«Внедрение Битрикс24: как ГК «Восток-Лидер» оптимизировала документооборот и повысила продуктивность на 30%»

ГК Восток-Лидер — строительная компания, базирующаяся во Владивостоке, специализируется на возведении многоквартирных жилых комплексов в Дальневосточном федеральном округе. С численностью сотрудников до 50 человек и одним офисом, компания стремится к эффективному управлению своими проектами и внутренними процессами.

Компания столкнулась с рядом задач, которые требовали оптимизации. Основной проблемой было отсутствие четко налаженного процесса согласования документооборота. Это включало работу с тремя типами договоров, актами выполненных работ и заказами снабжения.

Возникла необходимость в настройке системы для обработки и учета как входящих, так и исходящих писем. Письма поступали как по электронной почте, так и нарочно, что требовало создания эффективной системы их регистрации и распределения.

Дополнительно требовалось внедрение функционала для проведения рабочих совещаний. Это включало ведение протоколов и постановку задач, чтобы обеспечить прозрачность и контроль за выполнением решений, принятых на совещаниях.

Также была необходимость в разработке процесса ознакомления сотрудников с внутренними приказами. Важно было не только информировать сотрудников, но и контролировать их ознакомление и выполнение приказов. Это требовало создания системы уведомлений и подтверждений, чтобы гарантировать, что все сотрудники в курсе актуальных изменений и требований.

Эти меры были направлены на улучшение эффективности работы компании и снижение вероятности ошибок в документообороте и управлении задачами.

Проект начался с разработки подробного технического задания, в котором были описаны все требования и схемы процессов клиента. На основе этого задания были настроены несколько смарт-процессов (СП), каждый из которых решал конкретные задачи:

• СП "Документы": Включает в себя воронки для согласования различных типов договоров и актов выполненных работ.
• СП "Заявки снабжения": Обеспечивает работу с внутренними заявками подразделений в отдел снабжения, включая процесс согласования и автоматическую генерацию печатных форм.
• СП "Работа с письмами": Содержит две процессные воронки для входящих и исходящих писем, с четко определенной логикой и ответственными на каждом этапе. Были подключены корпоративные электронные ящики, а с помощью вебхуков настроена возможность автоматического создания задач из писем.
• СП "Версии": База данных, связанная с документами, которая хранит все версии документов, обеспечивая учет всех внесенных правок.
• СП "Объекты": Перечень возводимых объектов, который связывает все смарт-процессы, обеспечивая их интеграцию и согласованность.
• СП "Приказы": База внутренних приказов с процессом ознакомления и контроля за их исполнением, проходящих по регламентированным стадиям.

Для каждого процесса согласования были настроены сложные скрипты автоматизаций, что позволило значительно упростить и ускорить рабочие процессы. Также было проведено обучение сотрудников по использованию функционала "Мои собрания", что полностью удовлетворило запрос клиента на проведение эффективных рабочих встреч.

В результате внедрения Битрикс24: 

1. Документооборот компании стал систематизированным и прозрачным, что значительно ускорило процессы согласования и обработки документов.
2.  Контроль за обработкой писем позволил отслеживать сроки и обеспечивать своевременные ответы, что улучшило коммуникацию как внутри компании, так и с внешними партнерами.
3.  Протоколирование совещаний с одновременной постановкой задач ответственным лицам повысило продуктивность и дисциплину сотрудников, сделав рабочие встречи более продуктивными и результативными.

 Преимущества от внедрения

 Внедрение Битрикс24 принесло ГК Восток-Лидер ряд значительных преимуществ:

 1.      Упрощение документооборота: Автоматизация процессов согласования договоров и актов выполненных работ позволила сократить время на их утверждение и минимизировать вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.

2.      Эффективное управление коммуникациями: Настройка системы для обработки входящих и исходящих писем обеспечила контроль за сроками ответов и улучшила взаимодействие с клиентами и партнерами.

3.      Повышение прозрачности процессов: Систематизация документооборота сделала все процессы более прозрачными и отслеживаемыми, что позволило руководству компании оперативно получать необходимую информацию и принимать обоснованные решения.

4.      Улучшение организации совещаний: Внедрение функционала для проведения рабочих совещаний с ведением протоколов и постановкой задач повысило продуктивность встреч и дисциплину сотрудников, что способствовало более эффективному достижению целей компании.

5.      Контроль за исполнением приказов: Разработка процесса ознакомления с внутренними приказами и контроля за их исполнением обеспечила соблюдение регламентов и повысила ответственность сотрудников.

6.      Интеграция и согласованность процессов: Связь всех смарт-процессов через СП "Объекты" обеспечила их интеграцию и согласованность, что улучшило координацию между различными подразделениями компании.

Оценка сотрудничества с компанией Первый Интегратор по 10-балльной шкале: 10
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• системный подход к внедрению;
• профессионализм команды.
• вовлечённость команды в результат