Автоматизация расчётов и перенастройка CRM для учёта объектов

На старте сотрудничества мы увидели, что CRM использовалась только частично. Сделки велись в системе, но данные заполнялись неполно и без структуры, в карточках «Сделка», «Контакт», «Компания» отсутствовал единый порядок. Дополнительно сотрудники параллельно вели расчёты в Excel, что приводило к дублированию информации, ручным ошибкам и замедляло процессы. Наибольшие сложности возникали при расчёте заработной платы: данные из Excel часто расходились с фактическими, и это вызывало недовольство сотрудников и дополнительные проверки со стороны руководства.

Основные задачи клиента можно выделить так:

• упростить работу в Битрикс24 и хранить всю информацию в «одном окне»;

• обучить сотрудников правильному заполнению карточек сделок;

• перенастроить CRM: добавить авто задачи, откорректировать поля и сделать их обязательными;

• внедрить инструмент расчёта заработной платы с учётом состава бригад и индивидуальных ставок, чтобы отказаться от Excel.

Именно с этим запросом клиент обратился за комплексной оптимизацией CRM и наведением порядка в бизнес-процессах.

Мы начали с аудита и выявления слабых мест в использовании Битрикс24. Главной проблемой оказалось отсутствие обязательных полей и логики работы в системе, из-за чего сотрудники теряли данные. Затем последовательно реализовали несколько шагов.

• Во-первых, была проведена настройка CRM. В сущностях «Сделка», «Контакт» и «Компания» добавлены и переработаны поля, соответствующие бизнес-процессам клиента. Мы настроили цепочку обязательных полей, которая контролирует полноту заполнения карточек при переходе сделки по стадиям, что позволило исключить пробелы в данных.

• Во-вторых, мы уделили внимание обучению персонала. Для сотрудников провели обучение и подготовили обучающее видео, чтобы закрепить навыки работы с обновлённой системой.

• Отдельным этапом стало внедрение инструмента расчёта заработной платы. Мы разработали модуль, учитывающий состав бригад и индивидуальные ставки сотрудников. Это позволило полностью отказаться от Excel, упростило процесс начислений и сделало расчёты прозрачными.

Таким образом, решение включало несколько направлений:

• настройку структуры CRM и обязательных полей;

• обучение сотрудников;

• автоматизацию расчёта зарплаты;

• отказ от дублирования информации в Excel.

В итоге мы перевели все ключевые процессы в Битрикс24 и сделали работу с системой удобной и прозрачной.

После внедрения изменений работа компании стала более прозрачной и эффективной. Все данные теперь хранятся в Битрикс24, что исключило хаос и дублирование информации. Ошибки при расчётах зарплаты были сведены к минимуму, а сотрудники получили понятный инструмент, которому доверяют.

Для сотрудников изменения проявились в том, что:

• сократилось время на заполнение информации;

• исчезли ошибки в начислении зарплаты;

• повысилась ответственность за ведение сделок.

Для руководства результат оказался ещё более ощутимым. Теперь стало проще контролировать объекты и процессы, быстрее анализировать информацию и принимать решения. Благодаря обязательным полям система сама подсказывает, где есть недочёты, и руководитель видит картину в реальном времени.

В целом, можно сказать, что проект дал следующие результаты:

• работа с CRM стала прозрачной и удобной;

• время обработки информации сократилось;

• повысилась дисциплина сотрудников;

• контроль за объектами и оплатой труда стал более простым и надёжным.

Итог — компания получила полноценный инструмент для ведения бизнеса, а сотрудники избавились от ручных и дублирующих операций.