Интеграция с ЭДО Saby (Тензор, СБИС)

Тратите часы на обмен документами с клиентами и поставщиками? Вручную проверяете статусы в ЭДО? Постоянно заглядываете в Saby, чтобы не пропустить важный входящий документ?

Эти процессы можно автоматизировать. Наше приложение связывает Битрикс24 и Saby (Тензор) в единый сценарий — от создания документа до отслеживания его статуса.

От создания в Битрикс24 до отправки в Saby.

1. Менеджер создаёт документ в Битрикс24. Это может быть элемент смарт-процесса «Исходящие» с загруженным файлом - акт, акт сверки взаиморасчётов, договор или счёт. Либо файл сформированный прямо в Битрикс24 (стандартным шаблонизатором документов или иным способом) . Интеграция поддерживает работу с многосторонними договорами.

2. Система автоматически передаёт данные в Saby. Сотрудник с доступом в личный кабинет Saby и правом электронной подписи получает уведомление со ссылкой на документ.

3. Сотрудник переходит по ссылке - сразу на страницу документа в Saby - и отправляет его.

4. Статус возвращается в Битрикс24. Система автоматически проверяет статус отправленного документа и проставляет его в смарт-процессе по исходящим.

Результат: менеджер не покидает Битрикс24, подписант получает готовую ссылку, а статус всегда актуален.

От получения из Saby до утверждения в Битрикс24.

1. Менеджер регулярно получает входящие документы из Saby - например, в виде элементов смарт-процесса «Входящие».

2. Файлы автоматически загружаются в Битрикс24. В указанную в активити бизнес-процесса папку складываются все вложенные файлы полученных документов и таже файлы сохраняются в полях смарт-процесса.

3. Сотрудник с правом подписи получает уведомление со ссылкой на карточку элемента смарт-процесса «Входящие». Из неё он может перейти на страницу документа в Saby и утвердить (подписать) его.

4. Статус возвращается в Битрикс24. Система автоматически проверяет статус полученного документа и проставляет его в смарт-процессе «Входящие».

Результат: ни один входящий документ не теряется, а подписание занимает минуты - без переключения между системами.

Что нужно для начала обмена документами через приложение?

1. Аккаунт ЭДО Saby (Тензор)

2. Оформить электронную подпись руководителя.

3. Уточнить у вашего контрагента, с каким ЭДО он работает, по необходимости настроить роуминг.

4. Установить приложение.

5. Настроить ваш бизнес-процесс отправки и проверки состояния документа в Битрикс24.

После установки приложения в настройках бизнес-процесса появятся пять новых активити в разделе Действия приложений:

1. Отправка документов в  Saby

2. Замена документа в  Saby

3. Проверка документов в Saby (проверка статуса)

4. Отправка многостороннего договора в Saby

5. Получение входящих документов из Saby  

Работа с исходящими документами

• ID файла для отправки в Saby – Тип поля Файл (Диск) (множественное), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF.

• Тип документа – Тип поля Строка (акт, договор, счет, акт сверки)

• Наш ИНН (ИНН вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка

• Наш КПП (КПП вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка

• ИНН контрагента – Тип поля Строка (ИНН вашего контрагента можно получить через активити Получить информацию о реквизитах, произвольный РНР-код на коробочном Битрикс24, запросить переменную в задании бизнес-процесса или любым другим удобным для вас способом)

• КПП контрагента (для юр.лиц)  – Тип поля Строка (КПП вашего контрагента можно получить через активити Получить информацию о реквизитах, произвольный РНР-код на коробочном Битрикс24, запросить переменную в задании бизнес-процесса или любым другим удобным для вас способом)

• Примечание - Тип поля Строка

• ID документа в Saby

• Ссылка на документ в Saby

• Сообщение об ошибке

• Таймаут операции

2. Замена документа в Saby

1. Входные данные:

• ID документа в Saby– Тип поля Строка

• ID нового файла для замены в Saby – Тип поля Файл (Диск), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF. (множественное)

• Результат замены документа в Saby

• Ссылка на документ в Saby

• Сообщение об ошибке

• Таймаут операции

3. Проверка документов в Saby (проверка статуса документа)

1. Входные данные:

• ID документа в Saby– Тип поля Строка

1. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)

• Состояние документа в Saby (строка)

• Примечание к состоянию документа в Saby

• Сообщение об ошибке

• Таймаут операции

В случае необходимости отправки многостороннего договора нужно использовать отдельное активити «Отправка многостороннего договора в Saby».

• Гибкая настройка смарт-процесса. В настройках приложения доступен выбор:

• создать новый смарт-процесс в вашем Битрикс24 специально для регистрации входящих документов;

• интегрироваться с уже существующим смарт-процессом и сопоставить его поля с данными, которые приходят из SABY.
  

• Файлы теперь сохраняются в двух местах. Полученные документы больше не лежат только на Диске портала — они сразу попадают в поле смарт-процесса. Это значительно упрощает дальнейшую автоматизацию: роботы, триггеры и бизнес-процессы могут работать с файлами напрямую, без дополнительных запросов к Диску.

• ID файла для отправки в СБИС – Тип поля Файл (Диск) (множественное), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF.

• Тип документа – Тип поля Выпадающий список (акт, договор, счет, акт сверки) — обязательное, не множественное

• ИНН контрагента для фильтра (ИНН вашего контрагента, по которому вы хотите загрузить входящие документы указанного типа за заданный интервал дат) – Тип поля Строка

• Наш КПП (КПП вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка

• Примечание - Тип поля Строка

• ID документа в Saby

• Ссылка на документ в Saby

• Сообщение об ошибке

• Таймаут операции