Автоматизация Битрикс24 для Всероссийского форума «Здравница»
О компании
В целях развития санаторно-курортного комплекса России ежегодно на протяжении 13 лет проводится форум «Здравница». Форум проходит при поддержке правительства и министерства здравоохранения РФ. В рамках мероприятия ведутся научно-практические семинары, лекции, тренинги и мастер-классы.Руководитель форума обратилась к нам летом 2019 года с целью автоматизировать процесс работы с заявками. Требовалась новая система для обработки и фиксации потока обращений клиентов, т.к. число заявок на участие в форуме росло. Для обработки сделок вручную не хватало персонала. Заявки поступали на сайт, далее информация заносилась в 1С. Если заявка повторная, менеджер вручную классифицировал ее как вторичную и фиксировал в 1С, проверяя соответствие внесённых данных.
Для минимизации ручной работы менеджеров и построения автоматической цепочки ведения участников форума выбран корпоративный портал на базе Битрикс24. Установлена коробочная версия системы с расчетом, что потребуются индивидуальные доработки функционала.
Выполненные работы
В кейсе расскажем о некоторых особенностях настройки портала Здравница:- Классификация лидов на этапе заявки
- Проверка обращений на уникальность
- Быстрая обработка заказа за счет шаблонов документов
- Аналитика по счетам
- Сегментация базы
- Отчет по доп. оборудованию
Настройка CRM-формы
Мы создали форму, поля для заполнения которой отличаются, в зависимости от выбранной зоны ответственности клиента (физическое и юридическое лицо).
Подобная автоматизация сразу сортирует поступающие с сайта заявки, квалифицируя лидов по их принадлежности к типу участия (один участник или организация). Заполненные клиентом сведения из формы автоматически попадают в карточку CRM в виде нового или повторного лида, способствуя росту продаж в компании.
Проверка лидов на уникальность
Мы создали обработчик события, который:
- проверяет по всем компаниям в справочнике «Компании» есть ли организация с таким же ИНН. Если совпадение обнаружено, то найденная компания прикрепляется к лиду (лид при этом повторный);
- проверяет по всем контактам в справочнике «Контакты», есть ли клиент с идентичными ФИО, телефоном и почтовым ящиком.
Если совпадение обнаружено, то найденный контакт прикрепляется к лиду (лид при этом повторный).
Подобная доработка дает возможность не прибегать к штатному Контролю дублей, а проверять лид на уникальность в момент создания. Таким образом, автоматизация помогает менеджерам не тратить время на обогащение карточки лида и ручной поиск совпадений.
Шаблоны документов
Для сокращения времени работы менеджера с документами было решено использовать шаблоны Битрикс24. Для автоматической генерации мы загрузили в систему следующие документы:
- 3 типа договора
- Счет-фактура
- Бланк акта
Нужный документ формируется менеджером из карточки CRM меньше чем за минуту и уже содержит данные из сделки. При необходимости можно экспортировать файл сразу с печатью и подписью компании.
Отчет по оплаченным счетам
Для контроля над оплаченными счетами руководство Всероссийского Форума «Здравница» хотело видеть отчеты по оплаченным счетам в разрезе на каждого сотрудника организации. Мы собрали отчет «Оплаченные счета» через встроенный конструктор отчетов Битрикс24. Дополнительно использовали 2 поля для удобства сортировки: Контакт и Ответственный.
Благодаря созданному отчету руководитель Форума может отслеживать этапы оплаты и эффективность работы каждого менеджера.
Отчет по участникам
Информация по участникам Форума хранится не только в карточках сделок, но и в связанных списках, для удобства работы менеджеров. Анализ участников, их сортировку по нужным критериям можно выполнить разными способами, меняя фильтры и срезы по необходимым данным. Однако отсортировать данные, находящиеся в двух разных местах – в Сделках и Списках штатными средствами Битрикс24 нельзя.
Единственное решение – разработать собственный сводный отчет над сущностями: сделка и связанный список.
Поля для отчета собирались следующим образом:
- Поле ФИО участника. Данные берутся из полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» из списка «Список Участников».
- Название компании. Данные берутся из поля «Название компании» в Сделке.
- Отчет по дополнительному оборудованию и организациям
Контролировать оплаченные организацией счета можно, не только при помощи штатных отчетов, как мы писали выше, но и более детализировано. Следующей доработкой на портале Всероссийского Форума «Здравница» стал отчет по оплате, который показывает связь счета со сделкой и типом платежа.
Для дальнейшего анализа сформулированной отчетности мы добавили возможность фильтровать информацию и выгружать получившиеся данные в Excel.Подобный отчет помогает контролировать выставленные счета и степень их оплаты, не прибегая к ручному перебору каждого счета.
Итоги
В кейсе описана часть решений, реализованных на портале Всероссийского Форума «Здравница».
Помимо выполненных доработок мы помогли:
- Обучить сотрудников «Здравницы» работе с CRM
- Сопроводить работу администратора портала со стороны заказчика
- Оказать поддержку пользователей в Skype
Настройки, которые были сделаны на портале Форума, не только облегчили работу менеджеров по сортировке поступающих заявок, но и автоматизировали сбор отчетности по уже сформированным сделкам.
Название проекта
Автоматизация Битрикс24 для Всероссийского форума «Здравница»
Проект партнера
ПУСК
Сфера бизнеса
Медицина и фармацевтика
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2020
Узнать стоимость внедрения
