Внедрение Битрикс24: автоматизации счетов в торговле медоборудованием
Компания: ООО Медика Групп
О компании: Оптовая и розничная продажа медицинского оборудования
Город: Краснодар
Количество сотрудников: 46 человек
Задачи клиента:
ООО Медика Групп давно использует Битрикс24 на максимальном тарифе, однако часть возможностей оставалась невостребованной. Руководство приняло решение оцифровать ключевые внутренние процессы, начав с согласования и оплаты счетов.
Для этого обратились в WebMens за комплексной настройкой под реальные сценарии компании. В фокусе проекта находились автоматизация бизнес-процессов, управление оплатами и прозрачная ответственность участников на каждом этапе.
У клиента несколько обособленных подразделений с регулярными взаиморасчетами между ними, а также работа с поставщиками и партнерами.
Требовалось обеспечить единое поле работы с документами, где фиксируются решения по каждому счету и видна текущая стадия процесса.
Дополнительно нужно было учитывать специфику разных назначений платежей заработная плата, оплата поставщикам, прочие расходы, что напрямую влияло на цепочку согласований.
Клиенту требовалось:
- Внедрить управляемый и измеримый процесс согласования счетов в Битрикс24, включая межподразделенческие согласования.
- Обеспечить управление финансовыми процессами в Битрикс24 так, чтобы по каждому счету сохранялась история действий и принятое решение.
- Настроить смарт-процессы с разными сценариями для типов платежей, чтобы согласование и оплата счетов проходили по четким правилам.
- Прописать структуру компании и права доступа, исключив посторонний доступ и редактирование после запуска согласования.
- Обеспечить уведомления для участников и понятную видимость статуса на всех стадиях процесса.
Решение задачи:
Перед стартом специалисты WebMens совместно с заказчиком уточнили детали и подготовили техническое задание. По итогам была выполнена следующая работа в логике Битрикс24 внедрение для финансовых процессов.
1. Реестр счетов на смарт-процессах
Создан отдельный смарт-процесс, вынесенный за пределы стандартного CRM раздела. В нем настроены стадии от заведения счета инициатором до получения закрывающих документов.
Карточка согласования аккумулирует всю информацию по платежу, включая вид счета, ответственных и статус. Такое решение задало основу для автоматизация согласования счетов в Битрикс24 и обеспечило единый реестр.
2. Шесть сценариев согласования и оплаты
На этапе проектирования зафиксированы шесть типов счетов, каждый с собственной логикой. Для каждого сценария определены роли и последовательность действий ответственных за согласование, оплату и контроль закрывающих документов.
Это позволило реализовать управление финансовыми процессами в Битрикс24 без ручных обходных путей и сократить риск ошибок.
3. Настроенная структура компании и права доступа
Сотрудники, задействованные в процессах, привязаны к нужным подразделениям. Автоматизация опирается на структуру компании, поэтому при кадровых изменениях не требуется переписывать правила маршрутизации.
Права доступа настроены так, чтобы инициаторы видели только свои процессы и не могли вносить изменения в карточку после запуска согласования. Это критично для управляемости и соответствия внутренним регламентам.
4. Уведомления и прозрачность статуса
Настроены уведомления для всех участников цепочки, а также подробная фиксация действий как со стороны автоматизации, так и по этапам согласования вплоть до передачи в оплату и получения закрывающих документов.
В любой момент можно открыть карточку процесса и увидеть, что происходило, кем и когда. Такая прозрачность напрямую влияет на оптимизация работы сотрудников в Битрикс24 и сокращает время на уточнения.
Результат:
Компания получила следующие плюсы:
- В компании появился централизованный реестр, где по каждому счету отображается статус, ответственные и история решений. Согласование счетов перестало зависеть от отдельных чатов и локальных договоренностей.
- Вместо одной длинной и неоднозначной схемы теперь работают шесть четко определенных сценариев, привязанных к типам платежей. Это повысило предсказуемость сроков и упростило контроль узких мест.
- Процесс опирается на структуру компании и формализованные права доступа. Кадровые перестановки и отпуска не приводят к поломке маршрутов. Инициаторы работают только со своими карточками, а внесение изменений после старта согласования исключено.
- Статусы и действия по каждому счету доступны в карточке процесса. Руководители и участники быстро понимают, на каком этапе находится согласование, кто следующий в цепочке и когда было принято последнее решение.
- Компания полностью отказалась от бумажных согласований и обсуждений в чатах. Внутренние и межподразделенческие расчеты проходят в контролируемой среде Битрикс24, где каждое действие оформлено и зафиксировано.
- Благодаря смарт-процессам, четким ролям и прозрачной фиксации статусов Медика Групп получила устойчивый механизм управления оплатами, который масштабируется вместе с бизнесом и не теряет управляемость при изменениях состава команды.
Название проекта
Внедрение Битрикс24: автоматизации счетов в торговле медоборудованием
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Медицина и фармацевтика
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
