Партнеры
Улей
Внедрение корпоративного портала

Внедрение корпоративного портала

Внедрение корпоративного портала

Краткая информация о клиенте

Poetti – бренд натурального кофе российской компании «МилФудс». Кофеобжарочный завод Poetti находится в Тверской области и работает уже более 12 лет. Компания насчитывает более 200 человек, в том числе в Тверской области, Москве, Санкт-Петербурге и ряде других регионов России.


Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
В мае 2022 года финская компания по производству и обжарке кофе Paulig Group продала свой российский бизнес инвестору из Индии Викасу Сои. После ухода иностранной компании бизнес фактически «обнулился»: бывший собственник забрал с собой всю ИТ-инфраструктуру компании. Крупное производство и большая команда остались без системы внутренних коммуникаций, в том числе без корпоративного портала. При этом руководство ставило перед командой амбициозные цели – разработать конкурентоспособный ассортимент, занять солидную долю рынка и запустить ряд инновационных продуктовых платформ. Чтобы команда в турбулентных условиях смогла эту цель достичь, было необходимо наладить оперативное и прозрачное движение информации внутри компании. Было принято решение о внедрении нового корпоративного портала.
Что нужно от системы?
  1. Новый корпоративный портал должен был отвечать следующим требованиям:
  2. Предоставлять возможность для хранения и редактирования базы корпоративных документов, шаблонов документов с разными уровнями доступа и с возможностью делиться ссылками на документы с внешними пользователями.
  3. Быть масштабируемым в части пользователей, функционала и серверных мощностей.
  4. Иметь возможность кастомизации: у компании была потребность в интеграции корпоративного портала с программой 1С:ЗУП и редиректа на платформу онлайн-образования Eduson.
  5. Быть доступным через мобильное приложение.

Кроме того, портал должен был помочь HR решить ряд конкретных задач:

  1. В режиме «здесь и сейчас» управлять изменениями, дать возможность сотрудникам принимать тактические решения с опорой на данные.
  2. Наладить получение обратной связи от коллег, в том числе анонимной, для оперативного совершенствования процессов управления компанией.
  3. Разработать инструмент с помощью, которого синхронизировать цели компании с индивидуальными целями каждого сотрудника.
  4. Дополнительно мотивировать сотрудников на достижение амбициозных планов компании. 
  5. Сократить время на решение организационных вопросов, чтобы сотрудники могли максимум своего рабочего времени уделять достижению бизнес-результатов.

Оптимально под все эти требования подошёл корпоративный портал на платформе Битрикс24 в связке с модульными решениями Улья «Главная страница», «Брендирование Битрикс24», «База знаний», «Управление целями 2.0», «HelpDesk», «Статистика использования портала», «Опросы», «Интерактивные подсказки», «Массовая настройка уведомлений», «Фото- и видеогалерея», «Геймификация».

Процесс внедрения, особенности проекта
Решаем вопрос информированности персонала
Первостепенной задачей Poetti было создание у сотрудников ощущения уверенного движения компании к своим целям. Для этого HR оперативно и адресно информирует сотрудников о происходящих в компании и отрасли изменениях с помощью функционала модуля «Улей: Главная страница». В центральной области страницы отображаются блоки, которые дают максимум информации о внутренней и внешней среде компании: баннер, новости компании, интервью и мнения, заявки и обращения, номинанты Вилби, кадровые изменения, фотоальбом и видеоальбом, живая лента.


Для распространения информации о происходящих изменениях в отрасли Poetti использует формат дайджестов. Под эту потребность на корпоративном портале был переименован стандартный блок «Новости СМИ».


В блоке «Заявки и обращения» собраны полезные для сотрудника ссылки на сервисы как внутри корпоративного портала, так и на внешние системы (Eduson, КЭДО), а также ссылки на рабочие группы и страницы в социальных сетях. 



4К – название мотивационной программы Poetti. В рамках программы существует четыре категории: leadership, innovation, opportunity, nobility. Отличившемуся в одной из категорий сотруднику начисляются баллы, которые он может потратить в корпоративном онлайн-магазине или копить.

Стандартный блок «Битрикс24» пришлось значительно переработать под потребности компании: каждое кадровое изменение подробно анонсируется. В карточку сотрудника вносится название его должности, контактные данные, указывается непосредственный руководитель и бизнес-партнёр по персоналу, а также подробная информация об образовании и опыте работы.
В Poetti придерживаются открытой корпоративной политики и для её реализации в корпоративный портал интегрировали форму обратной связи – Speak-Up. Оставить сообщение можно анонимно или от имени автора.
Кроме того, портал был оформлен в фирменном стиле Poetti с помощью модуля «Улей: Брендирование Битрикс24». Помимо стандартного функционала модуля интересным решением стал блок, в котором отображается количество дней на предприятии без происшествий. Поскольку у Poetti есть завод и важным фокусом операционной деятельности является безопасность, то этот блок дополнительно мотивирует персонал следовать инструкциям.
Мотивируем сотрудников
Важным моментом для Poetti был вопрос вовлеченности сотрудников в общее дело компании с помощью корпоративного портала. Мотивация персонала в Poetti опирается на два инструмента: систему управления эффективностью (4К)  и геймификацию.
Традиционно процесс управления эффективностью в Poetti базируется на четырёх составляющих: (1) Ключевые показатели эффективности, (2) Команда, (3) Компетенции, (4) Культура, – 4К. Необходимо было встроить привычный для компании процесс в новый корпоративный портал. Командой Улья под эту потребность Poetti был значительно доработан модуль «Управление целями 2.0». 


Кроме того, существенную роль в мотивации персонала Poetti играет внутренняя валюта – Вилби коины. Сотрудник может «заработать» Вилби коины и потратить их в Вилби Маркете. В зависимости от количества Вилби коинов на счету сотрудника меняется его грейд. В компании разработали креативные названия для каждого уровня с учётом специфики бизнеса: расти можно от ароматного эспрессо до лавандового рафа. Для реализации задачи к корпоративному порталу подключили модуль Улья «Геймификация».


Автоматизируем бизнес-процессы
Оставалось решить вопрос с автоматизацией бизнес-процессов: компания хотела сократить временные затраты сотрудников на оформление и согласование документов – сохранить тот комфорт, который предоставлял предыдущий корпоративный портал компании. Для этого команда Улья автоматизировала процесс оформления командировок.
Улей автоматизировал процесс оформления командировки и даже более, теперь при оформлении заявки сотруднику стали доступны дополнительные фичи: он может выбирать вид транспорта, страну, город отправления и сразу видеть временные изменения и суточные расходы.

Работа с решением (со стороны клиента). Достигнутые результаты (со стороны клиента)
Главная цель Poetti достигнута – в компании создана комфортная информационная среда.

  • Персонал оперативно и адресно получает информацию о происходящих в компании изменениях и может планировать рабочие активности с учётом изменившихся обстоятельств.
  • Любой может оставить обратную связь своему коллеге, в том числе анонимно.
  • Каждый в команде знает общие для бизнеса и свои индивидуальные цели и может приложить максимум усилий к их достижению.
  • Сотрудники лично заинтересованы в высоких показателях бизнеса.
  • Бюрократия сведена к минимуму: автоматизирован процесс оформления командировок.

Цифры
Запуск портала состоялся - 18 марта 2024 года.
7 месяцев – прошло от первого контакта клиента с Ульем до готового решения. 
Свыше 65% сотрудников компании ежедневно заходят на портал: больше 10% сотрудников успели накопить и потратить вилби коины на корпоративный мерч и разные бонусы всего за 2 месяца

Преимущества от внедрения
Масштабный проект по переходу заказчика на отечественный софт с автоматизацией бизнес-процессов, геймификацией, брендированием корпоративного портала был реализован в достаточно короткие сроки благодаря слаженной и проактивной работе обеих сторон.

Отзыв заказчика о проделанной работе
ООО «МилФудс» выражает благодарность Digital-интегратору «Улей» за качественную работу и профессионализм, проявленный при работе над сложным масштабным проектом внедрения корпоративного портала. В рамках проекта перед разработчиком стояли нестандартные задачи, которые были успешно решены. В частности, это интеграция с программой 1С:ЗУП, автоматизация бизнес-процессов ряда бизнес-процессов, кастомизация отдельных модулей под потребности компании и ее сотрудников.
Поставленные в рамках проекта цели были выполнены в полном объёме. Благодаря слаженной работе обеих команд внедрение портала было осуществлено в проектные сроки, а сотрудники ООО «МилФудс» получили новый инструмент, формирующий единое информационное пространство и позволяющий команде двигаться к достижению бизнес-результатов.
Отметим проактивный и доброжелательный настрой команды Улья. Наш партнёр продемонстрировал оперативную реакцию на поступающие запросы и профессиональное решение вопросов. В целом, Digital-интегратор «Улей» зарекомендовал себя как надёжный разработчик, способный решать сложные интеграционные задачи. Убеждены в дальнейшем плодотворном сотрудничестве по развитию внутренних сервисов компании и кофейного бренда Poetti. 






Внедрение корпоративного портала
Золотой
Офис
Санкт-Петербург
Москва
Готов приехать
Казань
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Системное администрирование
Крупные корпоративные внедрения
Внедряем корпоративные и HR порталы, корпоративные университеты и CRM-системы на базе Битрикс24. Уже 14 лет мы помогаем бизнесу повышать рентабельность и заботиться о клиентах и сотрудниках за счёт цифровизации бизнес-процессов.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес Санкт-Петербург м. Балтийская, наб. Обводного канала, д. 199-201 Деловой центр "Обводный двор", корпус В, 3 этаж, вход "Весенний ЛОФТ"

Телефон +7 (812) 648-23-34

По Битрикс24 звоните: +7 (812) 648-23-34

E-mail: welcome@wehive.ru

Специализация
системная интеграция
поставка и внедрение ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение