КликДок — подписание документов

Знакомы ли вам эти проблемы?

• Оригиналы документов не доходят до контрагентов и теряются на почте;

• Контрагенты не торопятся с подписанием актов;

• Уходит много денег и времени на отправку почтой;

• Не отслеживается реальная картина полученных  документов и то, сколько проектов зависло на этапе подписания.

Если знакома хотя бы одна проблема, тогда вам подойдет наше приложение КликДок.

Если вам необходимо настроить бизнес-процессы в компании, автоматизировать работу с документами и покрыть их полный жизненный цикл, включая согласование внутри компании, тогда вам подойдет расширение КликДок — Бизнес-процессы.

КликДок — это система хранения, подписания и контроля документов в вашей CRM Битрикс24. Документы прикрепляются к сделке и (или) компании. Из приложения можно легко отправлять документы на подпись контрагентам. В ответ получите подписанный электронной подписью документ, который имеет юридическую силу.

Приложение интегрируется с Битрикс24 и необходимые данные загружаются с портала. Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными, их удобно хранить, искать и можно увидеть реальную картину по отправленным документам и их статусам.

Приложение идеально подойдет тем компаниям, у кого большие расходы на отправку документов по почте. А еще может быть внедрено в те компании, у кого нет единой системы документооборота с контрагентами и контроля документов в одном месте.

Преимущества приложения.

• Освобождает от работы с бумажными документами
  

Снимает необходимость в бумажных архивах. Экономит время на сканирование оригиналов и прикрепление их к сделкам на портале Битрикс24.

• Снижает затраты
  

Отсутствие необходимости в бумажных оригиналах исключает затраты на канцелярию, офисную технику, курьерские и почтовые услуги

• Ускоряет и упрощает подписание.
  

Документы на подпись отправляются из приложения. Вашим контрагентам потребуется только квалифицированная электронная подпись! Им не нужно покупать дополнительные лицензии на программные продукты и платить за отправку подписанного документа не требуется.

• Контроль движения документов на всех этапах.
  

Единая база позволяет увидеть в Битрикс24  документы по каждому контрагенту и сделке, статусы и отслеживать их движение

• Уведомление о необходимости подписать документ приходит на электронную почту.
  

• Повышает вероятность подписания документов.
  

Вероятность получить подписанный документ обратно в 2-3 раза выше, чем в других системах ЭДО, так как подписание происходит без дополнительной регистрации в системах и дополнительного подтверждения принятия документов на подпись.

КликДок — Бизнес-процессы — это расширенный функционал КликДок для бизнес-тарифов Битрикс24. С ним вы сможете гибко встраивать возможности КликДок в бизнес-процессы Вашей компании.

— Подписывать квалифицированной ЭП файлы из Битрикс24.Диск
— Запрашивать подпись у внешних пользователей — контактов CRM

Таким образом, автоматизация работы с документами теперь может подкрепляться  ЭП, что покрывает их полный жизненный цикл - подготовку и различные этапы согласования внутри компании, отправку контрагентам, получения подписи от них.

Бизнес-процессы, позволяют предоставлять доступ к документу на разных стадиях согласования ограниченному кругу лиц.

Таким образом, КликДок Бизнес-процессы позволяют организовать любые схемы движения документов в компании: последовательное движение документов и движение в зависимости от статуса документа.

Вот лишь часть вариантов применения:

• Подписать заявление на отпуск, если ваши сотрудники работают удаленно и находятся в разных городах.

• Согласовать договор на новый проект со всеми участниками совета директоров.

• Быстро отправить документ контрагенту, если необходимо получить подписи начальника и директора.

Как работает процесс подписания документа?

Шаг 1.

Сотрудник создает документ и отправляет на подпись директору.

Шаг 2.

Директор получает уведомление о необходимости подписать документ и подписывает его. Подписанный документ автоматически отправляется на email контрагента.

Шаг 3.

На почту контрагенту приходит уведомление о том, что необходимо подписать документ. Контрагент может подписать или отклонить этот документ.

Шаг 4.

Сотруднику приходит уведомление о том, что документ подписан обеими сторонами или отклонен контрагентом  

1. Инициатор запускает бизнес-процесс согласования с руководителем. Такой бизнес-процесс можно сделать на основе одного из типовых БП в Битрикс24.

2. Руководитель получает уведомление, что ему прислали документ. Он может ознакомиться и подписать его своим сертификатом КЭП

3. Инициатор получает сообщение, что документ подписан и направляет на подпись контрагенту.

4. Контрагент получает письмо со ссылкой на страницу, где он также ставит свою подпись

5. Инициатор получает уведомление о том, что бизнес процесс завершен

Более подробную информацию вы можете узнать на нашем сайте click-doc.ru