Рекламно Производственная Компания БИМ

О КОМПАНИИ

Компания Большие и маленькие решения в рекламе является одной из самых крупных рекламно-производственных компаний полного цикла в своем регионе.

Среди клиентов компании: DNS, Евросеть, Ростелеком, Мегафон и многие другие компании

На данный момент 8 сотрудников компании используют Битрикс24 для решения ежедневных задач.

ЗАДАЧИ

·      Внедрить CRM-систему Битрикс24 для управления продажами.

·      Организовать долгосрочное хранение информации о работе с клиентами.

·      Спроектировать систему уведомлений, напоминаний и автоматических задач для оптимизации работы в течение всего цикла сделки.

·      Собрать входящие обращения с различных источников системе,

·      Настроить хранение записей телефонных разговоров.

·      Предоставить инструментарий для получения подробной отчетности.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

·      Интеграция виртуальной АТС.

·      Сложные процессы согласований заявки при запуске в производство.

·      Участие в процессе не только отдела продаж, но и технического, производственного и юридических отделов

·      Наличие и участие в процессе нештатных сотрудников

ПРОЦЕСС

Этап 1. Аудит бизнес-процессов.

В качестве первого этапа работы был проведен подробный аудит бизнес-процессов компании, регламента работы отдела продаж, технического, производственного и юридического отдела с потенциальными и текущими клиентами. Результатом онлайн встречи стало техническое задание по настройке Битрикс24 и, в качестве приложения, ментальная карта для настройки CRM-системы.

Этап 2. Настройки функционала Битрикс24.

Основным этапом стала настройка CRM-системы по техническому заданию.

Персонализация модуля CRM Битрикс24 включила в себя настройку четырех воронок для работы с потенциальными и текущими клиентами. В каждой из воронок созданы подходящие поля и этапы для хранения в системе информации о проделанной работе. Вкупе с настроенными отчётами это позволит руководителям иметь хорошее представление о том, на каком этапе находится работа с тем или иным клиентом, а также в целом об эффективности выполнения задач сотрудниками.

Спроектированные и внедренные шаблоны бизнес-процессов призваны значительно упростить вход в работу новых сотрудников, а также не забыть ни об одном клиенте даже через несколько месяцев после начала работы. Также реализовано согласование сделок и документов среди разных отделов и на разных стадиях сделки, что позволило значительно сэкономить время на коммуникации между подразделениями компании и отдельными сотрудниками.

Произведена тонкая настройка прав доступа сотрудников к элементам CRM-системы для исключения вероятности удаления или экспорта информации из базы клиентов.

Для автоматизации попадания обращений клиентов напрямую в Битрикс24 интегрированы корпоративные почты сотрудников.

Интеграция виртуальной АТС Билайн позволит не только осуществлять звонок в один клик из карточки в Битрикс24, не пропустить ни одного звонка, но и хранить записи разговоров с клиентами на протяжении всего цикла сделки.

Произведен полный импорт клиентской базы заказчика, что позволило сотрудникам значительно быстро начать работу с действующими клиентами, не тратя время на заведение каждой компании и контакта и всей информации по ним.

Интегрированы Facebook и Instagram клиента, что позволило работать с данными источники заявок в одном окне, хранить всю историю переписки и оперативно реагировать на вопросы клиентов.

Этап 3. Обучение и техническая поддержка.

В ходе обучения сотрудников компании были продемонстрированы наиболее частые сценарии работы с CRM-системой.

После обучения техническая поддержка в течение месяца отвечала на все вопросы клиентов по настроенному функционалу системы, если такие возникали.

РЕЗУЛЬТАТ

·      Структурирована и регламентирована работа сотрудников отдела продаж с клиентами

·      Структурировано и регламентировано взаимодействие между отделами и сотрудниками компании.

·      Все входящие обращения попадают сразу в CRM-систему, где незамедлительно начинается их обработка.

·      Настроенные автоматизации своевременно подсказывают сотрудникам о следующем шаге работы с клиентом.

·      Различные направления работы компании разделены по отдельным воронкам со своей структурой и регламентами

·      Записи телефонных разговоров, переписка с клиентами в почте и социальных сетях хранятся вместе с остальной информацией в одном месте.