Сибирь Экспоцентр

МВК «Новосибирск Экспоцентр» – крупнейший за Уралом выставочный комплекс, один из самых технологически оснащенных на сегодня в России. Он спроектирован и построен по самым современным технологиям строительства энергоэффективных зданий, существующих в мировой практике, с использованием концепции «green building». МВК «Новосибирск Экспоцентр» соответствует высочайшим международным стандартам организации и проведения мероприятий различного уровня: международных саммитов и конгрессов, выставок и ярмарок, конференций и семинаров, концертов, шоу и спортивных мероприятий. В выставочных павильонах создана возможность для размещения экспозиций и экспонатов практически любого веса, размера и самой необычной конструкции. В МВК «Новосибирск Экспоцентр» предусмотрено всё необходимое для комфортной и плодотворной работы: большие и малые конференц-залы, комнаты для деловых переговоров, несколько VIP-зон, офисные, сервисные помещения, фудкорт и ресторан. Комплекс оснащён современным и лёгким в эксплуатации видео-, аудио- и компьютерным оборудованием, всеми средствами связи, в том числе, предусмотрена возможность выхода в интернет из любой точки выставочного комплекса через беспроводную сеть Wi-Fi.

Клиент поставил следующие задачи:

1.     Уменьшите количество рутинных действий при работе с клиентом. (начиная с первого обращения клиента до выставления закрывающих документов)

2.     Автоматизировать отправку предварительной сметы клиенту

3.     Автоматизировать отправку счёта клиенту

4.     Автоматизировать отправку договора клиенту.

5.     Разделить все сделки на два направления: аренда и обустройство.

6.     Автоматизировать отправку закрывающих документов клиенту

7.     Создать информационно пространство для работы сотрудников компании над общими проектами

8.     Создать общее хранилище документов при работе над проектами

9.     Интегрировать в CRM телефонию и электронную почту

10. Организовать для сотрудников общий чат для общения

11. Выделить отдельное направление по контролю качества оказываемых услуг

12. Логирование всех действий сотрудников для представления качества работы с клиентской базой для руководства компании

Совместно с клиентом было составлено технического задание и обговорены условия и сроки разработки.

Согласно техническому заданию, были выполнены следующие задачи:

1.     Разработана и автоматизирована логика воронки лидов.

2.     Автоматизированы все шаблоны документов клиента и интегрированы в бизнес-процессы по направлениям сделок.

3.     Разработаны два направления сделок аренды и обустройства, где сотрудники в несколько действий формируют предварительные сметы, счета, договора и закрывающие документы.

4.     Настроены и произведено обучение сотрудников пользованием разделами: Задачи и Проекты, Диск, Чат и Звонки.

5.     Интегрирована телефония клиента, настроены очереди звонков, ведётся запись разговоров. Настроена корпоративная электронная почта всех сотрудников.

6.     В сделках выделена отдельная воронка по контролю качества оказываемых услуг.

7.     В лидах и сделках все действия сотрудников логируются, на всех этапах система оповещает руководство о текущем состоянии взаимоотношения с клиентом.

Проект сдавался в несколько этапов, клиент осуществлял приёмку проекта частями на совместных прогонах, отправлял нам замечания и доработки.

После приёмки клиентом всех частей технического задания, проект был отправлен в месячную коммерческую эксплуатацию для дальнейшего сбора ошибок и недоработок, которые мы в кратчайшие сроки устранили по просьбе клиента. Прошло обучение персонала удалённо, созданы видео инструкции.

На текущий момент клиент в полном объёме использует разработанный функционал на портале, в планах сделать двух стороннюю интеграцию с 1С, автоматизировать другие участки производственного процесса.