Enterprise HR-портал и автоматизация внутренних процессов для АО ЭКСАР

Задача проекта

На момент старта проекта часть внутренних процессов компании была распределена между различными системами, Excel-файлами, электронной почтой и ручными согласованиями.

Это создавало ряд проблем:

• отсутствие единого цифрового пространства;
• сложность внутренних коммуникаций;
• непрозрачность процессов согласования;
• высокая нагрузка на HR и back-office подразделения;
• ручная обработка внутренних заявок;
• сложный процесс командировок;
• отсутствие централизованной системы внутренних сервисов;
• большое количество рутинных операций;
• отсутствие удобного пользовательского интерфейса для сотрудников.

Перед нашей командой стояла задача создать единую корпоративную цифровую платформу на базе Битрикс24 с глубокой адаптацией под внутренние бизнес-процессы компании.

Что было реализовано

В рамках проекта был разработан масштабный корпоративный портал с большим количеством кастомных модулей, сервисов и автоматизированных процессов.

Фактически внутри Битрикс24 была построена полноценная enterprise-платформа для внутренних коммуникаций, HR-процессов, сервисных заявок, командировок и проектной деятельности.

Единое корпоративное пространство

На базе Битрикс24 было реализовано единое цифровое пространство для сотрудников компании:

• корпоративный портал;
• внутренняя база знаний;
• новости компании;
• рабочие группы;
• внутренние коммуникации;
• проектное взаимодействие;
• сервисные разделы;
• HR-инструменты;
• внутренние каталоги и реестры.

Сотрудники получили единую точку доступа ко всем внутренним сервисам компании.

Кастомизация интерфейсов и UX

Одной из ключевых задач проекта стала глубокая адаптация интерфейсов Битрикс24 под реальные сценарии работы сотрудников.

В рамках проекта были реализованы:

• кастомные страницы;
• модальные окна;
• пользовательские кабинеты;
• динамические формы;
• интерактивные фильтры;
• внутренние рейтинги;
• комментарии и лайки;
• системы уведомлений;
• механики подписок;
• персонализированные блоки на главной странице;
• быстрые ссылки;
• адаптированные пользовательские сценарии.

Портал стал полноценной внутренней digital-средой, которой сотрудники пользуются ежедневно. Ниже представлен макет.

Автоматизация командировок

Одним из самых сложных и масштабных блоков проекта стала разработка полноценной системы управления командировками.

Фактически был реализован отдельный enterprise-модуль внутри Битрикс24 с глубокой BPMN-логикой и большим количеством сценариев согласования.

Что автоматизировали

Система охватывает полный цикл оформления командировок:

• создание заявок;
• согласование поездок;
• согласование перерасходов;
• маршрутизацию заявок;
• формирование делегаций;
• управление мероприятиями;
• оформление служебных записок;
• контроль расходов;
• загрузку подтверждающих документов;
• формирование отчетности;
• закрытие командировок.

Сложные маршруты согласования

В системе реализованы десятки сценариев согласований в зависимости от:

• должности сотрудника;
• подразделения;
• страны поездки;
• типа мероприятия;
• наличия делегации;
• использования субсидий;
• превышения лимитов;
• поездок в выходные дни;
• международных поездок;
• источников финансирования.

В процесс вовлечены:

• руководители;
• HR;
• бухгалтерия;
• помощники руководителей;
• ответственные за мероприятия;
• владельцы бюджетов;
• согласующие подразделения;
• руководство компании.

Формирование делегаций

Была реализована интеллектуальная система работы с делегациями:

• автоматический поиск связанных поездок;
• объединение командировок;
• создание общих служебных записок;
• синхронизация участников;
• автоматические уведомления;
• единое согласование делегаций.

Система автоматически анализирует:

• даты;
• города;
• страны;
• мероприятия;
• участников поездок.

Финансовый блок

В рамках модуля командировок автоматизированы:

• расчет суточных;
• контроль лимитов;
• расчет проживания;
• транспортные расходы;
• контроль перерасходов;
• проверка подтверждающих документов;
• импорт расходов из Excel;
• автоматическое распределение расходов;
• формирование отчетности.

Импорт Excel и обработка данных

Для сотрудников был разработан механизм загрузки расходов через Excel:

• валидация структуры файлов;
• проверка ID заявок;
• контроль дубликатов;
• автоматический разбор данных;
• загрузка расходов в карточки командировок;
• система обработки ошибок с указанием причин и строк.

HR-модуль и оценка персонала

Отдельным большим блоком проекта стала автоматизация HR-процессов компании.

Годовая оценка сотрудников

На портале реализована система:

• постановки целей;
• согласования KPI;
• формирования карт целей;
• оценки выполнения;
• согласования HR;
• отчетности по сотрудникам;
• контроля выполнения показателей.

Руководители получили инструменты контроля целей и эффективности сотрудников в едином интерфейсе. Ниже представлен макет.

Квартальная оценка

Дополнительно была разработана система квартальной оценки:

• самооценка сотрудников;
• оценка руководителей;
• согласование результатов;
• квартальные задачи;
• аналитика по подразделениям;
• отчеты по грейдам и направлениям.

HR-сервисы

Также на портале реализованы:

• график отпусков;
• журнал отсутствий;
• onboarding новых сотрудников;
• доска почета;
• дни рождения сотрудников;
• система благодарностей;
• профили сотрудников;
• делегирование согласований на время отсутствия.

Каталог внутренних сервисов

Для сотрудников компании был реализован полноценный каталог внутренних сервисов и заявок.

Система включает:

• каталог заявок;
• шаблоны заявок;
• журнал заявок;
• маршрутизацию;
• контроль статусов;
• отчеты;
• оценку качества исполнения;
• поиск и фильтрацию.

Портал стал единым окном доступа ко внутренним сервисам компании.

Модуль мероприятий

В рамках проекта был реализован отдельный модуль управления мероприятиями.

Сотрудникам доступны:

• регистрация на мероприятия;
• лист ожидания;
• автоматическое управление количеством участников;
• внутренние события;
• фильтрация мероприятий;
• календари мероприятий;
• уведомления участников.

Также реализована автоматическая логика перевода пользователей из листа ожидания при освобождении мест.

Внутренняя социальная сеть

Для повышения вовлеченности сотрудников были реализованы социальные механики:

• короткие сообщения;
• комментарии;
• лайки;
• благодарности;
• поздравления;
• подписки;
• фото- и видеогалерея;
• рабочие группы.

Портал стал не только рабочим инструментом, но и полноценной внутренней коммуникационной средой. Ниже представлен макет.

Реестр проектов и процессов

Дополнительно были реализованы:

• реестр проектов;
• проектные карточки;
• интеграция с Confluence;
• хранение проектной документации;
• реестр оптимизируемых бизнес-процессов;
• библиотека ВНД;
• навигация по внутренним документам;
• механизмы подачи предложений и заявок.

Автоматизация бизнес-процессов

В рамках проекта было автоматизировано большое количество внутренних BPM-процессов:

• маршруты согласований;
• HR-процессы;
• сервисные заявки;
• отпуска;
• отсутствия;
• KPI;
• командировки;
• мероприятия;
• внутренние уведомления;
• делегирование согласований;
• контроль сроков;
• автоматические напоминания.

Для многих процессов были разработаны сложные BPMN-сценарии с параллельными и последовательными этапами согласований.

Техническая реализация

В проекте использовались:

• Битрикс24;
• 1С-Битрикс;
• PHP;
• MySQL;
• Highload-блоки;
• BPMN-процессы;
• кастомные компоненты;
• интеграции с внутренними системами;
• автоматические обработчики и сценарии.

Что было особенно сложным

Проект включал:

• большое количество пользовательских ролей;
• сложную матрицу согласований;
• кастомную BPM-логику;
• высокую нагрузку на портал;
• множество пользовательских сценариев;
• глубокую кастомизацию интерфейсов;
• интеграцию внутренних процессов компании в единую цифровую среду.

Фактически внутри Битрикс24 была разработана полноценная корпоративная intranet-платформа enterprise-уровня.

Результаты проекта

Проект для АО «ЭКСАР» стал примером глубокой enterprise-автоматизации на базе Битрикс24.

В результате внедрения компания получила не просто корпоративный портал, а полноценную внутреннюю цифровую экосистему с автоматизированными бизнес-процессами, развитым HR-контуром, внутренними сервисами и сложной системой согласований, адаптированной под реальные задачи крупной организации.

После внедрения компания получила:

• единое цифровое пространство;
• централизованные внутренние сервисы;
• прозрачные процессы согласования;
• автоматизацию HR-процессов;
• автоматизацию командировок;
• снижение количества ручных операций;
• сокращение времени обработки заявок;
• повышение прозрачности процессов;
• единый канал внутренних коммуникаций;
• удобную цифровую среду для сотрудников.