Расписание и бронирование

Запись клиентов на услуги прямо в CRM

Записывайте клиентов к специалистам, подбирайте свободное время и ведите услуги и статусы визитов в облачном Битрикс24. Сотрудник создаёт запись внутри приложения, а клиент может записаться самостоятельно по публичной ссылке. Каждая запись сохраняется как сделка CRM с привязкой к клиенту.

Приложение подходит для компаний, которые работают по предварительной записи: оказывают услуги, проводят консультации и занятия, выполняют сервисное обслуживание. Можно принимать записи с выбором услуги или без него.

ГЛАВНОЕ В ПРИЛОЖЕНИИ

• Запись клиентов сотрудником и самостоятельная онлайн-запись.
• Услуги из каталога Битрикс24 и длительность каждой услуги для онлайн-записи.
• Расписание специалистов, кабинетов или рабочих мест на день и неделю.
• Сделка CRM для каждой записи, настраиваемая карточка и статусы визита.
• Переносы, отмены, рабочий график и блокировки времени.
• Дополнительно — бронирование оборудования, помещений и планирование встреч.

1. ЗАПИСЬ КЛИЕНТА СОТРУДНИКОМ

Выберите специалиста или кабинет, дату и свободное время. Найдите клиента среди контактов или компаний CRM, добавьте описание и необходимые услуги. Запись появится в расписании и сохранится в выбранной воронке CRM.

Кнопка «+» рядом с поиском клиента открывает стандартную форму создания контакта или компании. После сохранения найдите и выберите клиента в поиске. Из предпросмотра записи можно перейти в карточку клиента или связанную сделку.

Выбор услуги необязателен для простой записи к специалисту. Если бизнес работает с услугами из каталога, включите соответствующую возможность в настройках.

2. ОНЛАЙН-ЗАПИСЬ ПО ССЫЛКЕ

Опубликуйте ссылку и разместите её на сайте, в социальных сетях или отправьте клиенту. Для записи клиенту не нужен доступ в ваш Битрикс24.

Как это работает:

1. Клиент выбирает специалиста или другой доступный элемент расписания.
   
2. Выбирает услугу, если она предусмотрена настройками.
   
3. Указывает дату и свободное время.
   
4. Вводит имя, телефон и подтверждает передачу данных.
   
5. Запись сразу создаётся в CRM и занимает выбранное время.
   

Для каждого специалиста или кабинета можно настроить один из трёх вариантов:

1. запись без выбора услуги;
   
2. запись с обязательным выбором услуги;
   
3. оба варианта — с услугой или без.
   

Вы определяете доступные услуги, длительность каждой услуги и записи без услуги, период записи вперёд и минимальное время до визита. Ответственный за онлайн-записи выбирается из списка сотрудников портала.

Дополнительные поля внутренней карточки не публикуются в клиентской форме: клиенту не приходится заполнять служебные сведения.

Для работы онлайн-записи подключите входящий вебхук своего портала с правом CRM по инструкции в приложении. Владельцу вебхука нужен доступ к сделкам выбранной воронки.

3. РАСПИСАНИЕ ПОД ВАШ БИЗНЕС

Используйте дневной режим для работы с визитами и недельный — для оценки ближайшей загрузки. Календарь помогает выбрать дату, фильтры — показать нужных специалистов или кабинеты.

Настройте структуру расписания:

1. создайте колонки для специалистов, кабинетов или рабочих мест;
   
2. объедините их в группы по отделам или направлениям;
   
3. задайте названия, цвета и порядок отображения;
   
4. замените слово «Колонка» на привычное обозначение: «Специалист», «Кабинет», «Пост» или своё;
   
5. отправляйте неактуальные элементы в архив с возможностью восстановления.
   

Пример: группа «Консультации» объединяет нескольких специалистов, а группа «Обслуживание» — мастеров или рабочие места.

4. КАЖДАЯ ЗАПИСЬ — СДЕЛКА CRM

Выберите воронку и начальную стадию новых записей. Название, клиент, время, описание и дополнительные данные сохраняются в сделке. Описание записи записывается в комментарий сделки.

Расписание показывает сделки с признаком создания из приложения и не заполняется всеми сделками портала.

При записи сотрудником ответственным становится этот пользователь. Для онлайн-записей используется общий ответственный, выбранный в настройках. Перенос и редактирование записи сохраняют ответственного.

При первом открытии администратором CRM приложение автоматически подготавливает служебные поля. Вручную создавать и сопоставлять поля начала, окончания и идентификатора колонки не требуется.

5. КАРТОЧКА ЗАПИСИ И УСЛУГИ

В основной карточке доступны:

1. клиент — контакт или компания;
   
2. специалист или другой элемент расписания;
   
3. название записи, дата и время начала и окончания;
   
4. стадия или статус;
   
5. описание.
   

Добавляйте пользовательские поля CRM, задавайте подписи, порядок и обязательность. Поддерживаются текст, числа, флажки, даты, дата со временем и одиночные списки. Создание поля в CRM и подключение к карточке выполняются отдельно.

Услуги и товары из каталога:

Находите позиции по названию, добавляйте их в запись, указывайте количество и цену. Карточка показывает итоговую сумму, а позиции сохраняются в товарах связанной сделки. При повторном открытии они загружаются из CRM.

Дополнительные поля расположены выше ресурсов и товаров. Разделы «Ресурсы» и «Товары и услуги» можно свернуть, сохранив выбранные значения.

6. СТАТУСЫ ВИЗИТОВ И ОТМЕНЫ

Выберите подходящий режим:

• стадии CRM напрямую;
• собственные статусы записи с сопоставлением стадиям CRM;
• независимые статусы записи.

Например, статус визита «Клиент пришёл» можно вести отдельно от стадии сделки «Ожидаем оплату». Это позволяет учитывать визит и этап продажи по правилам вашей компании.

Отменённая запись остаётся видимой узкой карточкой сбоку и освобождает время для нового клиента. При возврате в активный статус приложение заново проверяет график, блокировки, вместимость и ресурсы.

7. РАБОЧИЙ ГРАФИК И ДОСТУПНОЕ ВРЕМЯ

Задайте рабочие дни, часы работы, шаг сетки и стандартную длительность новой записи. Закрывайте отдельные интервалы на перерыв, технические работы или другие задачи. Когда ограничение больше не нужно, снимите блокировку.

Обычно в одной колонке допускается одна активная запись на интервал. При необходимости включите параллельный режим — до двух одновременных активных записей.


8. ПЕРЕНОС И ПОИСК ЗАПИСЕЙ

Перетащите запись в другую ячейку или нажмите «Перенести» в карточке и выберите новое время. При переносе сохраняются длительность, клиент, описание, ответственный, ресурсы и товары сделки.

Ищите записи за все даты выбранной воронки:

• по названию;
• по данным клиента;
• по полному номеру телефона.

В поиск попадают и отменённые записи. Из результата можно открыть карточку или перейти к нужной дате в расписании.

9. РЕСУРСЫ ДЛЯ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ

Подключите ресурсы, если для обслуживания клиента нужны кабинет, аппарат, инструмент или другое общее оборудование.

Ресурс можно разрешить для всех колонок, нескольких выбранных групп или конкретных колонок. Его занятость остаётся общей: один ресурс рассчитан на одну активную запись одновременно, даже если его используют разные специалисты.

Для онлайн-записи назначайте:

• общие ресурсы специалиста или кабинета — для любой записи;
• отдельные ресурсы конкретной услуги — при её выборе.

При записи на услугу оба набора объединяются без повторов. При записи без услуги используются только общие ресурсы.

Пример: консультации нужен кабинет, а процедуре — кабинет и аппарат. Приложение учитывает необходимый набор при подборе свободного времени.