Реестр договоров

Приложение для компаний, которые работают с клиентами по договорам: поставки, обслуживание, аренда, подписки, абонентские услуги. В карточке компании и сделки появляется вкладка «Договоры». В ней видно, какие договоры заключены с клиентом, до какого числа они действуют и где лежит файл.

Какие задачи решает
— Больше не нужно вести договоры в Excel и вспоминать сроки в последний момент.
— Ответственный заранее получает напоминание, что договор заканчивается, и успевает продлить его или перезаключить.
— Руководитель видит все истекающие и истёкшие договоры на одной странице.

Как это работает
— Карточка договора. Номер, предмет, дата заключения, срок действия, сумма, ссылка на файл и ответственный сотрудник. Пустой срок — бессрочный договор.
— Компания и сделка. Договор, добавленный в сделке, виден и в карточке её компании. В сделке показываются также договоры её компании.
— Статусы. «Действует», «Бессрочный», «Истекает через N дней», «Истёк», «Расторгнут». Расторжение отмечается с датой, его можно отменить.
— Напоминания. Раз в день ответственный получает уведомление Битрикс24 за 30 и за 7 дней до окончания (сроки настраиваются) и в последний день. Об истёкших договорах можно сообщать руководителю.
— Автопродление. Для договоров, которые продлеваются сами, на следующий день после окончания срок сдвигается на заданное число месяцев. Ответственный получает уведомление, в таймлайне появляется запись.
— Поле компании «Договор до». Приложение само записывает в него дату окончания ближайшего действующего договора. Поле можно добавить в фильтр и отчёты.
— Таймлайн. Добавление, расторжение и продление договора записываются в таймлайн компании.
— Общий список. На странице приложения все договоры портала с фильтрами «заканчиваются в этом месяце», «скоро истекают», «истекли». Администратор видит все договоры, сотрудники — те, где они ответственные.

Как пользоваться
Откройте компанию или сделку, перейдите во вкладку «Договоры» и нажмите «+ Договор». Укажите номер, срок действия и ссылку на файл договора на Битрикс24.Диске или в другом облачном хранилище. Сроки напоминаний и сотрудника для уведомлений об истёкших договорах настраивает администратор портала на странице приложения.