Корпоративный портал для крупнейшего дистрибьютора древесины в России - ООО "Лесная семья"

Настройка портала и перенос данных из 1С в Битрикс24 для компании “Лесная семья”
Когда сотрудники вручную ведут клиентов и держат все в голове, рано или поздно это приводит к путанице и проблемам с поиском нужных данных. CRM позволяет систематизировать информацию, а удобные внутренние инструменты помогают оптимизировать рабочие процессы.
К нам обратилась компания "Лесная семья” с запросом настроить CRM, а также организовать воронку Сделок для работы менеджеров и реализовать возможность передачи задач из отдела продаж в отдел закупок и логистики. До этого сотрудники вели клиентов вне общей системы, а как придется. Такой подход со временем стал причиной проблем с обработкой заказов.

О клиенте
ООО "Лесная семья” — компания-дистрибьютор, которая занимается оптовой продажей материалов из древесины с доставкой по России и странам СНГ. Компания сотрудничает с крупными российскими деревообрабатывающими заводами, а также импортирует древесину из других стран мира. 
Сфера деятельности: оптовые поставки материалов из древесины
Число сотрудников, работающих с Битрикс24: 10
Тип лицензии Битрикс24: Корпоративный портал 50

Необходимость внедрения Битрикс24
До обращения к нам в компании использовали 1С для ведения сделок. Общение с заказчиками в основном велось по телефону или в мессенджерах. Клиентская база увеличивалась, и со временем сотрудникам стало сложно систематизировать информацию и быстро находить нужные документы. Стало много путаницы. Поэтому руководитель решил отойти от ручного ведения сделок и внедрить в компанию CRM.
Кроме систематизации данных хотелось отслеживать ситуацию по новым клиентам. А еще стало необходимо передавать задачи от менеджеров по продажам на закупщиков и в отдел логистики. Мы проанализировали задачи и составили план их достижения. Рассказываем подробно.

Процесс внедрения, особенности проекта
Первым делом мы развернули и настроили Коробочную версию портала на сервере клиента. Затем приступили к переносу данных и другим доработкам и настройкам.
Перенос данных из 1С в Битрикс24
Мы проанализировали данные в 1С и приступили к их загрузке в CRM: согласовали с заказчиком, какую информацию переносим в систему, а чем можно пренебречь. В итоге были импортированы все отчеты по звонкам клиентов с сохранением данных о звонке и ответственных менеджерах. В случае, когда ответственное лицо не было назначено, мы по умолчанию определили заявку на конкретного сотрудника — это было оговорено в техзадании.
Создание структуры компании и настройка прав доступа
На данном этапе мы занялись настройкой структуры компании: пригласили на портал сотрудников, назначили их на соответствующие должности и распределили права. В CRM появились отделы, руководители и ответственные лица — удобная и наглядная иерархия.
Подключение каналов коммуникаций
Далее мы приступили к подключению телефонии, электронной почты и чата. Настроили Mango Office для звонков и SMTP-сервер для e-mail рассылок. Провели тесты сервисов и убедились, что все работает корректно.
Настройка воронок лидов и сделвок
Мы настроили и отредактировали воронку лидов и сделок согласно описанию процесса от клиента, а также добавили роботов для создания задач при переходе на определенную стадию в воронке.
Заявки распределяются на конкретного сотрудника в течении получаса, назначается ответственный, соисполнители и наблюдатель (руководитель). 
В случае, когда потребность поступившего клиента можно удовлетворить тут же (т.е. товар есть в наличии на складе) — автоматически отводится 4 рабочих часа на исполнение задачи. Ее результатом является КП или счет, отправленный клиенту.
Если заказ требует дополнительной закупки материалов (стандартных), срок выполнения задачи увеличивается до 8 часов. Если закупка нестандартная — на решение отводится 5 рабочих дней. Результатом так же будут является КП или направленный клиенту счет.
Обучение
В завершении мы организовали обучение для сотрудников компании: познакомили их с функционалом и возможностями портала, наглядно показали, как использовать инструменты и ответили на вопросы.


Достигнутые результаты
В первые же дни после подключения системы Битрикс24 в CRM стали поступать Лиды, а обращения стали наглядными и удобными. После того, как мы выстроили воронку Сделок, в компании появился комфортный инструмент построения работы менеджеров разных отделов.

Работа с решением. Достигнутые результаты
Мы настроили CRM, перенесли данные из 1С в Битрикс24, настроили воронки Лидов и Сделок, а также интегрировали удобные каналы коммуникации. 
Наше сотрудничество с компанией ООО “Лесная семья” не закончено. Из ближайших задач предстоит настройка передачи параметров utm-меток в карточку Лида. По ним будет определяться, из какого источника поступила заявка. Мы уже составили и согласовали с заказчиком ТЗ. О том, как выполнили эту работу, расскажем в следующих статьях.
Если вам необходимо упорядочить рабочие процессы и сделать их комфортными для каждого сотрудника, выбор очевиден — CRM. За консультацией и быстрой настройкой системы обращайтесь по телефону +74951183918. Подберем для вас идеальное решение!