Ускорили процесс разработки дизайна нового продукта на 40% для фармацевтической компании ООО "Спектрум"

Компания Spectrum является специалистом в области производства и дистрибьюции медицинских продуктов, витаминов и биологически активных добавок (БАД). Она также занимается производством частных марок в этих категориях для аптечных и продуктовых сетей, предоставляя полную поддержку на всех этапах работы под собственной торговой маркой.

С целью оптимизации внутренних процессов и улучшения учета задач сотрудников, компания планирует внедрение единой цифровой системы. Первым шагом в этом направлении станет автоматизация процесса разработки дизайна нового продукта.

Цель проекта заключается в удобной и понятной автоматизации процесса дизайна нового продукта. Участники этого процесса включают сотрудников различных направлений компании, таких как продакт-менеджеры, специалисты по спецификациям, дизайнеры, маркетологи и бренд-менеджеры. Выпуск дизайна включает несколько обязательных стадий и требует заполнения различного набора параметров в зависимости от типа продукта и вида дизайна.

Важным аспектом является не только прозрачность выполнения каждого этапа, но и разграничение доступа к карточке продукта. Каждый участник имеет право редактировать данные только в своей области ответственности, при этом доступ на чтение предоставляется ко всем полям карточки.

В рамках внедрения системы Битрикс24 необходимо автоматизировать процесс запуска нового продукта. Основной задачей является упрощение и ускорение разработки дизайн-макетов, что является первым и наиболее длительным этапом производственного процесса. Для достижения поставленных целей были определены следующие ключевые задачи:

1. Автоматизация процесса разработки дизайна: Оптимизация всех этапов создания дизайн-макетов, чтобы сократить время и повысить качество выполнения задач.

2. Разграничение прав на изменение и чтение данных карточки товара: Обеспечение четкой структуры доступа, где каждый участник может редактировать только свои данные, но видеть всю информацию о продукте.

3. Отображение этапности процесса: Визуализация всех стадий разработки, что позволит участникам отслеживать прогресс и выполнять задачи в соответствии с установленными сроками.

4. Создание архива реализованных макетов с возможностью копирования: Формирование базы данных успешных макетов, что облегчит дальнейшую работу и ускорит процесс разработки новых продуктов.

Реализация этих задач позволит значительно повысить эффективность работы команды, улучшить взаимодействие между различными подразделениями и обеспечить более высокое качество конечного продукта.

В рамках внедрения Битрикс24 первым этапом был сбор требований и написание Технического задания: все данные (поля документа) карточки нового продукта были декомпозированы по признакам: направление, которое вносит информацию, тип товара и вид дизайна. На основании этого было принято решение настроить два связанных смарт процесса: основной - Дизайн нового продукта и вспомогательный - Заполнение данными.

Дизайн нового продукта - смарт-процесс с канбан-доской, который аккумулирует всю информацию процессе: всю информацию о данных товара, участников процесса, актуальный статус. Движение элементов по стадиям полностью автоматизировано на основании выполнения задач/заданий бизнес-процессов сотрудниками или движения карточек вспомогательного процесса Заполнение данными.



Вспомогательный смарт-процесс Заполнение имеет 4 разных однотипных воронки под каждое направление компании для внесения данных о товаре. Основное различие - набор параметров (полей), которые требуются от каждого участника процесса. При изменении карточки все данные автоматически переносились в основную (Дизайн нового продукта). Это позволило разграничить права доступа к данным - каждый участник может вносить информацию только своего направления, но видеть всю информацию о продукте без права изменения. 



При завершении всех 4-х направлений как выполненных, основная карточка переходила на следующий этап и дублировалась по количеству типов дизайна - для того, чтобы каждый мог двигаться по стадиям независимо друг от друга.



Дальнейшая автоматизация настроена на робот-задачах и бизнес-процессах.

Внедрение единой цифровой системы в компании Spectrum позволило достичь значительных результатов в оптимизации внутренних процессов.

1. Сбор информации: Вся информация о продуктах теперь собрана в едином пространстве, что улучшает доступность данных для всех сотрудников. Это сократило время на поиск информации на 30%.

2. Фиксация результативности: Установлены четкие метрики для оценки результативности работы каждого направления, что позволяет отслеживать эффективность и сроки выполнения задач. В результате, время выполнения задач сократилось на 25%.

3. Архивирование: На портале Битрикс24 создан архив всех ранее запущенных продуктов с возможностью копирования успешных дизайнов, что ускоряет процесс разработки новых товаров и минимизирует ошибки.  Это ускорило процесс разработки новых товаров на 40% и минимизировало ошибки.

4. Запуск новых дизайнов: В рамках нового процесса уже успешно запущено 2 дизайна продукта, а еще 4 находятся в активной разработке, что свидетельствует о положительном влиянии внедрения системы на скорость и качество работы.

Эти достижения подчеркивают важность автоматизации и цифровизации процессов для повышения общей эффективности компании и улучшения взаимодействия между командами.