Цифровизация закупок и продаж в Битрикс24 для компании по сборке ПК
Компания: ООО АБР Технолоджи
О компании: Продажа комплектующих для ПК, сборка и оптовые поставки компьютеров под требования клиента
Город: Москва
Количество сотрудников: 30 человек
Задачи клиента:
ООО АБР Технолоджи работает на рынке компьютерного железа и сборки ПК под задачи корпоративных заказчиков. Компания ведет оптовые партии поставок и регулярно взаимодействует с производителями и дистрибьюторами из Китая и России.
Рост числа заявок и широкой номенклатуры потребовал не просто классической настройки CRM, а выстраивания связной модели продаж и закупок в Битрикс24, где сделки, запросы поставщикам и документы двигаются синхронно и прозрачно.
Директор компании обратился в WebMens с действующим порталом, который не отвечал текущим требованиям.
По итогам обсуждения сформулировали ключевые цели:
- Перевод на тариф Профессиональный Битрикс24 - базовый тариф не позволял реализовать нужные элементы автоматизации.
- Глубокая переработка воронки - автоматизация воронки продаж в Битрикс24 и отделение процессов, связанных с закупками.
- Создание цифровых рабочих мест для отдельных ролей - закупки и доставка комплектующих и собранных ПК из Китая и России.
- Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 на основе смарт-процессов, связанных со сделкой.
- Формирование единого хранилища документов в Битрикс24, чтобы все файлы по сделке хранились в структурированном виде и были доступны из карточки.
Решение задачи:
Перевод на тариф и подготовка структуры
Начали с перевода портала на тариф Профессиональный. Это открыло доступ к необходимым инструментам автоматизации, расширенным правам и смарт-процессам. Параллельно провели ревизию карточек: добавили недостающие поля, убрали лишние, стандартизировали списковые значения и зафиксировали ключевые даты в сделке - так стало проще анализировать цикл от запроса до отгрузки.
Перестройка воронки и настройка CRM
С учетом схемы процессов от клиента разделили продажу и закупку. Воронка продаж стала отвечать этапам коммерческой работы с клиентом, а связанные закупочные активности вынесли в отдельные сущности. Это убрало смешение задач и сделало путь сделки прозрачным для всех участников.
Смарт-процессы запрос цен и закупки
На смарт-процессах реализованы два связанных направления - запрос цен и закупки.
Эти процессы двигаются параллельно с продажей в тех точках, где это нужно: например, когда идет согласование технических характеристик и поиск лучшей цены у производителей в Китае, а затем - финальное согласование стоимости с клиентом.
Так как в заявках часто встречается большой перечень номенклатуры, добавили умные сценарии множественной обработки: по каждому позиционному запросу в процессе запрос цен автоматически создаются соответствующие элементы в закупках. Это сняло рутину ручного копирования и сократило риск ошибок.
Цифровые рабочие места для закупок и доставки
Для участников цепочки закупок и логистики сформированы отдельные цифровые рабочие места. Интерфейс каждой роли сфокусирован на своем участке - от инициирования запроса поставщику до контроля доставки комплектующих или собранных ПК из Китая и России.
Пользователь видит только релевантные стадии, поля и чек-листы, что ускоряет работу и снижает порог входа.
Единое хранилище документов и ссылки из сделки
Чтобы документы не терялись в переписках и локальных папках, настроили автоматизации создания иерархии на Битрикс Диске. При старте и движении сделки формируются нужные папки в правильном порядке, а в карточке сделки автоматически появляются ссылки для быстрого доступа.
В итоге все коммерческие предложения, спецификации и договоры хранятся там, где их ожидает найти команда.
Контроль сроков по этапам
В ходе тестирования выяснилось, что часть сделок задерживается на стадиях дольше нормативов. Добавили простую и наглядную механику: при переходе на этап стартует пауза на заданное количество рабочих дней, затем в отдельное поле записывается цветовой индикатор.
Он виден в канбане и списке и сигнализирует о необходимости вмешательства. Руководитель и исполнители мгновенно замечают риски просрочки.
Обучение и закрепление практик
После внедрения провели обучение сотрудников работе со сделками и смарт-процессами запрос цен и закупки. Дали инструкции по использованию карточек, пояснили логику автоматизаций и правила работы с документами.
Это помогло быстрее принять изменения и снизить количество уточняющих вопросов. Такой подход поддерживает оптимизацию процессов компании в Битрикс24 в долгую.
Результат:
Итог можно описать просто: компания навела порядок там, где раньше приходилось держаться на памяти и внимательности людей:
- Воронка продаж стала управляемой: этапы отражают реальный путь клиента, а автоматизация разгружает специалистов от рутинных действий.
- Продажа и закупка синхронизированы без смешения задач - управление закупками и продажами в CRM теперь работает как единая система.
- Смарт-процессы обеспечивают связность: запрос цен и закупки идут параллельно с продажей там, где это нужно, без ручного переноса данных.
- Единое хранилище документов в Битрикс24 экономит время и снижает риск потери файлов - ссылки на папки всегда под рукой в карточке сделки.
- Цветовые индикаторы сроков в канбане помогают быстро находить узкие места и удерживать сделки в нормативе.
- Обучение сотрудников работе в Битрикс24 упростило онбординг новых коллег и закрепило правила работы с карточками и документами.
- Перевод на тариф Профессиональный Битрикс24 дал необходимый задел для дальнейшего роста и развития автоматизации.
Название проекта
Цифровизация закупок и продаж в Битрикс24 для компании по сборке ПК
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
ИТ, интернет
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2024
Узнать стоимость внедрения
