Как Panfundus ускорил обработку заказов в 5 раз и объединил продажи, логистику и сервис в Битрикс24

О клиенте

Panfundus — официальный дистрибьютор ведущих мировых производителей офтальмологического и медицинского оборудования. Компания работает с государственными и частными медицинскими учреждениями, обеспечивает поставку высокотехнологичного оборудования, сервисное сопровождение и комплексное взаимодействие с клиентами на всех этапах сделки.

В структуре бизнеса — продажи оборудования, сервисное обслуживание, логистика, документооборот, взаимодействие с поставщиками и работа с большим количеством входящих запросов. Для компании критически важны прозрачность процессов, скорость обработки заказов и контроль качества клиентского сервиса.

На момент старта проекта процессы были распределены между несколькими системами и ручными инструментами. Это создавало высокую зависимость от человеческого фактора и ограничивало масштабирование бизнеса.

Цели и задачи проекта

Перед командой внедрения стояла задача не просто внедрить CRM, а построить единое цифровое пространство для управления продажами, коммуникациями и внутренними бизнес-процессами компании.

Ключевой целью проекта стало создание централизованной платформы, объединяющей коммерческий блок, сервисные подразделения, руководство и административные службы в единой экосистеме Битрикс24.

Дополнительно требовалось:

• автоматизировать обработку заказов и клиентских обращений;
• повысить скорость работы отдела продаж;
• создать новый цифровой канал взаимодействия с клиентами;
• обеспечить прозрачность работы сотрудников и подразделений;
• минимизировать ошибки при обработке заказов;
• централизовать отчётность и аналитику;
• интегрировать CRM с 1С, телефонией и внешними сервисами;
• выстроить систему контроля загрузки менеджеров и выполнения планов продаж;
• автоматизировать согласования и внутренние коммуникации;
• обеспечить масштабируемость системы под дальнейший рост бизнеса.

Отдельный акцент был сделан на построении отказоустойчивой и удобной среды для работы сотрудников, где все ключевые операции выполняются внутри единого интерфейса.

Что было реализовано

Единая CRM-система для управления продажами

В Битрикс24 была реализована полноценная CRM-система с несколькими направлениями сделок, гибкой воронкой продаж и распределением процессов по типам клиентов и этапам взаимодействия.

Автоматизированы:

• обработка заказов;
• распределение заявок между менеджерами;
• контроль этапов продаж;
• планирование задач;
• контроль SLA;
• уведомления и эскалации;
• автоматическое создание связанных сущностей и документов.

Для руководителей реализована система аналитики по:

• эффективности менеджеров;
• конверсии;
• загрузке сотрудников;
• плану и факту продаж;
• скорости обработки обращений;
• источникам лидов.

Автоматизация бизнес-процессов и BPMN

В рамках проекта была проведена глубокая проработка внутренних бизнес-процессов компании.

Были смоделированы и автоматизированы процессы:

• согласования договоров;
• обработки заказов;
• постановки и контроля задач;
• маршрутизации заявок;
• взаимодействия между отделами;
• контроля исполнения;
• уведомлений и эскалаций;
• согласования коммерческих условий.

Процессы реализованы с использованием BPMN-логики и бизнес-процессов Битрикс24, что позволило формализовать внутренние регламенты компании и исключить значительную часть ручной работы.

Корпоративный портал и внутренние коммуникации

Для сотрудников был внедрён корпоративный портал Битрикс24, который стал единой точкой входа для ежедневной работы.

Внутри портала реализованы:

• структура компании;
• роли и разграничение прав;
• корпоративные коммуникации;
• рабочие группы;
• база знаний;
• внутренние уведомления;
• постановка задач;
• совместная работа с документами;
• контроль исполнения поручений.

Портал объединил продажи, сервис, логистику и административные подразделения в едином информационном пространстве.

Интеграции и внешние сервисы

Одним из ключевых блоков проекта стала интеграционная архитектура.

Были реализованы интеграции:

• с 1С;
• с IP-телефонией;
• с сервисами SMS-уведомлений;
• с DPD;
• с «Деловыми линиями»;
• с XLSX-выгрузками и импортом данных;
• со сквозной аналитикой и маркетинговыми инструментами.

Интеграция с 1С обеспечила автоматическую синхронизацию:

• заказов;
• клиентов;
• товаров;
• цен;
• статусов;
• документов.

Это позволило исключить дублирование данных и значительно снизить количество операционных ошибок.

Автоматизация интернет-магазина и клиентского сервиса

Для компании был реализован новый цифровой канал продаж с интеграцией в экосистему Битрикс24.

В рамках проекта:

• доработаны сценарии покупки;
• ускорена работа сайта;
• автоматизирована загрузка товаров и цен;
• реализован удобный поиск по каталогу;
• внедрены сервисы расчёта доставки;
• встроены маркетинговые инструменты;
• подключены системы аналитики и отслеживания поведения пользователей.

В результате клиент получил единое пространство, где CRM, продажи, маркетинг и обслуживание клиентов работают как единая система.

Уникальные и наиболее сложные модули проекта

Интеграционная шина между CRM, логистикой и 1С

Одной из самых сложных частей проекта стала реализация бесшовного обмена данными между Битрикс24, 1С и внешними сервисами доставки.

Была построена архитектура, позволяющая автоматически:

• передавать заказы;
• синхронизировать остатки и цены;
• обновлять статусы;
• запускать уведомления;
• отслеживать этапы доставки;
• контролировать ошибки обмена.

Это позволило компании перейти от разрозненных процессов к полностью управляемой системе.

Система автоматического контроля продаж и загрузки менеджеров

Для руководства компании были разработаны инструменты контроля загрузки сотрудников и эффективности отдела продаж.

Система в режиме реального времени показывает:

• активность менеджеров;
• выполнение KPI;
• просроченные задачи;
• узкие места воронки;
• конверсию по этапам;
• финансовые показатели.

Фактически Битрикс24 стал центром оперативного управления коммерческим блоком компании.

Результаты проекта

В результате внедрения компания Panfundus получила полноценную enterprise-платформу для управления продажами, внутренними процессами и клиентским сервисом.

Ключевые результаты проекта:

• создано единое цифровое пространство компании;
• автоматизированы ключевые бизнес-процессы;
• значительно снижена доля ручных операций;
• ускорена обработка заявок и заказов;
• обеспечена прозрачность работы отделов;
• сокращено количество ошибок;
• улучшен контроль исполнения задач;
• централизована аналитика и отчётность;
• повышена скорость взаимодействия между подразделениями;
• реализована масштабируемая цифровая архитектура для дальнейшего роста компании.

Проект стал не просто внедрением CRM, а полноценной цифровой трансформацией процессов компании. Битрикс24 был интегрирован в ключевые операционные процессы Panfundus и стал центральной платформой управления продажами, коммуникациями и внутренней эффективностью бизнеса.