Комплексное внедрение Битрикс24 и интеграция с тендерной площадкой Seldon для текстильной компании
1. Краткая информация о клиенте
Компания — крупный производитель текстиля для комплектации спальных мест и прочих нужд гостиниц, отелей, лагерей, больниц и прочих организаций. Большое внимание компания уделяет работе с тендерами.
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент
3. Процесс внедрения, особенности проекта.
Мы посоветовали взять именно коробочную версию Битрикс24 – с помощью нее можно было быстрее реализовать потребность заказчика в плане интеграции с тендерной площадкой Seldon. Также в коробочной версии больше возможностей автоматизаций. Базовая настройка портала включала в себя настройку коробочной версии на выбранном сервере, приглашение сотрудников на портал, настройку рабочего времени и ежедневных отчетов руководителю.
У компании департамент продаж делится на несколько направлений:
• Тендерные продажи (работа с тендерной площадкой Seldon)
• Прямые оптовые продажи
• Проектные продажи
С учетом похожей специфики обработки заказов мы объединили прямые и проектные продажи в одну воронку и создали 2 основных направления CRM: обработка тендеров и обработка прямых/проектных продаж. Это позволило сократить компании расходы на дальнейшую техническую поддержку CRM.
Закупщики и логисты автоматически получают задачу на расчет с калькуляцией. В документе они все вместе одновременно работают и заполняют свои данные в режиме онлайн.
Менеджеры всех отделов после расчета автоматически выгружают товары из файла в сделку, и далее в пару кликов генерируют и отправляют коммерческое клиенту. Система посылает уведомление о прочтении КП, и менеджер может сразу перезвонить для получения обратной связи. После успешного согласования, аналогично быстро создает и отправляет договор.
Все эти автоматические действия теперь существенно сокращают время обработки заказа всех отделов!
Намного проще и быстрее просто открыть отчет и сразу видеть прибыль компании и маржу со сделок!
Поэтому мы настроили отчет, который показывает все расходы и прибыль компании по обоим направлениям. Теперь менеджерам не нужно тратить время на подготовку данных вручную, а руководителям напоминать менеджерам, ведь система принудительно запросит данные расходов на одном из этапов обработки заказа.
Как быстро проанализировать продажи ваших менеджеров? Настроить план продаж и анализировать его выполнение!
Так как настройка плана продаж не подразумевает сложных действий, мы настроили только на 1 месяц и обучили руководителей работе с ним. Сейчас они самостоятельно легко вносят планы и контролируют их выполнение.
Удобный отчет по конверсии позволяет руководителям оценить количество дошедших до продажи сделок, проработать ошибки менеджеров и улучшить таким образом качество работы с клиентом.
В свою очередь отчет по обычной воронке (не конверсионной) позволяет проанализировать данные по этапам, с которых чаще всего «отваливаются» заказы и далее можно аналогично проработать ошибки и оптимизировать бизнес-процессы компании.
Мы настроили телефонию и теперь руководители следят за работой менеджеров. Также могут слушать звонки и оценивать эффективность.
В карточке заказа и клиента теперь есть вся информация о коммуникациях (звонки, письма), а также дела и комментарии, которые составляет менеджер самостоятельно. Таким образом прослеживается история работы с клиентом, ничего не теряется, даже если менеджер уйдет работать в другую компанию.
В момент обращения у компании было не так много входящих заявок и не требовалось их подключение к Битрикс24. Но компания стала стремительно развиваться, подключила несколько сайтов. Мы предложили завести все заявки в Битрикс24, в котором компания уже работала.
Сейчас они получают лиды с форм на нескольких сайтов, звонков, а также из Telegram и Viber. Виджет с этими мессенджерами установлен на сайте, клиент сам выбирает как ему удобнее связаться.
В итоге все заявки, вне зависимости от источника, менеджер теперь обрабатывает в CRM.
Очень важный функционал в Битрикс24 – Экстранет-группы.
Это про то, когда не нужно, чтобы сторонний человек видел общий диск компании, новости, общий чат и другие данные.
Таких людей у данной компании уже несколько – внешний сотрудник по безопасности, сторонний HR-менеджер. Для каждого мы создали свою группу внутри системы, где находятся только своя лента, свой диск, календарь, чат и задачи. Именно задачи помогают эффективно взаимодействовать с этими сотрудниками и добиваться точного результата. Такие группы являются секретными, поэтому многие сотрудники могут быть даже не в курсе, кто у них работает на аутсорсе.
Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников работе с новой системой. Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами). Далее провели обучение для департамента продаж по работе с CRM.
Наша компания успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по вопросам новых и текущих сотрудников, реализовываем новые доработки и автоматизации.
Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников:
Интегрировали стороннюю тендерную площадку Seldon – теперь менеджерам не нужно вручную перебивать данные, тратить время на анализ изменений.
Все специалисты, участвующие в расчетах, работают в одном встроенном окне редактора Excel, а все товары с ценой и детальной информацией по окончанию расчета автоматически отправляются в CRM.
Менеджеры в пару кликов генерируют, отправляют коммерческое предложение и договора.
Руководители анализируют работу отделов, благодаря настроенным отчетам CRM, аналитике звонков, а также корректируют планы продаж.
Адрес ул. 8 Марта, 32А, оф. 9
Телефон +7(4932) 58-44-88
По Битрикс24 звоните: +7 (4932) 58-44-88
E-mail: office@profi-studio.ru