Как контролировать бюджет при согласовании платежей с помощью Битрикс24 Вайбкод

В крупном агрохолдинге договоры и счета проходили согласование в Битрикс24, но сам процесс не учитывал доступный бюджет. Финансовый директор не видел в момент согласования, сколько уже потрачено по нужной статье и не приведет ли новый платеж к превышению лимита. За несколько дней команда партнера-интегратора МейнСофт с помощью Битрикс24 Вайбкод связала документы с бюджетом, добавила контроль расходов и финансовую отчетность.

О компании

Компания МейнСофт —  партнер-интегратор Битрикс24. Команда внедряет корпоративные системы, настраивает документооборот и разрабатывает приложения под процессы конкретных клиентов из разных отраслей.

Для одного из них — крупного агрохолдинга — интегратор ранее настроил согласование договоров и заявок на оплату на смарт-процессах Битрикс24. Сотрудники заполняли документы через отдельную HTML-форму, адаптированную в том числе для работы со смартфона.

Со временем клиенту понадобилось управлять бюджетом движения денежных средств: распределять расходы по статьям и проектам, контролировать лимиты и получать финансовые отчеты. Выносить аналитику в BI-систему не хотели — сотрудникам было удобнее работать с документами и бюджетом в одном интерфейсе.

Как работает решение

Приложение, созданное с помощью Битрикс24 Вайбкод всего за несколько дней, связывает договоры, заявки на оплату и платежи с бюджетом агрохолдинга. Данные хранятся в смарт-процессах Битрикс24, поэтому отдельную базу для нового модуля создавать не потребовалось.

Сотрудники запускают документы и работают с заданиями на согласование, а финансовый директор видит расходы по статьям ДДС, проектам и юридическим лицам. Если сумма выходит за установленный лимит, дальнейший сценарий зависит от настроек: система предупредит ответственного или остановит согласование.

Команда не составляла для Битрикс24 Вайбкода подробное техническое задание с описанием каждого экрана. Сначала ему предоставили доступ к действующему решению, попросили изучить его и перечислили новые запросы клиента. Затем из предложенных вариантов собрали макет, а на его основе — рабочую версию.

Справочники

В агрохолдинг входит несколько юридических лиц, поэтому договор или платеж нельзя рассматривать отдельно от компании, проекта и источника финансирования. Для этого в приложении собрали связанные справочники:

• юридические лица;
• 39 статей движения денежных средств;
• группы финансового учета;
• источники финансирования;
• внутренние проекты;
• виды отметок о контрагентах.

Проекты нужны агрохолдингу для группировки расходов внутри юридических лиц. Например, отдельный бюджет можно вести по охотничьему хозяйству или строительству молокозавода.

В карточке контрагента сотрудники оставляют рабочие отметки. Если организация долго передает закрывающие документы или при работе с ней нужно учитывать другие особенности, эта информация будет видна при согласовании следующего договора или платежа.

Согласование документов

В приложении есть личный кабинет с заданиями по договорам и заявкам на оплату. Сотрудник открывает задание и сразу видит не только сам документ, но и связанные сведения: данные договора, выбранное юридическое лицо и отметки о контрагенте.

Раньше такие задания отображались в стандартном бизнес-процессе. Новый интерфейс собрал нужные поля в одном окне и сократил количество переходов между карточками.

Все договоры и заявки также доступны в разделе «Документы». Их можно отфильтровать по юридическому лицу, проекту, источнику финансирования и другим параметрам, а затем открыть нужную карточку. Из этого же раздела запускается новый договор, дополнительное соглашение или заявка на оплату. Форму, которая раньше работала как отдельное приложение, перенесли в общее рабочее место.

Зависимые поля

В стандартной форме Битрикс24 нельзя выбрать два параметра и получить в третьем поле только значения, которые подходят сразу под оба условия. Для агрохолдинга такая связь понадобилась при создании заявки на оплату.

Сотрудник выбирает два юридических лица, после чего приложение показывает только заключенные между ними договоры. Ему не приходится просматривать весь реестр и проверять стороны каждого документа. Та же логика помогает связать заявку с нужным договором и снизить вероятность неправильного выбора.

Бюджетирование

В бюджетном модуле расходы распределяются по статьям ДДС. Когда договор или заявка на оплату проходит согласование, соответствующая сумма учитывается в бюджете нужного месяца.

Финансовый директор видит, какой лимит установлен по статье, сколько уже согласовано и сколько фактически потрачено. Данные поступают из заявок и платежей, поэтому бюджет связан с реальным движением документов. Лимиты можно настраивать по месяцам и определять, переносится ли неиспользованный остаток на следующий период.

Контроль лимитов

Для разных расходов предусмотрено три режима контроля.

Общий лимит показывает границу бюджета, но не останавливает процесс. Сотрудники видят превышение и могут продолжить согласование.

Жесткий лимит блокирует дальнейшее движение документа. Например, если по статье согласовано 7,5 млн рублей, приложение не пропустит новый расход сверх этой суммы.

Лимит с уведомлением не останавливает процесс, но предупреждает ответственных сотрудников о превышении.

Режим можно выбрать отдельно для каждой статьи. Так компания жестко ограничивает одни расходы и оставляет больше свободы для других.

Корректировки бюджета

Бюджет не остается неизменным на протяжении всего периода. Если агрохолдингу нужно увеличить или уменьшить сумму по статье, финансовый директор вносит корректировку прямо в приложении.

Каждое изменение сохраняется вместе с основанием, датой и именем сотрудника. Поэтому можно восстановить историю бюджета и понять, почему первоначальный лимит изменился.

Роли сотрудников

Маршрут согласования зависит от юридического лица и роли участника. Бизнес-процесс определяет, кто должен рассмотреть документ, и назначает задание соответствующему сотруднику.

Управлять составом ролей можно в настройках приложения. Ответственный добавляет или убирает сотрудников без перехода к внутренним параметрам смарт-процессов. Из того же раздела редактируются статьи ДДС, проекты, источники финансирования, группы финансового учета и отметки о контрагентах. Раньше часть справочников находилась в универсальных списках, но при переработке приложения их перенесли в смарт-процессы.

Редактирование карточек

Иногда договор доходит до финансового директора с незаполненным второстепенным полем. Возвращать документ на предыдущий этап только из-за небольшой неточности неудобно.  По просьбе финансового директора в задание добавили кнопку редактирования. Он может дополнить недостающие сведения прямо во время согласования, после чего изменения сохранятся в исходной карточке.

Права на такое редактирование задаются отдельно: доступ можно оставить только у тех сотрудников, которым он действительно нужен.

Задания на согласование

У некоторых сотрудников одновременно находится по 40–50 заданий. В таком объеме легко потерять документ, который уже открывали, но не успели обработать. Приложение разделяет просроченные задания, дела на сегодня и уже просмотренные документы. Если сотрудник открыл договор, отвлекся и позднее вернулся к работе, он может быстро найти его в списке просмотренных.

Для заданий также настраиваются временные пороги. Цветовой индикатор показывает, сколько времени документ находится на согласовании и требует ли он внимания.

Финансовая отчетность

Отчеты встроены в то же приложение, где сотрудники работают с договорами и бюджетом. Финансовый директор может посмотреть:

• количество договоров на согласовании;
• документы, задержавшиеся на отдельных этапах;
• расходы по статьям ДДС;
• затраты по проектам;
• показатели по юридическим лицам и контрагентам;
• дисциплину заполнения данных.

Последний отчет появился по отдельному запросу финансового директора. Он показывает, насколько полно и своевременно сотрудники заполняют карточки, от которых зависит точность дальнейших расчетов.

Что получилось

Документооборот, который раньше отвечал только за согласование договоров и заявок на оплату, превратился в полноценное финансовое приложение, в котором можно:

• создавать и согласовывать договоры и заявки на оплату;
• подбирать связанные договоры по выбранным юридическим лицам;
• вести бюджет по статьям ДДС и проектам;
• сравнивать лимиты с согласованными и фактическими расходами;
• блокировать документы при превышении жесткого лимита;
• предупреждать ответственных о выходе за бюджет;
• вносить корректировки с сохранением истории;
• управлять ролями, справочниками и параметрами согласования;
• редактировать недостающие данные непосредственно из задания;
• отслеживать просроченные и просмотренные документы;
• получать финансовые отчеты в том же интерфейсе.