Зачем CRM система веб-студии

Для чего веб-студии CRM-система

Особенность работы веб-студии заключается в постоянном взаимодействии с заказчиком. Например, в столярной мастерской макет согласовывают один раз и затем пускают в работу. В веб-разработке таких согласований десятки и сотни, а переписка с клиентом в почте измеряется сотнями писем.

Чтобы вести большие проекты, помнить по каждому все детали и фиксировать договоренности, студии понадобится CRM-система. Это программное обеспечение, созданное специально для взаимодействия с клиентами.

Основные возможности CRM для веб-студии

Базовая способность системы — хранить данные клиентов. В карточке в CRM доступна самая полная информация о заказчике: где находится, чем интересовался и что уже заказывал, контакты и история взаимодействия.

Если внедрить IP-телефонию в CRM для веб-студии, вы сможете записывать звонки менеджеров. Переслушивайте записи, чтобы понять, как можно улучшить коммуникацию с клиентами. Интеграция IP-телефонии в CRM позволит веб-студии автоматизировать процесс общения с клиентами, быстрее реагировать на запросы и сделать общение более личным. Рекомендуем подключить её, даже если в вашей студии чаще используются мессенджеры и электронная почта.

Далее возможности системы настраиваются в зависимости от ваших нужд и особенностей бизнеса. В веб-студии, как правило, параллельно над одним проектом работает сразу несколько человек. Как минимум это разработчик, дизайнер и проджект-менеджер. При этом и самих проектов может быть несколько, и работа по каждому ведётся одновременно несколькими командами. Чтобы за всем уследить, настройте в CRM диаграмму Ганта. Это инструмент для планирования, который наглядно показывает процессы и сроки по каждому этапу. Подробно о внедрении читайте в материале «Как использование диаграммы Ганта решает проблемы планирования проектов».

Важное умение CRM, которое пригодится веб-студии, — автоматизация бизнес-процессов. Система напомнит о заявках от клиентов, чтобы в потоке задач никто не остался без внимания. А результаты автоматизации и тандемной работы автоматики и человека вам покажет встроенная аналитика.

И не стоит забывать о том, за что CRM любят все. Это интеграции с сайтом, социальными сетями и мессенджерами, чтобы собирать заявки, быстро на них отвечать и сообщать клиентам о выполненных по проекту задачах.

Далеко не последнее умение системы — ведение документооборота. CRM поможет юристам, бухгалтерии и менеджерам чувствовать себя увереннее. Они будут точно знать, что ни о чем не забыли и все процессы идут, как надо.

Пять аргументов в пользу CRM-системы для веб-студии

Вот пять преимуществ CRM-системы перед работой в документах и разрозненных таблицах.

Порядок в задачах по каждому клиенту

Ни одна общая папка на сервере или набор текстовых файлов не обеспечит такого уровня хранения документов по проекту, как CRM. Человеческий фактор, который сыграет роль рано или поздно (кто-то забудет положить макет в папку или случайно что-то удалит) полностью исключен при работе в автоматизированной системе.

Дополнительный плюс — защита личных данных и всех файлов.

Быстрое восстановление истории общения с заказчиком

Даже если менеджер, ведший клиента, уволился или ушел в отпуск, подхватить его задачи будет несложно: система отображает всю историю общения, записи разговоров и обмен файлами. Не придется просить личные пароли или бояться, что контакт прервется.

За счет этого вы добьетесь качественной персонализации. Клиент будет чувствовать, что вы в курсе всех его проблем, всё помните и всегда готовы прийти на помощь. И тогда он будет выбирать вас снова и снова.

Удобное управление счетами и оплатами

Вся воронка продаж с этапами сделки по каждому проекту всегда перед глазами. Акт и оплата по каждому этапу, отчет и статус — всё в одном месте. Это удобно как для работы, так и для контроля финансов со стороны руководства.

В CRM также должна быть возможность создавать и отправлять счета. Кроме того, в системе можно настроить функцию оплаты счетов онлайн, чтобы упростить процесс для клиентов.

Меньше рутины

За счет автоматизации базовых процессов и частых однообразных задач у персонала веб-студии будет больше свободного времени. Они будут тратить его на поиск и привлечение новых клиентов, креативные задачи, а вы сможете проследить за этим при помощи CRM. Время сотрудников — это ваши деньги, соответственно, всё, что вы сэкономили, вы заработали.

Более точная аналитика

Она встроена в CRM. В любой момент вы сможете посмотреть приход, воронки продаж, стоимость каждого проекта, цену привлечения клиента и многое другое. Это позволяет выстраивать эффективный маркетинг, тратить рекламные деньги только на то, что реально работает и выявлять наиболее эффективные стратегии продаж. Если вам нужна индивидуальная аналитика, вы сможете её создать при помощи встроенных инструментов и формул.

Как выбрать правильную CRM для веб-студии

Выберите CRM-систему, которая имеет все необходимые вам функции. Проверьте, есть ли в системе возможность управления проектами, создания задач, отслеживания времени, хранения документов.

Система должна интегрироваться со всеми инструментами, которые вы используете. Подключаться к вашим почтовым клиентам, социальным сетям, аналитическим инструментам и системам для управления маркетингом. О последнем важно не забывать: внутри системы можно настроить маркетинговые шаблоны для рекламного отдела и интегрировать их с площадками, где вы рекламируетесь и где собираете лиды.

CRM должна иметь хорошую техническую поддержку, чтобы веб-студия могла получить помощь и решить любые проблемы. Если у вас удаленно работают сотрудники из разных часовых поясов, техподдержка должна быть круглосуточной.

CRM-система обязана обеспечивать высокий уровень безопасности, чтобы защитить данные клиентов и проектов веб-студии.

Цена на внедрение и поддержку может быть разной, качество в этой сфере не всегда напрямую связано с стоимостью. Дорогие тарифы часто содержат функции, в которых на начальном этапе нет острой необходимости. Многие CRM-системы предлагают бесплатные тарифы, которых для успешного старта может быть достаточно. При выборе опирайтесь на свои возможности и потребности.

Пример использования

Разработчик сайтов «Студия КИТ» из Краснодара понял, что ему нужна CRM-система, когда общение с постоянными заказчиками стало портиться. Клиентов становилось больше, и сопровождение каждого стало отнимать у отдела продаж много сил: вспомнить, кто это, что за проект, найти его папку в системе, восстановить цепочку общения. Индивидуальный подход к каждому клиенту переставал быть по-настоящему таковым и уровень сервиса снижался. Студия рисковала потерять базу доверяющих ей компаний.

Руководитель веб-студии обратился к Битрикс24 с просьбой автоматизировать сопровождение клиентов и настроить контроль за выполнением задач.

При внедрении CRM сосредоточились на отчетах. Все процессы поделили на этапы, и по завершении каждого из них система автоматически запрашивает у ответственного сотрудника отчет. Все отчеты отправляются проджект-менеджеру, который собирает их в общий документ и на основе него делает понятное сообщение клиенту о статусе его проекта. Также на основе общего отчета автоматически формируется счет на оплату и акт выполненных работ, а сделка получает статус «Успешная».

Все новые клиенты теперь отображаются в модуле «Задачи и проекты». Для каждого из них по шаблону генерируется проект и разбивается на задачи со сроками и ответственными. Отображается всё в диаграмме Ганта, а коммуникации ведутся только в чатах Битрикс24.

Теперь «Студия КИТ» легко может отслеживать все взаимодействия с клиентом, действия по проектам и документы. Ускорить ответы заказчикам помогла мобильная CRM. Менеджер даже на удалёнке или с совещания может отправить коммерческое предложение, подключиться к переписке и дать понять клиенту, что он важен и нужен, что ему быстро отвечают, а с его проектом активно работают.

Руководство и проджект-менеджеры видят, кто срывает дедлайны и задерживает сдачу своего этапа, и могут планировать работу всей команды более точно. Подробнее об этом кейсе вы можете прочитать в материале «Внедрение CRM «Студия К.И.Т.»».