Повысили эффективность на 40% с помощью Битрикс24 в компании «Леса Сибири»

Компания: Леса Сибири
Местоположение: Сибирь, Россия
Деятельность: Лесозаготовка и деревообработка
Число сотрудников: 31

Компания "Леса Сибири" занимается лесозаготовкой и деревообработкой, предоставляя широкий спектр услуг и продукции. Компания известна своим профессионализмом и высоким качеством продукции, выполняя заказы различных объемов в сжатые сроки, что требует высокой организации бизнес-процессов и качественного управления проектами. Компания стремится к постоянному улучшению процессов и взаимодействию с клиентами, что делает внедрение современных технологий особенно актуальным.

Основные задачи, с которыми обратилась компания "Леса Сибири", включали:

1. Централизация данных и улучшение управления:

   • Объединение информации о клиентах, сделках и задачах в единой системе для повышения точности и доступности данных.

2. Автоматизация бизнес-процессов:

   • Автоматизация статусов сделок и лидов, внедрение автоматизированных уведомлений и постановки задач.

3. Интеграция с внешними системами и приложениями:

   • Интеграция с различными каналами коммуникаций и телефонными системами.

4. Управление и обработка лидов:

   • Настройка процесса приема и распределения лидов, система планирования и назначения встреч.

5. Управление задачами и проектами:

   • Система управления задачами и проектами, мониторинг и отчетность.

6. Обучение сотрудников:

• Обучение сотрудников работе с новой системой, настройка прав доступа.
  

Проблемы, с которыми столкнулся клиент: не было четкой системы работы для менеджеров — работали через другой портал, менее удобный. Нужно было собрать все заявки в одном месте, чтобы видно было, кто из менеджеров работает над данной заявкой. Не было четкой системы постановки задач, не было интеграций с соцсетями и мессенджерами — все это было разрознено, задачи ставились через Трелло, который потом ушёл из России. Не было никакой автоматизации. Все документы находились в гугл-диске, договоры заполнялись менеджерами вручную.

Для достижения поставленных целей была проведена комплексная работа по внедрению CRM системы Bitrix24.

Базовая настройка CRM:
Мы настроили структуру компании в Bitrix24, включив всех 31 сотрудника и четко распределив их роли и обязанности. Разработаны шаблоны карточек для лидов, сделок, компаний и контактов, что стандартизировало процесс ввода данных и улучшило их обработку. Настройка и автоматизация статусов для лидов и сделок обеспечили стандартизированный процесс работы с клиентами и улучшили контроль за выполнением задач.

Интеграция с внешними системами:
Мы подключили приложение Wazzup, объединяющее WhatsApp, Viber и другие социальные сети, для централизованного управления коммуникациями с клиентами. Интеграция с телефонной системой Bitrix24 позволила автоматизировать обработку входящих и исходящих звонков, а также записывать их в CRM. Для централизованного управления почтовыми сообщениями и их синхронизации с CRM были настроены корпоративные почтовые ящики через IMAP.

Управление и обработка лидов:
Настроенный процесс автоматического приема и распределения входящих лидов между менеджерами обеспечил своевременную и качественную обработку клиентских запросов. Также была внедрена система планирования и назначения встреч с клиентами, интегрированная с календарями и уведомлениями, что позволило эффективно управлять временем менеджеров и минимизировать пропуски встреч.

Управление задачами и проектами:
Все задачи сотрудников фиксировались в системе, что позволяло легко отслеживать их выполнение, назначать приоритеты и своевременно вносить корректировки. Руководители могли получать полные отчеты о состоянии выполнения задач и проектов, что помогало своевременно выявлять и решать возникающие проблемы. Настройка прав доступа для руководителей и менеджеров на уровне CRM, задач и проектов, а также диска обеспечила безопасность и контролируемый доступ к важной информации.

Обучение сотрудников:
Мы провели несколько тренингов и обучающих сессий, чтобы сотрудники могли эффективно использовать все возможности Bitrix24. Сотрудники активно начали использовать CRM для управления задачами, проектами и взаимодействием с клиентами, что позволяет контролировать выполнение задач и улучшать командное взаимодействие.

Заполнили шаблоны договоров, теперь менеджеры просто в той же сделке вносят данные о клиенте и распечатывают готовый договор. 

Внедрение CRM Bitrix24 в компанию "Леса Сибири" позволило решить следующие задачи:

1. Централизация управления данными:

   • Вся информация о клиентах, сделках и задачах теперь доступна в единой системе, что повысило точность и доступность данных для сотрудников. Это позволило сократить время на поиск и обработку информации на 40%.

2. Автоматизация бизнес-процессов:

   • Автоматизация процессов позволила сократить время на обработку документации на 35%, что снизило вероятность ошибок и улучшило качество обслуживания клиентов. Внедрение автоматизированных уведомлений и постановки задач обеспечило своевременное выполнение задач и повысило контроль за процессами на 30%.

3. Управление и обработка лидов:

   • Настроенный процесс приема и распределения лидов позволил обеспечить своевременную и качественную обработку клиентских запросов, что увеличило конверсию лидов в сделки на 25%.

4. Управление задачами и проектами:

   • Система управления задачами и проектами, мониторинг и отчетность улучшили контроль за выполнением задач и проектами, что увеличило эффективность работы сотрудников на 20%.

5. Интеграция с внешними системами:

   • Интеграция с телефонными системами и мессенджерами позволила централизовать управление коммуникациями и повысить качество обслуживания клиентов, что увеличило скорость обработки запросов на 30%.

6. Обучение сотрудников:

   • Обучение сотрудников и настройка прав доступа позволили быстро адаптироваться к новой системе и использовать все её возможности. Это увеличило производительность труда на 25%.

Эти изменения позволили компании "Леса Сибири" повысить свою операционную эффективность, улучшить управление проектами и взаимодействие с клиентами, что в итоге привело к повышению конкурентоспособности и удовлетворенности клиентов.