За 27 дней автоматизировали закупку запчастей, согласование счетов, найм и обучение сотрудников компании по аренде спецтехники

«Галатекс» - компания, для которой техника, люди и сроки напрямую влияют на результат каждого проекта. Бизнес работает в сфере аренды строительной и специальной техники: автокранов, манипуляторов, самосвалов, экскаваторов, экскаваторов-погрузчиков и другой техники, которая используется на крупных строительных и промышленных объектах.

Компания работает с 2016 года, развивает собственный парк спецтехники и участвует в проектах федерального и промышленного масштаба. Такой масштаб бизнеса требует постоянной координации: в работе задействованы офис, удаленные участки, механики, снабжение, бухгалтерия, HR, специалисты по охране труда и пожарной безопасности, руководители объектов и сотрудники, отвечающие за эксплуатацию техники. В такой структуре важно не просто «вести задачи», а видеть всю цепочку работы: кто отвечает за следующий шаг, где возникла задержка, какие документы уже приложены, какой счет согласован, оплачена ли закупка, готов ли сотрудник к работе на объекте.

Для «Галатекс» было важно сделать внутренние процессы управляемыми и прозрачными. Когда в компании более 30 видов техники и более 50 специалистов в штате, ручной контроль быстро становится узким местом: часть информации остается в переписках, нагрузка на сотрудников распределяется неравномерно, а руководителям сложно быстро увидеть реальную картину по заявкам, оплатам, найму, обучению и технике. Поэтому Битрикс24 должен был стать для клиента не просто CRM, а рабочей системой для управления операционными процессами.


На старте основные внутренние процессы велись вручную. Информация передавалась между сотрудниками в переписках, статусы заявок приходилось уточнять отдельно, а согласование кандидатов, счетов и документов зависело от ручного контроля ответственных сотрудников.

У клиента не было единой связанной системы, где можно быстро увидеть:

• кто сейчас отвечает за этап;
• какие документы приложены;
• согласован ли кандидат или счет;
• оплачена ли закупка;
• на какой технике будет использоваться запчасть;
• какие документы по сотруднику уже оформлены после приема;
• завершено ли обучение, охрана труда, пожарная безопасность и выдача документов.

Отдельная сложность была связана с тем, что процессы затрагивали разные отделы. HR отвечает за найм, механики и руководители участков участвуют в согласовании кандидатов и заявках на запчасти, снабжение ищет поставщиков, директор согласует счета, бухгалтерия фиксирует оплату, специалисты по ОТ и ПБ контролируют обязательные документы по сотрудникам.

Задача проекта состояла в построении единой системы внутренних процессов в Битрикс24, где карточки найма, обучения, запчастей, снабжения, оплаты счетов и техники связаны между собой.

Решение задачи

Сначала была подготовлена рабочая структура портала: сотрудники получили доступ к своим процессам, ролям и задачам, а руководители - возможность видеть общую картину без ручного сбора статусов в переписках.

HR-контур: найм и обучение сотрудников

 

Первым HR-процессом стала воронка «Найм». Кандидат проходит согласование по понятному маршруту: HR создает карточку, руководитель или механик принимает решение по кандидату, затем подключается служба безопасности. Все решения, комментарии и причины отказа фиксируются в карточке, поэтому HR не нужно отдельно собирать статусы в чатах.

После запуска воронки клиенту стало удобно работать с наймом в Битрикс24, и следующим этапом он заказал расширение процесса - обучение сотрудников после приема. Для этого был создан смарт-процесс «Обучение», который автоматически запускается из успешной карточки найма при заполненной дате приема.

В карточке обучения собирается все, что нужно после приема сотрудника: стажировка, обучающая 20-часовая программа, обязательные документы по каждой должности, отметка 1С УАТ, обучение в учебном центре, охрана труда, пожарная безопасность и выдача документов. HR и руководители видят не только факт найма, но и готовность сотрудника к работе на объекте.

Операционный контур: закупки, счета, техника и справочники



Второй блок проекта был связан с операционной работой: закупкой запчастей, снабжением, оплатой счетов, учетом техники и справочниками участков. Для этого были настроены смарт-процессы «Заявки на запчасти», «Снабжение», «Оплата счетов», «Техника» и «Подразделение / участок».

Процесс закупки запчастей был выстроен как связанная цепочка: механик создает заявку, снабжение подбирает поставщика, счет уходит на согласование и оплату, а данные по логистике возвращаются обратно в исходную заявку. Если деталь не подошла, система сохраняет историю и помогает запустить повторную заявку без ручного заполнения с нуля.

Смарт-процесс «Оплата счетов» был настроен как общий маршрут для расходов организации, а не только для запчастей. Через него могут проходить счета за обучение, услуги подрядчиков, материалы, сервисы и другие затраты. Для руководства это единый стандарт контроля: счет получен, согласован, оплачен, платежка и закрывающие документы приложены.

 

Для учета техники был создан отдельный смарт-процесс «Техника» и загружено более 50 единиц техники клиента. Также был заполнен справочник участков. Это позволило связать заявки, снабжение, счета и технику в одной системе и заложить основу для дальнейшей аналитики по расходам и обслуживанию.

Результат

Клиент получил не набор отдельных автоматизаций, а единую связанную систему внутренних процессов в Битрикс24.

Что изменилось после внедрения:

• найм, обучение, закупка запчастей, снабжение, оплата счетов и учет техники работают в одной логике;
• сотрудники видят свои задачи на канбан-досках и двигают элементы по стадиям по мере выполнения работы;
• руководители контролируют статус заявок, согласований, оплат, обучения и документов в карточках Битрикс24;
• история решений по кандидатам, счетам и закупкам сохраняется в системе;
• счета по разным расходам организации проходят единый маршрут согласования и оплаты;
• логистика по запчастям синхронизируется обратно в исходную заявку;
• по сотрудникам после приема хранится единая карточка обучения со всеми документами;
• просрочки по ОТ и ПБ контролируются уведомлениями;
• более 50 единиц техники перенесены в Битрикс24 и используются как база для связанных процессов.

Измеримый эффект в экономии времени:

• ручная координация между HR, руководителями, снабжением, бухгалтерией, ОТ и ПБ сокращена ориентировочно на 30%;
• время на поиск статуса заявки, счета, кандидата или обучения сократилось в разы, с отдельных уточнений в переписках до просмотра одной карточки в Битрикс24;
• повторное создание заявок при неподошедшей детали заменено автоматическим сценарием, что убирает ручной ввод уже известных данных;
• загрузка более 50 карточек техники через вебхук позволила выполнить перенос данных за минуты, а не создавать элементы вручную в течении пары часов;
• по процессу обучения каждый новый сотрудник проходит единый маршрут с контрольными сроками, за которыми следят роботы.