У бизнеса два офиса — в Краснодаре и Сочи. В работе одновременно находятся автомобили на складе, в резерве, в пути, на таможне и на этапе подготовки к выдаче клиенту.

Когда бизнес начал расти, управлять продажами, логистикой, складом, оплатами и расходами через чаты, таблицы и ручные расчеты стало сложно. 

Для такой компании важно не просто “вести сделки в CRM”. Нужно видеть всю цепочку:

• откуда пришел клиент;
• кто с ним работает;
• какой автомобиль подобран;
• где сейчас находится машина;
• сколько уже оплачено;
• какие расходы понесены;
• какая фактическая себестоимость;
• какая маржа по сделке;
• какую комиссию должен получить менеджер.

То есть Битрикс24 должен был стать не просто CRM, а полноценным центром управления автоимпортом.

Ситуация до внедрения

После открытия второго офиса бизнес начал расти быстрее, чем существующая система управления.

Заявки приходили из разных каналов: сайт, мессенджеры, Avito, Авто.ру, личные переписки менеджеров. Часть коммуникаций оставалась в мессенджерах, часть — в таблицах, часть — в голове сотрудников.

Пока офис был один, это еще можно было контролировать вручную. Но с появлением второго офиса хаос стал мешать продажам.

Типичные проблемы выглядели так:

• клиент написал менеджеру в личный мессенджер — руководитель этого не видит;
• автомобиль уже обсуждают с одним клиентом, а информация о резерве не обновлена;
• менеджер ждет ответ от логистики, логистика — от закупки, закупка — от бухгалтерии;
• расходы по машине разбросаны по разным таблицам;
• себестоимость считается вручную;
• зарплата и комиссии менеджеров считаются отдельно, с риском ошибок;
• для расчета утильсбора и таможенных платежей приходится пользоваться сторонними источниками или ручными формулами;
• платежи нужно принимать официально, с фиксацией через ККТ.

Главный риск был не в том, что “не хватает CRM”. Риск был в том, что при росте бизнеса компания могла потерять управляемость: по клиентам, автомобилям, деньгам и ответственности сотрудников.

Перед нами стояла задача создать единую цифровую систему, в которой каждый автомобиль, каждая сделка и каждый платеж находятся под контролем.

Нужно было объединить в Битрикс24:

• продажи;
• клиентскую базу;
• два офиса;
• подбор автомобилей;
• закупку;
• логистику;
• склад;
• документы;
• оплату и кассу;
• расходы в разных валютах;
• расчет себестоимости;
• расчет маржинальности;
• комиссии менеджеров;
• калькулятор утильсбора и таможенных пошлин;
• ККТ для приема оплат.

И главное — сделать так, чтобы система была удобна не только руководителю, но и менеджерам, логистам, сотрудникам склада и финансовому блоку.

Решение

Мы начали не с “настройки CRM”, а с разборки бизнес-процессов: как приходит клиент, как подбирается автомобиль, кто отвечает за закупку, где появляются расходы, как фиксируются оплаты, когда машина попадает на склад и как считается прибыль.

После этого собрали в Битрикс24 единую систему управления автоимпортом.

1. Все обращения попадают в одну систему

Мы централизовали входящие обращения через Открытые линии.

Подключили основные каналы:

• сайт;
• мессенджеры;
• Avito;
• Авто.ру;
• другие источники обращений.

Теперь клиент может написать из любого канала, но для компании это всегда одна понятная точка входа — Битрикс24.

Менеджер не теряет заявку, руководитель видит нагрузку и качество обработки, а клиент не остается без ответа из-за того, что сообщение “потерялось в телефоне”.

2. Краснодар и Сочи стали работать в одной CRM

Мы объединили два офиса в единой CRM-среде.

Теперь у компании одна клиентская база, единые правила работы со сделками и прозрачная воронка продаж.

Руководитель видит, что происходит в каждом офисе:

• сколько заявок поступило;
• кто отвечает за клиента;
• на каком этапе сделка;
• какой автомобиль обсуждается;
• есть ли оплата;
• что мешает движению сделки дальше.

Это убрало разрозненность между офисами и помогло управлять бизнесом как единой системой, а не как двумя отдельными точками продаж.

3. Сделка стала понятным маршрутом, а не набором ручных действий

Теперь сделка движется по понятному маршруту: от первого обращения до подбора автомобиля, закупки, логистики, оплаты, документов и выдачи.

Когда менеджер переводит сделку на нужный этап, система сама запускает следующий процесс:

• ставит задачи ответственным;
• передает информацию в нужный отдел;
• фиксирует параметры автомобиля;
• сохраняет данные клиента;
• контролирует этапы оплаты;
• связывает сделку с конкретным автомобилем.

В результате сотрудники перестали “передавать процесс словами”. Система сама подсказывает, кто и что должен сделать дальше.

4. Автомобиль стал отдельным объектом учета

Для автоимпорта важно учитывать не только клиента и сделку, но и сам автомобиль.

Мы выстроили в Битрикс24 связку:

клиент → сделка → автомобиль → расходы → оплаты → документы → прибыль

Каждый автомобиль ведется как отдельная единица учета. По нему видно:

• VIN;
• модель;
• год выпуска;
• статус;
• местоположение;
• резерв;
• клиент;
• расходы;
• оплаты;
• итоговую себестоимость;
• маржинальность.

Это позволило компании видеть не только “продажу в CRM”, а реальное движение автомобиля по бизнес-процессу.

5. Склад стал прозрачным

Мы внедрили складской учет автомобилей в Битрикс24.

Автомобиль проходит по статусам:

• в резерве;
• в пути;
• на складе;
• продан.

Также учитываются разные точки хранения и движения:

• Бишкек;
• Краснодар;
• Сочи;
• промежуточные этапы доставки;
• таможенное оформление.

Теперь руководитель и менеджеры видят актуальную картину: какие автомобили доступны, какие уже зарезервированы, какие находятся в пути, а какие проданы.

Это особенно важно для бизнеса с несколькими офисами: одна и та же машина больше не может “случайно продаваться” разным клиентам.

6. Документы формируются из карточки сделки

Мы настроили умные шаблоны договоров и сопроводительных документов.

Теперь сотруднику не нужно вручную копировать данные клиента и автомобиля из разных мест. Документы формируются прямо из карточки сделки. Это ускорило подготовку документов и снизило количество ошибок, которые неизбежно появляются при ручном вводе.

Дополнительно мы настроили считывание данных документов: паспортные данные автоматически попадают в карточку клиента и реквизиты.

7. Финансовый учет стал привязан к конкретному автомобилю

Одна из ключевых задач проекта — расчет фактической себестоимости автомобиля.

В автоимпорте расходы появляются на разных этапах и часто в разных валютах. Закупка может быть в юанях или долларах, часть расходов — в рублях, логистика и сопутствующие услуги — отдельными платежами.

Мы настроили систему так, чтобы по каждому автомобилю учитывались:

• закупочная стоимость;
• курс валют;
• логистика;
• лаборатория;
• таможенные расходы;
• утильсбор;
• дополнительные услуги;
• прочие затраты;
• поступления от клиента;
• остаток к оплате;
• фактическая маржа.

Теперь компания видит не примерную прибыль “на глаз”, а реальную экономику по каждой машине.

Это важный управленческий результат: можно быстро понять, какие сделки прибыльные, где выросли расходы и какая маржинальность получилась по факту.

8. Разработали калькулятор утильсбора и таможенных пошлин

Для клиента мы разработали отдельное приложение — калькулятор расчета утильсбора и таможенных пошлин на автомобили. Это не просто справочный инструмент, а рабочий помощник для менеджеров.

Сотрудник вводит параметры автомобиля и получает расчет обязательных платежей. Это ускоряет подготовку предложения для клиента и снижает риск ошибки в предварительных расчетах.

Калькулятор помогает:

• быстрее считать стоимость привоза автомобиля;
• точнее формировать коммерческое предложение;
• не держать сложные формулы в таблицах;
• использовать единый подход к расчетам внутри компании;
• уменьшить зависимость от ручных проверок.

Для менеджеров это стало удобным инструментом в ежедневной работе, а для руководства — способом стандартизировать расчеты.

9. Подключили ККТ и встроили прием оплат в процесс

Мы подключили ККТ для приема оплат и встроили оплату в общий контур Битрикс24.

Теперь платежи не живут отдельно от сделки. Они фиксируются в системе и связываются с конкретным клиентом, автомобилем и этапом продажи. Это позволило компании аккуратно вести прием оплат, контролировать поступления и видеть финансовую картину не после ручной сверки, а прямо в процессе работы.

10. Настроили кассовый учет по направлениям

В Битрикс24 реализовали отдельный блок кассового учета.

Настроили несколько касс:

• Бишкек;
• Краснодар;
• Сочи.

Каждая операция фиксируется с деталями:

• сумма;
• валюта;
• тип операции;
• категория расхода;
• привязка к автомобилю по VIN;
• связанная сделка.

В результате деньги перестали быть “отдельной таблицей”. Руководство видит движение средств в связке с автомобилями, сделками и офисами.

11. Автоматизировали расчет зарплаты и комиссий менеджеров

Еще один важный блок — автоматический расчет комиссий менеджеров.

До внедрения выплаты приходилось считать вручную. Это занимало время и создавало риск ошибок: где-то не учли сделку, где-то изменилась маржа, где-то данные по оплате обновились позже.

Мы настроили логику авторасчета комиссий на основе данных из сделок. Теперь система учитывает параметры сделки и помогает рассчитывать вознаграждение менеджеров по понятным правилам.

Компания получила:

• прозрачный расчет комиссий;
• меньше ручной работы;
• меньше споров по выплатам;
• понятную связь между результатом менеджера и начислением;
• удобный контроль для руководства.

Это особенно важно для отдела продаж: менеджеры понимают, за что получают бонус, а руководитель видит расчет на основе данных в системе.

Итог

Компания получила прозрачность на каждом этапе.

Руководитель видит, что происходит в Краснодаре и Сочи. Менеджеры работают в едином процессе. Логистика и склад получают задачи без лишних звонков. Финансовый блок видит расходы и оплаты по конкретному автомобилю. А расчет себестоимости и комиссий больше не зависит от разрозненных таблиц.

Что изменилось для бизнеса

• единое пространство для двух офисов;
• контроль всех входящих обращений;
• прозрачную клиентскую базу;
• понятную воронку продаж;
• учет автомобилей по статусам и складам;
• связку автомобиля со сделкой, расходами и оплатами;
• автоматическую подготовку документов;
• расчет фактической себестоимости;
• контроль маржинальности по каждому автомобилю;
• собственный калькулятор утильсбора и таможенных пошлин;
• подключенную ККТ для приема оплат;
• кассовый учет по офисам и направлениям;
• автоматический расчет комиссий менеджеров;
• меньше ручной работы и меньше ошибок.

Для компании это стало основой для дальнейшего роста: можно открывать новые направления, увеличивать количество сделок и масштабировать продажи без потери контроля.