Кейс Корпортал ФКУ «ГБ МСЭ ФМБА России: Внедрение корпоративного портала помогло автоматизировать систему электронного документооборота на 51%

Клиент: ФКУ «ГБ МСЭ ФМБА России

Сфера работы : Государственное учреждение, занимающееся проведением медико-социальной экспертизы.

Суть бизнеса : Федеральное Казенное учреждение «Главное бюро медико-социальной экспертизы Федерального медико-биологического агентства» (ФКУ «ГБ МСЭ ФМБА России») предоставляет услуги по медико-социальной экспертизе поставщиков с опасными условиями труда и граждан, направленных на освидетельствование конституционных органов ФМБА России. .
Количество сотрудников : До 50 пользователей, работает с системой Битрикс24

На предприятии отсутствовала централизованная система электронного документооборота. Для передачи данных использовалась электронная почта, внешние приложения и цифровые решения, единой системы не было.
Основными целями внедрения Портала являлись:

• построение единой автоматизированной системы работы, объединяющей все структурные подразделения;

• повышение эффективности информационного и документационного обеспечения деятельности;

• интеграция с существующими коммуникационными и информационными системами;

• повышение эффективности взаимодействия структурных подразделений.

Задачи, которые должны быть решены при внедрении корпоративного портала:

• предоставление единой персонифицированной точки доступа к корпоративной информации, сервисам коллективной работы и прочим информационным ресурсам при обязательном соблюдении условий авторизации и разграничения прав доступа;

• хранение и быстрый поиск всех данных о взаимодействиях с клиентами;

• обеспечение эффективных коммуникаций и обмена информацией между работниками.

Внедрение Портала позволило решить задачи коммуникации, работы с документами, контроля исполнения, поддержки совместной работы всех составляющих корпоративного портала.

Портал содержал следующие функциональные модули:

• Социальный портал – живая лента для новостей, обмен сообщениями;

• Управление задачами – контроль выполнения, постановка задач работникам, контроль сроков, диаграмма Ганта, календарь мероприятий;

• Облачное хранение данных;

• Работа с документами – совместное редактирование online, история изменений;

• Автоматизация бизнес - процессов- гибкая настройка процессов.

• Телефония

• Чат и видеозвонки

• Мобильность - возможность работы с мобильных устройств;

• Справочная система;

• Внедрение электронной подписи (юридически значимой – усиленной квалифицированной): подписание документов и файлов электронной подписью;

• Делопроизводство и документооборот (Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов

По итогу работ была предоставлена 100% проектная и эксплуатационная документация, включающая:

• Инструкцию администратора.
• Инструкцию пользователей.

Обучение работников подтверждалось актами о завершении обучения, подписанными руководителями подразделений. Обучение прошло для 90% сотрудников, что обеспечило высокий уровень подготовки к работе с новым порталом.

Преимущества от Внедрения с Цифровыми Показателями

1. Повышение прозрачности и эффективности:
   
   • Улучшение связей между отделами на 40%, что сократило время на внутренние коммуникации.
2. Единая автоматизированная система:
   
   • Объединение 100% структурных подразделений в рамках одной системы, что привело к четкой организационной структуре.
3. Улучшение информационного и документационного обеспечения:
   
   • Сокращение времени на поиск информации на 30%, что повысило общую продуктивность.
4. Облегчение согласования бизнес-процессов:
   
   • Время на составление отчетов снизилось на 25%, что ускорило процесс принятия решений.
5. Удобство и скорость передачи данных:
   
   • Ускорение передачи данных на 50% благодаря интеграции с существующими системами.
6. Простота и результативность взаимодействия с клиентами:
   
   • Увеличение скорости обработки запросов клиентов на 35%.
7. Централизованное хранение данных:
   
   • Все данные о взаимодействиях с клиентами хранятся в одной системе, что улучшило доступность информации и сократило время поиска на 40%.

Организация ФКУ «ГБ МСЭ ФМБА России  обратилась в компанию Битроид, чтобы оптимизировать внутренние бизнес-процессы и улучшить коммуникацию между подразделениями. Выбрал компанию из-за  опыта в автоматизации процессов для государственных учреждений и предоставления отзывов о внедрении аналогичных решений.

Благодарны компании Битроид за слаженную работу по внедрению корпоративного портала «1С-Битрикс24». Сотрудники оперативно отвечали на вопросы, обучили наших технических специалистов, работы выполнили качественно и в установленный срок.

После внедрения CRM заказчик наиболее активно использует функциональные задачи управления, облачное хранение данных и совместное редактирование документов. Эти инструменты значительно упростили работу с медико-социальной экспертизой и позволили ускорить процесс согласования.