Автоматизация подготовки 18 документов ВЭД и отказ от Excel для АО НХК «Арикон»

О клиенте

АО НХК «Арикон» - российская нефтехимическая компания с более чем 20-летним опытом работы на рынке промышленной химии. Ключевой фокус компании - разработка и производство уникальных рецептур на базе отечественного сырья, что позволяет обеспечивать стабильность поставок и независимость производственных процессов.

Обратились коллеги к нам 6 лет назад с за внедрением CRM Битрикс24. По мере развития клиента велись доработки, позволяющие автоматизировать и упорядочить работу команды: были подключены открытые линии, разработаны бизнес-процессы на отслеживание забытых клиентов для них проработки, закрепления компаний и контактов за отделами для их сегментации, напоминания о коммуникациях, распределение заказов из 1С по отделам в Битрикс24.  

До старта проекта работа с документами по сделкам внешнеэкономической деятельности велась вручную. Сотрудники отдела формировали и заполняли полный комплект документов в Excel-файлах, включая сведения о покупателе, номенклатуре товаров, условиях поставки, расчетах, логистике и договорных параметрах.

Формально процесс был выстроен и позволял закрывать сделки, однако он не был автоматизирован и масштабируем. Данные дублировались в разных файлах, отсутствовал единый источник актуальной информации по сделке, а корректность заполнения зависела исключительно от внимательности сотрудников.

Ключевой проблемой стала высокая трудоемкость подготовки документационного комплекта. На оформление одной сделки уходило значительное количество рабочего времени, что замедляло обработку запросов и снижало скорость взаимодействия с клиентами. Сотрудники отдела были вынуждены большую часть рабочего дня заниматься рутинным заполнением таблиц вместо работы с клиентами и развитием продаж.

Таким образом, отсутствие автоматизированного инструмента для формирования документов по ВЭД ограничивало операционную эффективность подразделения, снижало скорость реакции на запросы клиентов и становилось барьером для дальнейшего роста объемов сделок.

До начала проекта сотрудники отдела ВЭД формировали документы вручную в Microsoft Excel.

Процесс выглядел следующим образом:

• данные вручную копировались сотрудниками из 1С в документы Excel;
• рассчитывали отдельные показатели вручную;
• формировали итоговые документы для клиентов и контролирующих органов;
  
• только после этого прикрепляли готовый документ в сделку Битрикс24.

Такой подход создавал сразу несколько проблем:

• подготовка документов занимала значительное количество рабочего времени;
• существовал риск ошибок при переносе данных между системами;
• часть реквизитов рассчитывалась по индивидуальным формулам;
• стандартная интеграция между 1С и Битрикс24 не позволяла передавать необходимые динамические характеристики товаров.

Дополнительной особенностью проекта было большое количество документов внешнеэкономической деятельности, которые необходимо было формировать по каждой поставке. Каждый документ содержал значительный объем данных по товарным позициям и использовал множество взаимосвязанных показателей: вес нетто, вес брутто, объем, характеристики упаковки и другие параметры.

При этом часть данных поступала из 1С, а часть должна была рассчитываться по индивидуальным формулам для каждой конкретной сделки. Из-за высокой сложности документов и большого количества реквизитов ручная подготовка занимала значительное время и требовала постоянной проверки данных.

Основная сложность проекта заключалась в том, что многие параметры документов не являются постоянными значениями. Вес, объем, характеристики упаковки и другие показатели зависят от конкретной товарной позиции и рассчитываются отдельно для каждой сделки.

Из-за этих ограничений клиент не мог автоматизировать процесс стандартными инструментами.

Компания уже использовала Битрикс24 как основную систему для работы с клиентами и сделками, поэтому было принято решение не внедрять отдельное специализированное решение для ВЭД, а расширить возможности существующей CRM:

• сохранить работу сотрудников в едином окне;
• автоматизировать формирование документов непосредственно из карточки сделки;
• обеспечить помимо штатной - кастомную интеграцию с 1С.

Для решения задачи нами была выполнена комплексная доработка Битрикс24 и разработан механизм обмена данными с 1С. Работы со стороны 1С выполнял профильный специалист-разработчик. Наша команда отвечала за архитектуру решения и глубокую доработку CRM.

Создали единую структуру хранения данных по сделке

Основная сложность заключалась в том, что часть параметров документов относилась не к товару в справочнике, а к конкретной товарной позиции внутри заказа.

Мы разработали отдельную структуру хранения данных в Битрикс24 и добавили дополнительные поля в карточку сделки. Все характеристики товаров сохраняются в рамках конкретной сделки и не привязаны к общей карточке номенклатуры.

Это позволило избежать конфликтов данных при одновременной работе нескольких менеджеров с одинаковыми товарами в разных заказах. В результате сотрудники получили единый источник актуальной информации для подготовки документов.

Реализовали передачу характеристик из 1С

Штатная интеграция 1С и Битрикс24 не позволяла передавать характеристики на уровне товарной позиции заказа, что делало автоматическое формирование документов невозможным.

Для решения этой задачи мы разработали собственный механизм обработки данных. После выполнения штатной синхронизации специальный модуль автоматически получает необходимые данные из 1С, сохраняет их в отдельной структуре хранения Битрикс24 и отображает непосредственно в карточке сделки.

Дополнительно создали специальные поля в товарных позициях, где сотрудники могут видеть все характеристики, полученные из учетной системы. При этом данные существуют только в рамках конкретной сделки и не влияют на другие заказы с аналогичной номенклатурой.

Благодаря этому сотрудники перестали вручную переносить данные между системами, а все параметры стали доступны для дальнейшей автоматической обработки.

Автоматизировали расчеты показателей для документов

Часть данных, необходимых для подготовки ВЭД-документов, отсутствовала в готовом виде как в 1С, так и в Битрикс24. Мы реализовали отдельный модуль расчетов внутри CRM. Система автоматически вычисляет необходимые показатели на основании данных сделки и сохраняет результаты на уровне товарной позиции. В результате все расчеты выполняются автоматически, а документы формируются на основе актуальных данных без дополнительных действий со стороны сотрудников.

Настроили генерацию документов ВЭД

До внедрения решения сотрудники вручную создавали и заполняли документы в Excel, что занимало значительное количество времени и увеличивало риск ошибок.

Мы разработали механизм генерации документов непосредственно из карточки сделки Битрикс24. Система автоматически собирает данные из сделки, использует информацию, полученную из 1С, выполняет необходимые расчеты и формирует готовый документ в формате Word.

Для работы были реализованы:

• Контракт;

• Дополнительное соглашение;

• Счет;

• Счет-фактура;

• Торг-12;

• Упаковочный лист;

• CMR.

Всего настроили 18 вариантов шаблонов документов с учетом типа оформления, категорий контрагентов и особенностей поставок. Система самостоятельно определяет необходимый шаблон на основании параметров сделки и подставляет все необходимые данные автоматически. Теперь сотруднику достаточно выбрать нужный документ и запустить генерацию одним нажатием.

Внедрили систему учета и контроля контрактов

Дополнительно автоматизировали работу с контрактами по контрагентам. Система автоматически проверяет наличие действующих контрактов, анализирует доступный бюджет и определяет возможность использования существующего документа. При необходимости создается новый контракт с автоматической фиксацией всех связанных данных.

Также реализовали хранение истории изменений, связанных дополнительных соглашений и документов по каждому контракту. В результате процесс стал прозрачным, контролируемым и практически не зависит от человеческого фактора.

Внедрение решения на базе Битрикс24 позволило полностью автоматизировать процесс подготовки документов по внешнеэкономическим сделкам и сделать его частью единого бизнес-процесса компании.

• Полностью отказались от подготовки документов ВЭД в Excel.

• Автоматизировали формирование полного комплекта документов из карточки сделки.

• Реализовали передачу характеристик товарных позиций из 1С в Битрикс24.

• Внедрили автоматические расчеты показателей для формирования документов.

• Настроили генерацию 18 видов документов ВЭД.

• Исключили ошибки, связанные с ручным переносом данных между системами.

• Сократили время подготовки документов в несколько раз.

• Ускорили обработку сделок и взаимодействие с клиентами.

• Создали масштабируемую систему подготовки документов для дальнейшего развития направления ВЭД.

Сегодня сотрудники отдела ВЭД работают в единой системе, а подготовка документов выполняется автоматически на основании данных сделки и информации, поступающей из 1С.

Отзыв: