“ЮКАЗ” сокращает время на согласование документов на 35% благодаря Битрикс24

Компания “ЮКАЗ” является подрядчиком крупных заказчиков в нефтегазовой отрасли, таких как ООО “ИЗП” и ООО “ИНК”. Компания специализируется на предоставлении услуг вахтовым методом в Усть-Кутском районе Иркутской области, работая на Ичёдинском и Ярактинском месторождениях. “ЮКАЗ” обеспечивает своих клиентов квалифицированным персоналом и необходимой техникой, выполняя широкий спектр работ в условиях вахтового режима. Компания стремится к оптимизации внутренних процессов и эффективному управлению ресурсами.


Компания “ЮКАЗ” столкнулась с необходимостью оптимизации и автоматизации процессов управления персоналом и закупками, особенно в условиях вахтового метода работы. Проблемы включали:

• Сложность контроля на всех этапах закупок и отслеживания статуса документов.
• Отсутствие единой системы для учета информации о персонале и технике.
• Трудности в управлении и координации работы сотрудников отдела кадров.
• Необходимость ручного ввода данных и согласования документов, что занимало много времени и повышало риск ошибок.
• Недостаток визуализации процессов и отслеживания важных показателей.
• Проблемы с обменом информации между различными отделами и подразделениями компании.
• 
  

Компания искала решение, которое позволило бы:

1. Автоматизировать процессы закупок и управления персоналом.
2. Обеспечить прозрачность и контролируемость всех этапов работы.
3. Сократить время, затрачиваемое на рутинные операции.
4. Повысить эффективность работы отдела кадров и других подразделений.
5. Улучшить взаимодействие между сотрудниками.
6. Создать единую базу данных для учета всей необходимой информации.

Что сделали:

• Настройка смарт-процессов:

Создан и настроен смарт-процесс для отдела кадров, включающий до 15 стадий для контроля этапов закупок (от заявки до закрытия).

• Настройка воронок и полей:

Созданы и настроены до 3 воронок для визуального отображения процессов найма и закупок.
Добавлено и настроено до 20 полей для ввода данных в карточки лидов, сделок и контактов, включая учет данных о персонале и технике.

• Настройка прав доступа и представлений:

Настроены права доступа для 5 сотрудников, обеспечивающие безопасность и конфиденциальность данных.
Настроены 5 визуальных представлений данных, обеспечивающих удобство работы с CRM.

• Создание реестров и списков:

Создан реестр хранения информации о персонале, технике, а также список со статусами занятости, включая настройку полей для учета.

• Автоматизация бизнес-процессов:

Автоматизирован процесс согласования документов с помощью роботов.
Настроены роботы для автоматического выполнения задач на различных стадиях смарт-процесса.

• Настройка интерфейса и синхронизации:

Настроен интерфейс для 10 пользователей.
Обеспечена синхронизация с 5 корпоративными почтовыми адресами.
Интеграция с 3 мессенджерами для оперативной коммуникации.

• Создание базы знаний:

Создан раздел базы знаний объемом до 3 страниц для хранения важной информации, инструкций и регламентов.

• Составление технического задания:

Подготовлено техническое задание для внедрения системы Bitrix24, включая все необходимые требования и спецификации.

Внедрение Битрикс24 стало для компании “ЮКАЗ” ключевым шагом на пути к оптимизации управления персоналом и закупками, особенно в сложных условиях вахтового метода работы на удаленных месторождениях. Благодаря внедрению системы, “ЮКАЗ” удалось добиться значительных улучшений в организации рабочих процессов и повысить эффективность бизнеса в целом. Автоматизация процессов позволила сократить время на обработку документов и согласование заявок на 35%, что значительно ускорило все административные процедуры и снизило нагрузку на сотрудников отдела кадров. Процесс согласования документов, ранее занимавший несколько дней, теперь занимает считанные часы, благодаря автоматическим уведомлениям и маршрутизации документов в системе.

Создание единого реестра для учета информации о персонале и технике позволило упростить управление ресурсами, минимизируя риск ошибок и повышая оперативность принятия решений. Теперь все данные о сотрудниках, их квалификации, графиках работы, а также о наличии и техническом состоянии оборудования находятся в единой системе и доступны в режиме реального времени. Это значительно облегчило планирование кадровых ресурсов и использование техники, исключив ситуацию, когда сотрудники или оборудование простаивали из-за отсутствия нужной информации.

Кроме того, внедрение Битрикс24 позволило наладить эффективную коммуникацию между сотрудниками, что, в свою очередь, привело к повышению качества работы и улучшению взаимодействия между различными подразделениями компании. Все важные уведомления, запросы и документы теперь передаются в системе, что исключает потерю информации и обеспечивает прозрачность всех коммуникаций. Сотрудники получили возможность оперативно взаимодействовать друг с другом, обмениваться информацией и координировать свои действия.

Также стоит отметить, что автоматизация процессов привела к снижению риска ошибок, которые были неизбежны при ручном вводе данных и согласовании документов. Благодаря автоматизированным алгоритмам, все операции выполняются в строгом соответствии с установленными правилами, что гарантирует точность и достоверность информации. В конечном итоге, это привело к повышению эффективности работы отдела кадров и других подразделений, а также к снижению операционных издержек. Благодаря новым аналитическим отчетам, руководство получило возможность отслеживать ключевые показатели эффективности и принимать более обоснованные управленческие решения. Компания “ЮКАЗ” стала более гибкой и адаптивной к изменениям, что, в свою очередь, повысило ее конкурентоспособность на рынке. В результате внедрения Битрикс24, компания “ЮКАЗ” не только оптимизировала внутренние процессы, но и укрепила свои позиции как надежного партнера для крупных заказчиков, таких как ООО “ИЗП” и ООО “ИНК”. Это позволило ей повысить свою эффективность, качество услуг и конкурентоспособность на рынке нефтегазовых подрядов.