Настройка Битрикс24 для частной охранной организации из Краснодара
Компания: ООО ЧОО НеоСекьюрити
О компании: Частная охранная организация
Город: Краснодар
Количество сотрудников: 25 человек
Задачи клиента:
ООО ЧОО НеоСекьюрити работает на рынке охранных услуг в Краснодаре. Команда из 30 сотрудников обеспечивает сопровождение клиентов, взаимодействует с поставщиками и ведет значительный объем договорной документации.
Руководитель компании обратился в WebMens с конкретным запросом: упорядочить согласование договоров и счетов, а также настроить синхронизацию Битрикс24 с 1С. В фокусе стояли автоматизация документооборота и снижение ручного труда при работе с поставщиками.
Проект изначально предполагал, что юридический отдел и руководство будут участвовать в контрольных точках, а данные договоров и счетов станут единым источником истины для бухгалтерии и управленческой команды.
Это требовало настройки бизнес-процессов Битрикс24, продуманной роли сотрудников и надежной интеграции 1С.
Основной запрос сформулирован вокруг трех взаимосвязанных блоков:
- Согласование договоров с поставщиками от заведения контрагента до подписания и дальнейшего использования данных договора в счетах.
- Автоматизация согласования счетов с проверками срока и статуса договора, а также с контролем лимитов оплат.
- Стабильная синхронизация Битрикс24 с 1С для передачи контрагентов, договоров и счетов в бухгалтерию и обратной актуализации статусов.
Отдельным критическим требованием стал контроль и учет договоров с поставщиками: действительность договора, соблюдение лимитов, история оплат.
Решение задачи:
Команда WebMens развернула решение на базе смарт-процессов, сконструировав понятную схему согласования для двух ключевых сценариев: договоры и счета.
Процесс по договорам. Участники процесса: инициатор, юрист, руководитель.
- Инициатор создает контрагента, заполняет реквизиты, банковские счета и карточку договора в Битрикс24, прикрепляет скан, отправляет на согласование и отвечает за организацию подписания оригиналов. Также инициатор ведет базу активных договоров и закрывает их при необходимости.
- Юрист на входе проверяет благонадежность контрагента и содержание договора.
- Руководитель согласует документ и принимает финальное решение.
Если в договоре указан срок действия, система по окончании периода переводит его в закрытый. При наличии лимитов по оплатам эти параметры сохраняются в карточке и используются в дальнейших проверках.
Таким образом реализована автоматизация согласования договоров в Битрикс24 с жесткой регламентацией шагов и контрольных событий.
Процесс по счетам.
Сценарий стартует с карточки счета, где сотрудник выбирает связанный ранее заключенный договор с поставщиком. Автоматизация согласования счетов включает две ключевые проверки:
- Действительность договора на момент оплаты.
- Соответствие сумм лимитам, зафиксированным в договоре.
После оплаты сумма по услугам счета аккумулируется в карточке договора, чтобы видеть накопленный итог и вовремя заметить приближение к ограничениям. Это снижает риск случайных перерасходов и исключает ручные сводные таблицы.
Интеграция и синхронизация.
Была настроена синхронизация Битрикс24 с 1С: контрагенты, договоры и счета автоматически передаются в 1С, где бухгалтерия инициирует платежи в банк и разноску оплат. После проведения оплат в 1С статусы соответствующих счетов в Битрикс24 обновляются на Оплачен.
Благодаря этому связка Битрикс24 и интеграция 1С работает без разрывов: финансовые события оперативно отражаются в CRM, а управленческий контур получает актуальную картину в реальном времени.
В сочетании эти меры обеспечили настройку бизнес-процессов с четким разграничением ролей, прозрачными этапами и уведомлениями для сотрудников. Внутри системы теперь ведется полный учет договоров в Битрикс24, а критичные проверки выполняются автоматически.
Результат:
После запуска решения компания получила предсказуемый, контролируемый цикл работы с поставщиками. Согласование договоров и счетов перестало зависеть от ручных напоминаний и отдельных переписок, а ключевые статусы и сроки стали видимы всем участникам процесса.
- Сократилось время на согласование документов за счет автоматических маршрутов, задач и проверок.
- Появился единый регистр договоров с указанием сроков и лимитов, а также привязкой накопленных оплат.
- Руководитель и юрист работают в едином контуре, решения фиксируются в системе, а корректность данных поддерживается проверками.
- Интеграция 1С исключила двойной ввод: бухгалтерии не нужно повторно заводить контрагентов, договоры и счета, статусы оплат автоматически возвращаются в Битрикс24.
- Усилился контроль и учет договоров с поставщиками, что снизило риск ошибок и перерасходов, а сотрудники получили понятные ориентиры на каждом этапе.
Название проекта
Настройка Битрикс24 для частной охранной организации из Краснодара
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Охрана, безопасность
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
