Внедрение CRM ООО «Протекшен Билд»

Краткая информация о клиенте:

Компания: ООО "ПРОТЕКШЕН БИЛД"

О компании: Protection Build — команда профессионалов с опытом работы более 10 лет. Изготовление и установка Автоматических ворота, шлагбаумов и рольставень.

Число сотрудников работающих в Битрикс24: 12 человек

Город: Москва.

В нашу компанию обратился руководитель компании Александр. Александр рассказал, что сейчас они уже ведут работу в Битрикс24, и рассказал о текущих проблемах в работе и неудобствах. Одни из весомых проблем это постановка и выполнение задач, как периодических, так и по шаблону, автоматизация общения с замерщиками и монтажниками в группах Телеграмм. Ведение учета материалов на складе и в Авто.

Проблемы и боли, с которыми обратились в компанию:

1. Необходимо возможность согласования Оплат закупки с руководителем
2. Необходима автоматическая постановка задач по описанным алгоритмам компании
3. Необходимы процесс по сдаче смены и закупке оборудования
4. Отсутствует Получение заявок с сайта через виджет
5. Есть желание общение с замерщиком и монтажниками вести в рамках сделки
6. Забывают про описанные регламенты компании.
7. Нет возможности общаться с клиентом из одного места

Детально проанализировав и согласовав процессы компании, были поставлены следующие задачи:

1. Подключение канала телеграмм для общения с замерщиками и монтажниками в рамках одной заявки.
2. Настройка постановки задач в направлениях сделок.
3. Настройка Бизнес процессов по "Согласованию оплат", "Сдаче смены", "Закупке оборудования"
4. Настройка шаблонов задач и периодических задач для всей компании
5. Настройка форм обратной связи и виджета для сайта
6. Подключение WhatsApp и Телеграмм
7. Обучение сотрудников работе с Битрикс24 и сценариям работы.

Процесс внедрения, особенности проекта.  Работа с решением.

Т.к. компания ведет работу в Битрикс24, то каждое внесение изменений на портал продумывается и делается внимательно, чтобы не сломать текущий процесс работы.

Первым делом была проверена структура компании на правильность создания отделов и распределение сотрудников. Далее были внесены изменения в права доступа .

Следующим шагом были настроены карточки контактов и компании. Добавлены необходимые поля и скрыты все неиспользуемые поля в карточке. Вид Карточки Был применен к всем сотрудникам.

Все обращения клиентов, такие как письма с почты, заявки с сайта, обращения с соц.сетей, попадают сразу в Сделки на стадию Предварительно и сотрудники оперативно с ними работают.

Далее Была изменена автоматизация воронки Заказы. На стадиях замера и монтажа клиенту отправляется соответствующее сообщение в WhatsApp. При чем если замер назначен до 12.00 то сообщение отправляется вечером предыдущего дня.

На стадии изготовления если сумма закупки больше 50 000 руб автоматически запускается процесс по согласованию оплаты Руководителем. Если Руководитель согласовывает, то ставится задача заместителю бухгалтера по оплате. Если не согласовал руководитель, то ставится задача главному бухгалтеру по организации отправки.

На стадиях замера и монтажа, создаются группы в Телеграмм и в них отправляется информация по замеру и монтажу. После выполнения работ сотрудники в группу скидывают фото выполненных работы

Помимо производства воротных систем, компания занимается продажей комплектующих к воротным системам. И продажи комплектующих ведутся в отдельном направлении продажи. Данное направление было автоматизировано в части постановки задач.

Так же компания услуги технического обслуживание воротных систем крупной российской компании спорт товаров.

Работа с решением. Достигнутые результаты:

Работу по обслуживанию ведут в соответствующем направлении

В данном направлении была организована автоматическая постановка задач и отправка информации по обслуживанию в группу телеграмм

В компании есть ряд регулярных процедур. Все эти процедуры и действия были созданы через периодические задачи и шаблоны задач.

Сотрудник в компании работают по сменно. И для учета сдачи смены был реализован Бизнес процесс «Сдача смены». Сотрудник который сдает смену запускает процесс в котором указаны действия перед сдачей смены и он указывает кому передает смену.

Принимающий сотрудник так же по списку все проверяет и отмечает что принимает смену и оставляет замечания если таковые есть. Если замечание есть то они уходит руководителю и Бригадиру.

Задачу по согласованию закупки реализовали через Бизнес процесс. Бригадир составляет заявку на закупку и прикрепляет ее в процесс. И отправляет процесс Руководителю. Руководитель просматривает заявку и запрашивает счет у поставщика, прикрепляет счет к заявке и передает его Бухгалтеру.

Бухгалтеру ставится задача по оплате счета. После оплаты Руководитель указывает дату и время получения заказа и отправляет действие Бригадиру. Бригадир после получения заказа закрывает заявку на закупку.

Следующим действием Было создание в Битрикс24 виджета для сайта и отражением в нем каналов WhatsApp и Телеграмм. Каналы WhatsApp и Телеграмм были подключены через сервис ChatAPP.

Следующим шагом было обкатать весь механизм на процессах компании, выявить не удобства и исправить их.

После этого провели обучение сотрудников компании общей структуре и возможностям Битрикс24 и так же провели обучение по настроенному сценарию работы.

Результат внедрения для компании оказался следующим:

• Компания получила настроенную CRM систему с правильной автоматизацией по постановке задач.
• Правильное ведение сделок в результате дает возможность строить аналитику по продажам и понимать сколько прибыли получает компания.
• Реализованная возможность создания группы Телеграмм и общения в ней с Замерщиками и монтажниками, позволила понимать по сделке, как ведутся работы с заявкой. Получать из чата материалы о проделанной работе
• Бизнес процесс по согласованию оплат позволяет руководителю не упускать все оплаты, а постановка задач бухгалтерам позволяет им также не забывать про оплату
• Процесс по сдаче смены позволяет сотрудникам не забыть выполнить действия при передаче и приеме смены и так же это позволяет вести учет передачи смен в отдельном реестре.
• Процесс по согласованию закупки структурировал этот процесс и позволил поэтапно производить это действие и так же в отдельном реестре видеть аналитику закупок.
• Регулярные задачи и шаблоны задач позволили сотрудникам во-первых не забывать про обязательные регулярные дела и так же с помощью шаблонов Быстро ставить задачи.
• После внедрения и проведения обучения сценариям работы, компания получила настроенный инструмент для своей работы, в котором все понятно и удобно.

Отзыв заказчика о проделанной работе:

Александр остался доволен теми, нововведениями, которые мы привнесли не портал Битрикс24, отметил упрощение процесса работы, а также появление долгожданного удобства при работе с повторяющимися задачами