Задачи и чаты между порталами

Межпортальные задачи для работы с подрядчиком, заказчиком или партнёром: задачи выбранной группы с комментариями, чек-листом, файлами и затраченным временем идут между двумя порталами Битрикс24 в обе стороны, а переписка группы — через «Чат обмена». Каждый работает в своём портале — никого не нужно приглашать к себе, пересылать задачи письмами и переносить комментарии руками. Порталы связываются одноразовым кодом, обмен идёт только в группах, которые выбрала каждая сторона.

Когда пригодится

• Подрядчик ведёт работы у себя, а заказчик видит задачи и комментарии в своём портале.
  
• Агентство или интегратор работает с несколькими клиентами: у каждого клиента своя связь и своя группа.
  
• Обмен задачами между порталами компаний одного холдинга или между филиалами на разных Битрикс24.
  
• Вопросы по задаче партнёру — комментарием в задаче, ответ приходит туда же; общие вопросы группы — в «Чате обмена».
  

Что вы получаете

• Связь двух порталов по коду. Один администратор получает код вида XPW-7K4M-Q2PD и отправляет готовый текст партнёру, второй вводит код. Код действует сутки и подходит одному порталу; обе стороны видят, с каким порталом связываются, и подтверждают связку.
  
• Пара групп. Вы выбираете свою группу или проект, партнёр — свою. Задачи остальных групп партнёр не видит. Партнёров может быть несколько, у каждого своя пара групп и свои настройки.
  
• Задача у партнёра. Новая задача группы появляется в группе партнёра: название, описание, крайний срок и плановые даты, приоритет, теги и статус. Дальше уходят только изменившиеся поля.
  
• Комментарии в обе стороны. Комментарий приходит в задачу партнёра с подписью «Имя Фамилия (адрес портала)». Исправленный комментарий исправится и у партнёра.
  
• Чек-лист, файлы и время. Пункты и отметки чек-листа, файлы задачи до 10 МБ — копией на Диск партнёра, затраченное время — в задаче партнёра.
  
• Чат обмена группы. Включите его в «Настройках» — бот создаст чат «Обмен: группа ↔ портал партнёра» с участниками вашей группы и будет переносить сообщения в такой же чат партнёра с подписью «Имя (адрес портала)», когда чат обмена включён у обеих сторон. Состав бот сверяет с группой сам: кто вышел из группы, выходит и из чата. Если бота убрали из чата, на главной — «Чат обмена встал» и кнопка «Вернуть бота в чат»; задачи и комментарии в это время идут.
  
• Свой исполнитель. Людей между порталами не сопоставляют: у задачи от партнёра исполнитель и наблюдатели — ваши, по умолчанию из «Настроек». Смена исполнителя у партнёра вашу задачу не трогает.
  
• Что передавать — решает каждая сторона. Описание, сроки, приоритет и теги, статус, комментарии, чек-лист, файлы, время, подзадачи и чат — переключателями в «Настройках» для каждого партнёра.
  
• Вкладка «Партнёр» в задаче. Номер задачи у партнёра, исполнитель с обеих сторон и история обмена. Задачи, поставленные до связки, — кнопкой «Отправить партнёру» или «Связать с существующей», без перезаписи полей.
  
• Главная «Партнёры». Всё ли доходит, сколько пар задач, сколько изменений ушло и пришло за сутки и сколько запросов к вашему порталу сделало приложение.
  
• Журнал обмена. Каждое событие за 7 дней: что, куда и с каким исходом. «Не дошло» — с причиной словами, что сделать и кнопкой «Повторить».
  
• Очередь без дублей. Если портал партнёра не отвечает, изменения ждут в очереди и уходят по порядку, когда он ответит. Повтор того же события находит пару и ничего не создаёт. Если изменения не уходят дольше 30 минут, бот напишет тем, кого вы выбрали, а потом — что всё догнали.
  

Первый результат

1. Установите приложение на оба портала. У себя откройте «Партнёры» → «Пригласить партнёра» → «Получить код» и отправьте партнёру текст с кодом.
   
2. Партнёр нажимает «У меня есть код», вводит код и подтверждает связку; вы нажимаете «Проверить сейчас» и тоже подтверждаете.
   
3. Каждый выбирает свою группу и нажимает «Связать группы» — новая задача группы появится у партнёра, а его комментарий придёт к вам.
   

Условия и ограничения

• Приложение ставят оба портала. Подходит для облачного и коробочного Битрикс24; коробочному порталу нужен публичный HTTPS-адрес.
  
• Файлы — до 10 МБ: больше — в задаче партнёра написано, какой файл не передан. Файлы из «Чата обмена» передаются, если администратор, который установил приложение, — участник группы обмена.
  
• Обычный чат группы Битрикс24 ботов не принимает, поэтому переписка идёт в «Чате обмена»; правка и удаление сообщения к партнёру не уходят. Текст сообщения, которое ещё не доставлено, хранится на сервере до доставки, не дольше суток.
  
• Людей между порталами не сопоставляем и в чужой портал не добавляем; личных сообщений между сотрудниками двух порталов нет.
  
• Удаление задачи или комментария партнёру не передаётся: у партнёра всё остаётся как есть, а пара удалённой задачи встаёт на паузу.
  
• Связывают порталы и меняют настройки администраторы портала и сотрудники, которых они добавили. Остальные работают в задачах как обычно и видят вкладку «Партнёр» с правами самой задачи.
  
• Если портал партнёра не принимал изменение сутки, оно попадает в «Не дошло» в «Журнале» и отправляется заново кнопкой «Повторить».
  
• Приложение распространяется по подписке Битрикс24 Маркетплейс.
  

Вопросы и ответы

Нужно ли приглашать подрядчика на свой портал? Нет. Каждая сторона работает в своём Битрикс24, приложение передаёт задачи и комментарии групп обмена. Приглашать людей и платить за них не нужно.

Что увидит партнёр? Только задачи вашей группы обмена с комментариями и сообщения «Чата обмена». Ваших сотрудников, другие группы, их задачи и чаты он не видит.

Как работает чат обмена? Включите «Чат обмена группы» в «Настройках» у обеих сторон. У каждой стороны бот создаст свой чат «Обмен: группа ↔ портал партнёра» с участниками группы; сообщение из вашего чата придёт партнёру с подписью «Имя (адрес портала)», файлы из чата — до 10 МБ.

Кто станет исполнителем задачи от партнёра? Ваш сотрудник: в «Настройках» выберите исполнителя по умолчанию и наблюдателей из участников группы обмена. В любой задаче исполнителя можно сменить — у партнёра это ничего не меняет.

Как связать задачи, которые уже есть у обеих сторон? Откройте задачу, вкладку «Партнёр» → «Уже есть у партнёра», выберите задачу партнёра и нажмите «Связать с существующей». Поля при этом не перезаписываются.

Что будет, если портал партнёра недоступен? Изменения ждут в очереди, приложение повторяет отправку само и отправляет их по порядку, когда портал ответит. На главной видно, какой портал не отвечает и сколько изменений ждут. Если портал не принимал изменение сутки, оно попадёт в «Не дошло» в «Журнале» — отправьте его заново кнопкой «Повторить».

Можно ли работать с несколькими партнёрами? Да. У каждой связи своя пара групп и свои настройки; одна группа работает с одним партнёром.

Как остановить обмен? «Настройки» → «Разорвать связь». Обмен с этим партнёром остановится, задачи и комментарии останутся у обеих сторон. Связаться снова можно новым кодом.