Внедрение Битрикс24 в клинике: учёт и инвентаризация медтехники
» для Б24.png)
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО Эстетическая Косметология
О компании: Международная группа клиник эстетических инноваций
Город: международная сеть
Количество сотрудников: более 200 человек
Компания: ООО Эстетическая Косметология
О компании: Международная группа клиник эстетических инноваций
Город: международная сеть
Количество сотрудников: более 200 человек
Задачи клиента:
Медиэстетик - международная сеть клиник эстетических инноваций. Команда активно растет, ежедневно взаимодействуя внутри единого пространства Битрикс24.
Масштаб операционной деятельности и разнообразие используемого медицинского оборудования потребовали навести порядок в учете инвентаря и ускорить процессы обслуживания.
Руководитель компании обратился в WebMens с запросом на практическую инвентаризацию оборудования и прозрачное управление оборудованием внутри уже используемого портала.
Ключевая потребность - создать рабочую систему учета медицинского оборудования с понятной ответственностью и историей действий по каждой единице. Отсутствие централизованной базы приводило к потерям времени, ошибкам при перемещениях и затрудняло контроль статуса техники.
Было необходимо:
- Сформировать единый, структурированный и доступный из Битрикс24 реестр, чтобы обеспечить автоматизацию учета и исключить разрозненность данных.
- Закрепить ответственность за конкретное оборудование и наладить понятные сценарии действий - перемещение, ремонт, списание.
- Сократить ручные операции и добиться оптимизации процессов учета оборудования, чтобы аудит, сверки и инвентаризация проходили быстрее и без лишних уточнений.
- Перенести проверенную модель учета с другого портала и адаптировать ее для текущего ландшафта Битрикс24 клиента, не нарушая привычных рабочих потоков.
Решение задачи:
Старт с анализа и проработки сценариев
Команда WebMens начала с детального интервьюирования сотрудников, вовлеченных в инвентаризацию. Мы зафиксировали реальный цикл жизни единицы оборудования: от постановки на учет до списания - и сверили его с существующими регламентами.
По итогам анализа было принято решение перенести уже зарекомендовавший себя кейс на портал клиента и донастроить под специфику Медиэстетик. Цель - не теория, а практическая автоматизация инвентаризации в Битрикс24 на основе реальных процессов.
Справочники как фундамент реестра
С нуля были созданы все необходимые справочники. Структура задумывалась так, чтобы она поддерживала развитие каталога и новые типы техники, а также не мешала повседневной работе.
После этого мы использовали функционал экспорта и импорта для переноса готовой конфигурации с другого портала, затем пошагово проверили настройки каждого справочника и синхронизировали связанные поля.
Процессы в ленте как управляемые сценарии
Учет реализован через процессы в ленте новостей Битрикс24. Для каждого шаблона процесса мы проверили корректность блоков и связей, чтобы действия шли строго по маршруту.
В реестр учета инвентаря добавлены обязательные поля для точной идентификации - без них карточка оборудования не сохраняется. Это снизило риск ошибок и обеспечило единый стандарт данных.
Ежедневные операции - в одном окне
Складской менеджер заводит оборудование в реестр, заполняет обязательные поля, фиксирует ответственного. Благодаря этому управление оборудованием перестало зависеть от отдельных людей и стало частью повторяемого регламента.
С помощью отдельного процесса запускаются действия над единицей техники - перемещение, ремонт, списание и другие операции. На этапах, где требуется контроль, используется согласование с руководителем.
Доступ и прозрачность
Роли и права настроены так, чтобы каждый видел свое. Ответственные сотрудники получают доступ к актуальной информации, а руководитель - к статусам и истории операций.
Это не только дисциплинирует, но и ускоряет разбирательства в спорных ситуациях, потому что все действия фиксируются в процессе.
Проверка на прочность
Перед публикацией решения мы провели тестирование: прогнали типовые сценарии, проверили корректность переходов между этапами, убедились, что все обязательные поля и согласования отрабатывают как запланировано.
Под запись показали клиенту, как работает конфигурация в повседневном режиме. Видео останется как обучающий материал, чтобы ускорить ввод новых сотрудников и снизить нагрузку на администраторов.
Результат:
У компании появился понятный и воспроизводимый способ работать с инвентарем в Битрикс24 - от регистрации оборудования до списания. Реестр стал единым источником правды, а процессы превратили регламенты в практические шаги:
- Централизованный реестр вместо разрозненных таблиц - В компании появилась единая система учета медицинского оборудования в Битрикс24. Все данные хранятся структурированно, карточки заполнены по стандарту, статус и ответственный определены для каждой единицы.
- Для сотрудников это означает быстрый доступ к достоверной информации, для руководителя - управляемость и прозрачность.
- Инвентаризация без лишних движений - В результате инвентаризация оборудования превратилась в понятную операцию с заранее заданными шагами.
- Унификация карточек и обязательных полей сократила количество уточнений, ускорила сверки и уменьшила вероятность ошибок. За счет этого достигнута практическая оптимизация процессов учета оборудования.
- Действия по регламенту, история под рукой - Перемещение, ремонт и списание выполняются через настроенные процессы.
- Согласования встроены в маршрут, ответственные фиксируются в карточке, история операций доступна сразу. Это и есть рабочая автоматизация учета - когда регламенты выполняются не по памяти, а зашиты в систему.
- Роли и права, как элемент безопасности - Разграничение доступа защищает данные и не мешает работе. Сотрудники видят только необходимое, а полноценная картина доступна ответственным за направление. Это снижает риски и помогает поддерживать порядок в реестре.
- Переиспользуемая модель - Решение переносилось из проверенного кейса и адаптировалось под текущий портал. Такой подход позволил быстрее запустить автоматизацию инвентаризации в Битрикс24 и сразу получить предсказуемый эффект без долгой притирки.
Название проекта
Внедрение Битрикс24 в клинике: учёт и инвентаризация медтехники
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Красота, фитнес, спорт
Тип проекта
Облачный Битрикс24, Сервис деск
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения