Автоматизация процессов продаж и документооборота

Группа предприятий «АСПЭК» — многоотраслевой строительный холдинг, работающий на рынке недвижимости более 20 лет. В портфеле — 76 завершённых проектов: жилые комплексы, торговые центры, автосалоны, масштабные городские застройки. География: Удмуртия, Тюмень, Альметьевск и другие города.

Компания строит прозрачный и клиентоориентированный бизнес, но перед масштабированием столкнулась с ограничениями текущей CRM-системы: ручная работа с агентами и документами замедляла работу и снижала управляемость процессов.

1. Невозможность автоматической отправки уведомлений агентам.

   • Битрикс24 не позволял отправлять SMS внешним пользователям (агентам, партнёрам), только клиентам.

   • Менеджерам приходилось вручную отслеживать изменения в сделках и самостоятельно уведомлять агентов.

   • Это приводило к ошибкам, дублированию информации и потере контроля.

2. Ручной документооборот.

   • Каждый договор (ДДУ, ДКП, допсоглашение) создавался вручную: от печати до сохранения.

   • Отсутствовала единая система хранения — документы терялись между папками и системами.

   • Согласование занимало дни, а рутинные операции отнимали часы у менеджеров.

Что мы сделали:

1. Автоматизация уведомлений агентам через Bitrix24.

Была разработана многоуровневая логика на базе смарт-процессов, которая:

• Отслеживает изменение стадии сделки и ответственного менеджера.

• Проверяет, заполнено ли поле «Агент из Profitbase».

• При выполнении условий создаёт смарт-сущность, в которой фиксируется контакт агента.

• Запускает двухстадийный процесс: подготовка и отправка SMS.

• Сообщение фиксируется в карточке сделки как комментарий, с указанием текста и адресата.

• Вся цепочка прозрачна: менеджер всегда видит, что сообщение отправлено и когда.

2. Полная автоматизация документооборота.

Внедрена гибкая система формирования и хранения документов:

• Документы автоматически создаются по шаблону из карточки сделки.

• Фиксируются параметры: тип договора, срок, номер, объект, планировка.

• Создаётся карточка документа в смарт-процессе, формируется печатная форма.

• Документ сохраняется в соответствующей папке на Bitrix24.Диске, ссылка прикрепляется к сделке.

• Все документы по одной сделке хранятся централизованно — система сама сортирует файлы по папкам.

• Интеграция с Profitbase подтягивает нужные планировки объектов прямо в шаблон договора.