Кабинет СЭД — согласование документов

Согласование документов в компании обычно выглядит так: договор уходит по почте, кто-то не ответил, инициатор ходит и стучится к каждому — ну что, посмотрели? Потом ищи концы: какая версия финальная, кто вообще согласовал и когда. Кабинет СЭД закрывает это внутри вашего Битрикс24: документ идёт по маршруту, каждый шаг виден, а на выходе — готовый PDF с листом согласования.

КАК ЭТО ИСПОЛЬЗУЮТ

Договоры. Менеджер прикладывает договор, контрагент подтягивается из CRM, документ идёт по маршруту: юрист, финансы, руководитель. Каждый видит свою очередь, инициатор видит, на ком документ стоит. Правки — новой версией файла, с возможностью сравнить редакции.

Приказы и кадровые документы. HR отправляет приказ руководителю на согласование, после — рассылает под ознакомление. История хранится в реестре: всегда можно отмотать и посмотреть, кто и когда согласовал.

Реестр действующих документов. Договоры, доверенности, патенты со сроками действия лежат в одном реестре с фильтрами — видно, что действует, что истекает, что пора продлевать.

КАК РАБОТАЕТ

Инициатор выбирает тип документа, прикладывает файлы (Word, Excel, PDF, сканы) и запускает: маршрут подставляется автоматически. Маршрут состоит из волн — согласование, подписание, ознакомление. Волны настраиваются под правила вашей компании: по очереди, все одновременно или «достаточно любого одного». Согласующему не нужно учиться: бот присылает уведомление в чат Битрикс24, он открывает документ, смотрит файлы прямо в браузере без скачивания и принимает решение. Если нужны правки — возвращает на доработку, инициатор прикладывает новую редакцию, и её можно сравнить с предыдущей.

Когда маршрут пройден, каждый приложенный файл конвертируется в итоговый PDF, и последней страницей в него подшивается лист согласования: кто, когда и какое решение принял. Каждый файл самодостаточен: отправляете контрагенту один PDF — и в нём уже есть подтверждение, что документ прошёл согласование. Ничего не нужно прикладывать отдельно.

ВАШИ ДОКУМЕНТЫ ОСТАЮТСЯ У ВАС

Все файлы хранятся на Диске вашего портала Битрикс24. Удалите приложение — документы останутся у вас.

КТО ЧТО НАСТРАИВАЕТ

Внутри приложения три роли. Администратор настраивает типы документов, маршруты и роли — им становится тот, кто первым открыл приложение после установки. Модератор управляет документами и реестром. Пользователь создаёт документы и участвует в согласовании. Программирование не требуется ни на одном шаге: маршрут собирается в настройках за несколько минут.

ЧТО УМЕЕТ

— Маршруты согласования: волны по очереди, параллельно или «достаточно любого одного».

— 11 готовых типов документов, все включены сразу; свои типы и состав полей карточки можно добавить.

— Готовый маршрут «Согласует руководитель» создаётся при установке — первый документ можно отправить через минуту.

— Заместители: администратор, модератор или назначенный заместитель может согласовать за отсутствующего. В листе согласования будет написано, кто и за кого принял решение.

— Сроки по регламенту: на каждую волну задаётся срок в рабочих днях. Если согласующий не ответил вовремя, документ не зависает — включается автопринятие, и маршрут идёт дальше.

— Подстановка контрагента из CRM.

— Версии файлов со сравнением редакций.

— Просмотр приложенных файлов без скачивания.

— Итоговый PDF по каждому файлу с листом согласования последней страницей.

— Реестр документов с фильтрами и сроками действия.

— Уведомления от бота в чат Битрикс24 на каждом шаге.

ОСОБЕННОСТИ И ОГРАНИЧЕНИЯ

Требуется тариф Битрикс24 от «Базового». Дополнительное ПО, внешние сервисы и установка других решений не нужны: всё работает внутри вашего портала. Приложение предназначено для внутреннего документооборота и не заменяет операторов внешнего юридически значимого ЭДО.

ТАРИФЫ

Подписка считается по числу документов в месяц, число сотрудников не ограничено. Оплата по счёту на организацию.

ПОДДЕРЖКА

Первая линия — AI-агент поддержки, на связи круглосуточно. Вторая — разработчик приложения, не колл-центр. Поможем настроить маршруты под ваш регламент.