процедуру верификации. Вот как подписать документы с помощью «Госключа»:

1. Скачайте приложение на телефон и авторизуйтесь через учетную запись «Госуслуг».
2. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
3. Когда работодатель отправит документы через КЭДО, вам придет уведомление.
4. Перед тем как подписать документ на телефоне в «Госключе», прочтите его.

Обязательно ли использовать «Госключ» в КЭДО?

В системе кадрового электронного документооборота использовать приложение «Госключ» необязательно. Если удобно пользоваться другим сервисом, компания просто открывает сотрудникам доступ к нему. Но работники могут подписать документ электронной подписью и через «Госключ». Перед тем как это сделать, надо интегрировать КЭДО с приложением через API.


Что в итоге

  • «Госключ» — это мобильное приложение, в котором пользователи подписывают электронные документы и подают заявление на государственные услуги. Для этого им нужно зайти в сервис через учетную запись на «Госуслугах» и получить сертификат ЭЦП.
  • Пользоваться «Госключом» могут физические лица и организации. Они подписывают электронной подписью договоры, акты, приказы, заявления.
  • Документы, которые подписали в приложении, равноценны бумагам с подписью.
  • Компании обычно используют «Госключ», чтобы подписывать кадровые документы: трудовые и коллективные договоры, заявления и приказы. Кадровый специалист отправляет документ на подпись, сотрудник получает уведомление и сразу подписывает файл.

Автоматизируйте все бизнес-процессы в единой системе CRM
Получить бесплатно
Наталья Хайду
Главный редактор
Рекомендуем
Показать еще