Система управления задачами и CRM-система студии теледизайна VIZART

Внедрение и кастомизация «Битрикс24» в Vizart – крупнейшей компании на рынке телевизионной графики

О компании

Vizart - крупнейшая компания на рынке телевизионной графики. Компания занимается оформлением телеканалов и телепередач, motion-дизайном и инфографикой, картографией и брендированием. Vizart – это большая команда профессиональных телевизионных дизайнеров, художников, аниматоров, разработчиков, обладающая мощными творческими и техническими ресурсами.

За годы работы было оформлено огромное количество телевизионных проектов, запущено несколько телеканалов, разработано множество собственных графических решений на базе эфирных технологий.  С самого начала работы студии, в 2008 г., компания заняла лидирующую позицию по количеству производимой графики среди российских компаний.

Заказчики Vizart – федеральные телеканалы, корпорации и частные клиенты, для которых создается графика самого высокого уровня.

Работы Vizart отмечены призами Академии российского телевидения, конкурса "МедиаБренд", золотой премией международного конкурса Omni Awards, двумя наградами международного конкурса PromaxBDA.

Десятки тысяч заказов в месяц.

650 заказов в день.

Около 250 сотрудников, работающих в Битрикс24.

Задачи. Необходимость внедрения Битрикс24

Управление задачами в компании Vizart осуществлялось с помощью сервиса «Gmail» и с использованием системы управления задачами «JIRA». С ростом количества выполняемых заказов (до 650 заказов в день) возникла ситуация, при которой используемый способ упорядочения информации, являлся недостаточным.

По словам руководителей отделов, в остальных подразделениях использование системы «JIRA» вызывало затруднения в случаях, когда алгоритм работы над задачей предусматривал многоуровневое разбиение главной задачи на подзадачи, выполняемые одновременно. В случаях, когда подзадачи выполнялись различными смежными отделами, «JIRA» оказывается неудобной, поскольку не поддерживает сложившейся логики изменения статуса задачи при её передаче между соисполнителями.

Для преодоления перечисленных проблем было необходимо усилить роль Системы Управления Задачами в производственном процессе.

Решение. Процесс внедрения. Особенности проекта

Для выполнения задачи необходимо было выполнить следующие действия:

Внедрить наиболее более подходящую к специфике работы компании Систему Управления Задачами.

Для поддержки функций, определяемых особенностями работы компании, осуществить доработку функциональной части новой системы силами субподрядной организации.

Составить пошаговые должностные инструкции по использованию новой системы применительно к каждому отделу компании.

Представить внедряемую систему сотрудникам отделов и обучить их её использованию на практике.

Осуществить реорганизацию общей сетевой Библиотеки, представив доступ к её ресурсам, средствами новой Системы Управления Задачами.

Было предложено разработать гибкую Систему Управления Задачами с помощью коробочной версии продукта «1C-Битрикс24», т.к. по сравнению с иными CRM она обладает следующими преимуществами:

• Удобный в эксплуатации и простой для изучения пользовательский интерфейс.

• Наличие многоуровневой системы разбиения задач на подзадачи.

• Наличие полной документации для работы с системой на разных уровнях эксплуатации.

• Масштабная техническая поддержка со стороны компании производителя и независимых разработчиков программного обеспечения.

• Обилие дополнительных приложений, в том числе мобильных, расширяющих функциональность системы.

• Широкое распространение продуктов «1C-Битрикс» в делопроизводстве отечественных компаний создает перспективу интеграции с аналогичными Системами.

Был кастомизирован Корпоративный портал «1C-Битрикс24» под нужды Заказчика: расширен и видоизменен функционал, переработан интерфейс, удовлетворяющий потребностям разных групп пользователей.

Работа по проекту выполнялась в несколько итераций. В рамках первой итерации был внедрен минимально необходимый функционал, которым сотрудники компании пользовались в JIRA. В рамках второй итерации функционал портала был расширен, а также были внедрены пожелания сотрудников компании Vizart. В рамках последней, третьей итерации, были внедрены финальные доработки по проекту, собранные от сотрудников и руководства компании Vizart, после чего проект перешел на обслуживание в собственную IT-службу компании, т.к. серьезных правок по проекту больше не планируется, а с небольшими задачами могут справиться собственные разработчики.

Проект длился 7 месяцев. Все было реализовано и в срок запущено в эксплуатацию.  Получился технически очень сложный, комплексный проект включающий в себя, как непосредственно разработку на платформе «1C-Битрикс24», так и разработку десктопного приложения для Windows и Mac OS, интегрирующего файловое хранилище заказчика с «1C-Битрикс24».

Работа с решением. Достигнутые результаты

Что активнее всего используется?

Активно используются все функциональные возможности проектной деятельности и работы с Задачами, включая и отчеты, как очень важный элемент мониторинга. Также активно используются функции Диска.

Например, портал позволяет максимально интерактивно взаимодействовать сотрудникам Vizart с Заказчиками (ВГТРК):

• Работать с задачами, как через интерфейс портала, так и через электронную почту;

• Вести детальный учет работ;

• Работать с файловым хранилищем через портал с помощью десктопного приложения для Windows и Mac OS;

• Быстро настраивать задачи с помощью шаблонов-заготовок;

• Формировать различные отчеты по работам, трудозатратам, видам графики и пр.;

• Гибко настраивать параметров системы администраторам системы.

Что изменилось в работе команды Заказчика?

Во-первых, существенно увеличилась скорость постановки задач и их настройки с помощью шаблонов-заготовок, появились новые возможности управления массивом задач и проектами, новые возможности распределения нагрузки между специалистами. Стало удобнее обсуждать вопросы в рамках задач и как следствие увеличилась скорость принятия решений.

Во-вторых, появилась очень удобная среда работы с файлами на диске, интегрированная в «1C-Битрикс24», а это существенно улучшило процессы обмена документами внутри компании и облегчило многие производственные процессы.

Для заказчиков появилась возможность точной постановки задач (в т.ч по электронной почте), комментирование, приемка.

Для менеджмента Компании появилась возможность быстро формировать различные отчеты по работам, трудозатратам, видам графики и пр. Также появилась возможность учета рабочего времени сотрудников Компании.

Для удобства работы сотрудников Компании с учетом специфики деятельности и потребностей разных групп пользователей был переработан интерфейс системы «1C-Битрикс24», что существенно помогло внедрению системы в Компании.

Результат

За несколько месяцев Заказчик почти полностью перешел на работу в новой системе (почти все отделы). Сегодня порядка 250 активных пользователей в системе.
Планы на будущее — мобильное приложение, адаптивный интерфейс.