СБИС отправка документов робот/активити

Документы для клиента уже лежат в сделке. Но чтобы отправить их по ЭДО, менеджер или бухгалтер каждый раз заходит в СБИС: создаёт документ, ищет контрагента по ИНН, переписывает номер и сумму, прикрепляет файл. На один документ уходит несколько минут, а при десятках сделок в день набегают часы. К этому добавляются опечатки в реквизитах.

Приложение отдаёт эту работу роботу. Сделка перешла на нужную стадию, и документ уже в СБИС, а ссылка на него стоит в таймлайне.

1. Вы ставите робота «Загрузить документ в СБИС» на стадию сделки или смарт-счёта, например «Счёт выставлен» или «Отгрузка». Можно вместо этого добавить такое же действие в бизнес-процесс.
   
2. Когда сделка попадает на эту стадию, робот берёт файл документа из поля сделки или по ссылке.
   
3. Получателя робот находит по ИНН и КПП из реквизитов компании или контакта.
   
4. В СБИС создаётся документ от вашей организации. Номер, дату и сумму робот подставляет из CRM.
   
5. В таймлайне сделки появляется комментарий со ссылкой на документ в СБИС.
   

Документ попадает в СБИС черновиком. Ответственный открывает его по ссылке, проверяет, подписывает электронной подписью и отправляет контрагенту, как привык. Электронная подпись остаётся только у вас, у приложения к ней доступа нет.

• Работает в роботах сделок и смарт-счетов, а в бизнес-процессах как действие.
  
• Берёт файл из поля CRM или по ссылке, до 10 вложений в одном документе.
  
• Находит получателя по реквизитам компании или контакта. ИНН и КПП можно указать в роботе вручную.
  
• Заполняет номер (номер счёта или ID сделки), сумму (по товарам сделки) и дату (текущую). Любое значение можно задать в настройках робота.
  
• Добавляет к документу примечание.
  
• Возвращает в бизнес-процесс идентификатор документа, ссылку на него и его состояние. Их можно записать в поле сделки, отправить ответственному в уведомлении или использовать на следующих шагах.
  
• Если загрузить документ не удалось, пишет причину в таймлайн, например «Не указан КПП получателя-юрлица». Бизнес-процесс при этом не зависает, а ошибку можно обработать условием.
  
• Если в учётной записи СБИС несколько организаций, вы выбираете, от какой отправлять документы.
  

Формализованные, в формате XML ФНС. СБИС распознаёт их как полноценные электронные документы:

• УПД (СЧФДОП и ДОП)
  
• счёт-фактура
  
• акт
  
• товарная накладная ТОРГ-12
  
• транспортная накладная
  

Неформализованные, в PDF или другом формате:

• счёт
  
• договор
  
• заказ
  
• акт сверки
  
• письмо
  
• прочие документы
  

XML УПД можно сформировать прямо из сделки нашим приложением «УПД для ЭДО. Робот и активити». Поставьте два робота друг за другом: первый создаст файл УПД, второй передаст его в СБИС. Получится цепочка без ручной работы.

1. Установите приложение.
   
2. Нажмите «Войти через СБИС». Вход проходит в официальном окне СБИС, логин и пароль приложение не видит и не хранит.
   
3. Если организаций несколько, выберите организацию-отправителя.
   
4. Добавьте робота на нужную стадию сделки или счёта.
   

Подсказки по каждому шагу есть на странице приложения.

• Отделам продаж, которые выставляют счета и закрывающие документы из сделок.
  
• Бухгалтерии, которая сейчас вручную переносит документы из CRM в СБИС.
  
• Компаниям с десятками отгрузок в день, где ручная загрузка отнимает часы.